论高校实物档案管理存在的问题及对策

摘 要：高校实物档案是凝结高校历史记忆、展示高校发展历程、传承高校文化精神的重要物质凭证，各高校要重视实物档案的管理，加强档案人员业务培训，强化实物档案的收集、整理、保管、提供利用等工作，逐步拓展实物档案归档范围，规范实物档案管理办法，并结合现代化信息技术，不断发掘高校档案馆馆藏藏价值，为本校乃至全社会提供服务。

关键词：高校；实物档案；管理

高校实物档案的管理工作包括实物档案实体管理、信息管理及实物档案的宏观管理工作。近年来，高校实物档案管理研究取得了丰富的成果并不断走向成熟，但仍存在着一些问题。这些问题一方面影响高校实物档案管理工作的发展，另一方面影响高校档案馆的公众形象。因此，高校档案管理工作人员需要更深层次的理解实物档案所赋予的意义，并对其进行妥善的整理与保护，更大限度的发掘其内在价值、丰富校园文化。

1 高校档案馆实物档案概述

高校实物档案是高等学校在实践活动中直接形成的，具有原始记录性的非文本信息。高校实物档案类型多样、载体丰富、规格不一，包括奖状、奖牌、奖杯、荣誉证书、印章、名人字画、各校赠送的纪念品、校徽、雕塑等具有明确或者隐含信息的物体。

从历史的角度来说，高等学校随着社会发展而不断发展，能够见证高校发展印记最为直接的证明就是高校的实物档案，高校的校徽、校牌的更新就是高校发展历程的实物凭证。从哲学的角度来说，高校实物档案是直接形成的，具有本源特征。高校实物档案是为了某个目的而形成的，能够反映高校历史实践活动的真实性与目的性，也因此更具有说服力。

高校实物档案的管理工作属于高校档案馆发展的重要部分，是高校工作不可忽视的一个重要环节。再现高校的发展，丰富高校的文化，实物档案的管理工作发挥着至关重要的作用。

2 高校檔案馆实物档案管理问题

2.1 高校实物档案宏观管理问题

2.1.1 高校实物档案管理规章制度不够完善

高校实物档案的管理工作要在相应的规章制度指导下，才会有方向、有目的、规范化地进行。目前，多数高校档案馆没有根据自身的具体情况，制定相应的高校实物档案管理办法及高校实物档案整理标准等相关性的约束性的文件。约束性文件的制定能促进高校实物档案管理工作规范化、标准化进行。从而，提高高校档案馆实物档案管理工作效率。

2.1.2 高校档案馆资金不够充足且档案专业人员缺乏

社会普遍认为高校的主要工作就是提高教学水平、加强科研能力，实物档案的管理工作只是辅助性的，甚至是无关紧要的。因此在实物档案管理工作方面分配的资金不够充足，只是基本满足实物档案管理的一些日常工作，如果出现突发状况，便无计可施。而且，高校档案馆普遍缺乏专业性的档案管理人才，从某学院分配的档案工作人员来看，档案馆里只有两位正式的档案工作人员：一名馆长和一名副研究馆员。由此可见，高校档案馆档案工作人员缺乏。

2.2 高校实物档案实体管理存在的突出问题

2.2.1 收集问题

2.2.1.1 档案兼职工作人员对实物档案的内在价值理解不够深刻

实物档案的收集需要各个部门良好的配合与真诚的合作。任何实物都是在一定的场景下产生，也就是说任何实物都具有在场性，档案兼职工作人员在思想上对实物档案所赋予的信息与意义理解的不够全面、不够深入，因此可能造成实物档案的丢失、缺损等问题。

2.2.1.2 不同性质实物档案形成的时间不一致，导致了收集的困难

高校实物档案中，奖励性质的实物档案数目居多，如锦旗、奖状、奖牌、荣誉证书等。这类实物档案充分证明了高校及各部门在工作中所取得的成绩，但具有奖励性质实物的申请、鉴定、批准需要一段时间，因而高校档案馆无法知道哪些部门会在哪个时间段产生哪些实物档案，而且有些部门认为其是对自己工作的肯定，同时为了方便利用，应归本部门保管，因此很难准确获取所要归档的实物档案。

2.2.2 保管问题

2.2.2.1 库房设施不尽其用

一般情况下，高校档案馆库房中存有加湿器、空调、除湿器、防磁柜、以及记录温湿度的仪器等设备，保管实物档案的设备基本齐全，但是有些设备经常闲置。在实物档案的管理过程中，工作人员在重视收集的同时也应重视实物档案的保管，其中库房条件是保管的重要内容之一。

2.2.2.2 实物档案装具有待完善

目前，大部分高校实物档案与纸质档案的保管方法类似，都有序的摆放在档案密集柜中并没有相应的实物档案装具。但有些重要的实物档案必须谨慎保管，配备相应的档案装具，如名人字画，荣誉证书等都应该装入相应的档案盒中，减少在利用和挪动过程中的磨损。

2.2.2.3 实物档案的保管方式比较封闭

多数高校实物档案和纸质实档案存放在一个库房中，没有专门的实物档案存放室。由于大部分实物档案存放在密集柜中且基本是平整叠加的存放，这就使档案工作人员不能直观的看到实物档案的相关情况，在查找利用实物档案时，需要挨个翻看，费时费力且影响实物档案价值的实现。

