互联网时代档案特点及其管理策略

陈久丽

摘 要：随着社会发展进程的不断加速，传统档案管理方法在经历了科技化变革之后，信息化、数字化、智能化等服务将成为其下一个必然靠近的趋势。同时，在现有的档案管理方法当中，与互联网“大”意识糅合共促，将成为当今档案管理工作的一种全新趋势，亦将成为提升档案管理质量、满足现代化社会人们对于档案管理工作需求的必然途径。为此，本文以互联网时代的档案特征为切入点，分析了档案的价值基础，并结合实践经验提出了提高、改善档案管理效能的若干建议，以期为我国档案事业的持续发展提供有益参考。

关键词：档案管理；信息化；互联网；智能档案

档案管理，顾名思义就是指相关的档案部门对于实体的或是信息档案等资料进行的一系列管理和利用工作。而随着“互联网+”时代的到来，数字档案在管理发展中存在的一系列问题与弊端逐渐凸显。比如数字时代所生成的多媒体、电子信息档案与固有的实体档案管理思维之间的矛盾，海量数据信息与有限的人力、物力之间的矛盾，落后的档案管理能力与先进的社会档案管理需求之间的矛盾等。鉴于当下这一发展现状，档案管理事业该如何发展？如何缓解传统档案向数字档案转化过程中呈现出的矛盾等一系列问题，本文将就此展开探讨。

1 互联网时代下的档案特点

（一）资源服务社会化。档案管理工作的最终目的即是服务群众、实现信息资源社会化。为此，互联网时代下推进其信息化进程是实现改革创新的必然路径，具体地说，即建立信息共享平台与基础设施，进而实现信息利用社会化、信息服务差异化。

（二）数据资源共享化。立足于信息化社会，互联网普及与网络技术的发展使得数据资源获取、共享成为现实，使得散落于世界各个角落的每一个人都能够通过计算机访问数据信息资源。在此环境下，数据档案馆、档案信息系统应运而生，由此进一步提高了数据资源的共享程度。

（三）信息存取自动化。互联网下的档案管理，积极应用了信息技术，从而有效实现了信息自动化存取，改变了以往纸质档案的收集、保管耗时耗力的情况，大部分区域基本上全面实现了纸质资源数字化、电子化目标，从而进一步提高了档案管理工作的效率。

（四）资源开发智能化。信息化条件下，先进科学技术取代传统档案工作方式，管理人员无须花费大量精力、时间处理琐碎工作。使档案管理工作人员能够从繁琐的工作中解放出来，有了更多精力投入到档案资源的开发中去。与此同时，在信息化技术支持下，档案资源开发也开始向着深层次、高水平、智能化发展，能够更好的满足不同角度、不同层次读者需求。

2 互联网时代实现档案价值的基础组成

客观地说，互联网时代实现档案价值的基础主要由下述几部分組成：其一，社会发展需求。档案是知识的载体，因此，档案价值的实现基础必须要符合社会发展的需求。而互联网时代档案电子化管理方式的广泛普及等变化趋势，也都是为适应社会发展的需求而产生的，因此，归根结底，档案价值的实现基础就是为了对社会的应用需求予以回应。其二，专业内在需求。从档案管理的作用来说，其主要包括行政作用和科学作用两部分。但随着现代管理工作当中各种信息科技的融入与应用，传统档案中的行政作用在不断被弱化，科学属性却在不断被增强，不断增强的科学作用又在更广泛的范围内发挥功能，当固有的管理模式、管理思想难以维系这样一种发展变化的态势时，融入知识思维的档案管理就应运而生。其三，技术应用需求。各种科技信息得到快速推广与应用，许多传统档案管理进程中单纯依靠体力和脑力劳动的诸多工作流程，被科技智能所替代，无形之中增加了人们对于这些新领域的关注度和依赖性。另一方面，随着普通工作人员对于信息利用技术的不断加强，原本会影响和限制档案社会价值实现的诸如社会发展水平、档案管理意识和管理水平等限制性因素也随着外在环境的变化而得到一定程度的改善，从而间接或直接促使了档案管理信息时代的必然到来。

3 提高档案管理效能的措施

（一）提高档案管理人员专业素质。即全面提升档案管理人员综合能力，积极打造专业、高素质档案管理工作团队，利用强大的人力支撑为档案管理工作提供技术与智力支持，全面推动档案管理工作的顺利开展。为此，档案管理人员必须与时俱进，积极转变思想观念，真正认识到互联网信息传播在档案管理中的重要作用，深入开发、利用档案资源，更好地为社会信息需求服务。同时，全面提高自身技术与知识储备，掌握档案管理工作特点，切实提高自身现代化技术操作能力，努力打造成社会急需的“复合型”专业人才，以更好地致力于档案管理工作。

（二）建立健全档案信息安全体系。互联网时代下档案云端管理是实现网络共享和平台公用的非常有效的档案管理与保障方法，但其所隐藏的有关信息泄露的安全隐患也是十分令人惶恐和担忧的。为此，建立健全档案信息安全体系，必须将传统档案专网与物联网和互联网相结合来进行管理，通过彼此间的相互独立运作，来保障档案信息的安全、独立，不为外界所窃。但要实现这一点，必须构筑严格的云端分级系统，将其内部所置档案信息的可共享程度、安全指数进行一定程度的划分，其中，核心程度和密级要求越高的信息内容越需要置于与外界相互隔离的核心平台进行存储和管理；而对于安全要求和密级程度较低的非核心性档案，则可以利用普通的云端进行管理，以实现档案管理过程中云端共享和安全维护的融合共生。

（三）加大档案信息系统建设力度。建设档案管理信息系统的目标即是促使档案管理智能化、客户使用方便化、信息资源共享网络化；同时建设以网络传递与计算机管理方式为主的新型档案管理模式。对此，笔者建议可从几方面入手：第一步，规范并改进互联网条件下档案管理基本工作流程，促使档案管理与信息化需求两者相吻合；第二步，结合档案管理流程设计档案信息系统软件，促使档案管理全面实现信息化、科技化；第三部，在建立健全完善的信息系统过程中，以实际为基础逐步强化内部控制策略，加大内部控制制度建设力度，进而促进档案管理各项工作顺利开展；第四步，充分抓住“互联网+”发展契机，将公开电子文件及相关档案积极纳入信息化建设流程中去，进一步加快数字化信息建设步伐，有步骤、有计划地建设文件信息数据库。此外，还可借助大数据的优势，从大量的数据信息当中挖掘潜在的内容资料，通过对结构化和非结构化内容的档案数据模型进行筛选与转换，实现对于档案数据化模型的基本构建，并结合相应的分析、识别，来完成对于多样化档案信息的处理和总结，以充分发挥档案管理在服务进程中的作用，使之在产生一定信息关联性和开发价值的基础上为未来社会经济发展做出突出贡献。

4 结语

移动互联技术的快速发展，加上各类网络终端、手机APP技术的快速应用，越来越多的传统服务通过“指尖触碰”便可以完成，这给传统档案管理带来了巨大的冲击与挑战。但正是这样一种发展现状，对于数字档案管理却意味着更大的发展机遇，在“互联网+”思维下的档案建设完全可以朝着现阶段以互联网为依托的发展模式，进一步推动移动办公与即时服务的实现。

参考文献

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