医院会计档案管理电算化存在的问题与对策研究

梁彦

摘 要：随着计算机的快速发展，其在医院会计档案管理中的应用越来越多，医院会计档案无纸化、网络化、信息化的应用对会计档案管理提出更高的要求。尤其是远程报销、查账，会计档案的精确、快速查找等方面的管理上存在诸多问题。本文认为提升电算化会计档案的管理有效性，可以大大改善医院会计人员对会计档案梳理与服务质量。

关键词：医院会计；会计档案；电算化；计算机

1 引言

国内医院已经实行了多年的会计电算化核算，却一直没有对其计算机系统的会计数据做过备份，有的会计人员甚至不知道如何正確备份电算化会计资料；很多单位的电算化档案管理工作还处于自发状态，流于形式，完全由会计人员自行决定如何保管和处理备份的会计数据和会计软件，使得电算化档案管理长期处于一种无序的、不连贯的状态。随着会计人员岗位的调整，以前的电算化会计资料很可能也就无档可查了；即便对会计数据进行备份，多数也仅是对会计核算软件里的数据做备份，很少有按《会计电算化管理办法》的规定，及时对电算化会计数据以及会计软件等重要电算化资料进行归档管理。很多会计人员对电算化会计档案管理的重要性认识不足，认为保证会计软件的正常运行，只要做好日常的数据备份和计算机防病毒工作就可以了，电子资料看不见、摸不着，既然已经打印出会计凭证、会计账簿和会计报表等纸质档案了，就没必要将那些电子数据进行归档管理。

2 医院会计工作与档案管理存在的问题

（一）会计与档案管理工作失衡

医院会计档案也是会计核算的产物，它产生于医院会计业务工作中，是医院会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，医院会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。医院的会计档案管理制度亟待完善，制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

（二）会计电算化效率有待提升

经济新常态下，医院电子计算机形式记账，会计核算形式也发生了变化，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。加强电算化会计档案管理，是保障会计电算化工作正常开展的必要手段。会计电算化大大提高了工作效率，减轻了会计人员的负担，但是计算机本身并没有防腐拒变的能力，如果我们不能做好电算化资料的保管工作，仅靠纸质会计资料的管理，终将给会计电算化工作造成损失或不必要的麻烦。由于我们的会计电算化工作还不完善，在较长一段时间内，会计软件也需要升级或更新，有必要事先对原有会计数据或会计软件进行备份甚至归档管理，也属电算化会计档案的管理范畴。

3 提升医院会计电算化档案管理水平

（一）强化会计监督检查职能

加强医院会计电算化档案管理工作的监督检查。对已经实施的医院会计电算化的单位，应要求其严格执行《医院会计电算化工作规范》、《医院会计电算化管理办法》等文件中关于电算化档案管理的规定，并参照相关内容制定符合本单位的电算化会计档案管理办法，定期组织检查。通过有效的监督检查工作，促使各医疗单位财务部门加强对电算化会计档案管理的制度建设，提高会计人员对电算化档案管理的重要性认识，自觉做好医疗电算化档案管理工作。

（二）扩充电算化会计档案管理范围

医院会计电算化工作规范规定的会计档案，指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。电算化会计档案的管理工作应由专人负责，但是电算化会计资料的收集工作却需要每一位会计人员的配合。因此，要做好电算化会计档案的管理，首先需要制定一套严格的电算化会计资料归档的操作流程，确保电算化会计档案的完整性、实用性，要做到原始会计电子文档与保存在财务系统中的会计数据，以及打印出的纸质会计档案的对应关系。比如，可以要求每年存档的会计账簿必须同时附带保存一张本年度的电子账簿数据光盘，两账相符，以满足不同需要。

（三）提升会计电算化档案管理方法

对于医院电算化会计档案的保管，应紧跟计算机技术的进步而发展。本文认为随着计算机科学技术的进步，计算机电子文档的保存方式方法都在不断创新、进步。原有的会计电算化档案管理的基本要求，如“对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点”；“对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失”等条文，可以而且应该作一些适当的修改。现在的很多存储方式已经被证明是可以信赖的。对于一个基层单位的电算化档案管理需求来说，使用这些先进的存储介质备份会计档案，即安全、又节约，方便实用，并且可以与纸质会计档案同时同地保管，便于查找、核对。在利用外存储器备份电算化会计档案的同时，还可以将相同备份在档案管理部门、财务部门的计算机（或服务器）的硬盘中同时保存，这样即无需多次复制，又可达到异地、专人负责管理，也提高了电算化会计档案的利用率和安全性。

（四）提高会计与档案管理人员素质

医院会计与档案管理人才是医疗事业成功的决定因素。实现医院会计电算化，必须增加具有综合能力的电脑专业人才，对系统安全和电算化软件进行维修养护，加强对电子档案管理；对现有的会计、档案管理人员进行业务培训，提高业务综合素质；引进适当的既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识，又精通会计工作业务、专门从事会计档案管理的工作人员。只有这样，才能适应新时期会计档案管理的要求。当然，要真正做好会计电算化档案的管理工作，按照目前会计电算化工作的发展状况，还有很多基础工作需要落实、完善。电算化内控制度的建立健全等都会影响到电算化会计档案管理工作的质量。

参考文献

[1]曹玉芬.浅析提高档案管理水平的思考与对策[J].科技展望.2016（02）

[2]张霞.油田企业档案管理水平的提升对策探讨[J].办公室业务.2013（19）