2.3 高校实物档案信息管理存在的问题

2.3.1 高校实物档案的利用率较低。

高校实物档案的陈列方式及装具都会影响实物档案的利用，但高校档案馆保存实物档案的库容量不够也没有足够的档案装具来陈列这些实物档案。而且，高校档案馆每年收集的纸质档案较多，对纸质档案利用的重视程度远远超过对实物档案利用的重视程度，这也会影响实物档案的利用率。实物档案的利用是多数高校实物档案管理工作的薄弱环节，高校档案馆应提高对实物档案利用的重视程度，充分发掘实物档案潜在的价值。

2.3.2 高校实物档案的编研成果不够丰富

档案馆的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编写档案参考资料，撰写专门著述，它属于实物档案信息管理的一种方式。多数高校档案馆编研重点放在文件汇编、政策法令汇编、专题档案史料汇编上，档案的参考资料也更为侧重文字编写，关于实物档案的汇编甚少。因此，高校应注重实物档案的编研工作，使其成为高校档案馆的一种特色。

3 高校档案馆实物档案管理对策

3.1 完善实物档案管理规章制度

高校档案馆应根据《中华人民共和国档案法》与《高校实物档案管理办法》，结合实际情况，制定相应的实物档案管理方面的规章制度，这样有助于实物档案收集、整理、保管、利用工作的规范化地进行，有助于提高实物档案管理水平，有助于实物档案信息更好地为学校、为社会提供全方位的服务。

3.2 加强高校档案队伍建设、增加经费投入

相对于繁杂的档案整理工作来說，高校档案馆的工作人员严重缺乏，尤其是档案专业工作人员缺乏。高校档案馆的工作强度应与档案馆工作人员的数量与质量相适应、相匹配，高校领导应增加档案馆的工作人员，招聘一些档案学专业的人才，以确保高校实物档案整理工作地顺利进行，提升档案馆的服务水平，提高高校档案馆的公众形象。高校还应增加对档案馆工作的资金投入，使档案馆的资金可以合理地流动，不会发生资金断层。充足的资金是进行实物档案管理工作的基本前提，是实物档案管理工作的物质基础。

3.3 规范实物档案实体管理

3.3.1 收集

实物档案的收集工作是档案管理工作的第一个环节，是其余工作程序的基础，是保证实物档案安全与完整的重要环节，因此，加强实物档案的收集工作非常重要。做好实物档案收集工作可以从三方面着手：一是以各种形式进行宣传，提高档案兼职人员在思想上对实物档案的认识，加强专兼职工作人员的归档意识。二是确定实物档案的收集时间，制定合理的收集方案。如规定各部门每年年底向档案馆送交该部门当年获得的证书、奖状、奖杯等实物档案；各部门给档案馆移交实物档案时，应填写移交目录，一式三份，以便日后核对。三是确定实物档案的归档范围，以文件形式下发，引起各部门的重视。

3.3.2 保管

实物档案的保管是指实物档案的库房管理与实物档案在利用过程中的管理。档案工作人员应创造一个适合摆放实物档案的场所，尽量确保实物档案不会因为自然原因而遭到损坏，实物档案的库房条件应温度适宜、设施齐全；档案馆应根据载体的形态购买相应的实物档案装具，确保实物档案能够得到合理的保护；档案馆还应对珍贵、易损的实物档案进行拍照，留存实物档案的照片，在检索利用时更直观的查询到需要实物档案的基本情况，而且可以减少实物档案在查找时的自然磨损；档案馆应对实物档案进行单独保管，建立实物档案陈列室，使之成为教育基地，实物档案大多都是在教学、文体等方面获得的荣誉，反映了广大师生的奋斗历史，把这些荣誉档案展示出来，可以增加广大师生的荣誉感和自豪感。

3.3.3 提高实物档案信息管理水平

检验实物档案工作效率的重要标准之一是档案资源的开发利用工作的程度。实物档案具有凭证作用而且直观性强，因此档案工作人员应充分发挥实物档案本身所具有这种特色和优势，丰富实物档案的利用形式，主动、多方位地向高校领导、师生甚至社会提供利用服务。

改善实物档案的利用工作可以从以下四方面着手：一是完善实物档案的目录体系，编制多种不同的检索目录，从不同角度反映高校实物档案的保管状况，为实物档案的充分利用提供便利的条件，提高实物档案的检索效率与利用率；二是将实物档案汇编成册，为利用者提供方便；三是建立实物档案数据库，建立本校的档案网站，并及时更新网站信息，实现实物档案的网络化利用；四是档案馆应定期或不定期的举办展览，加强实物档案的宣传教育工作。

高校实物档案工作是高校档案工作中的重要组成部分，反映着对高校档案的整体管理水平，同时也是各高校容易忽视的部分。高校的实物档案见证高校发展的各个阶段：高校的成立、发展壮大和各校合并，这要求高校档案工作人员从时间和空间上认识到高校实物档案管理工作的特殊性和重要性，增强实物档案工作者自身的责任心和使命感，积极主动地做好实物档案服务工作。同时，也要及时发现当下高校实物档案管理工作中存在的情况、问题，并进行不断创新，努力探索高校实物档案管理的新模式，促进高校档案馆又好又快地发展。

参考文献

[1]崔红梅.也谈高校实物档案的收集 [J].山西档案，2009，（06）.

[2] 陈海燕.实物档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2008，（05）.

[3] 沈蕾.简议实物档案的归档范围 [J].北京档案，2012，（09）.

作者简介

张瑞（1990-），硕士学位，云南大学公共管理学院。