新时期提高档案收集归档质量的对策

摘 要：收集归档是档案保存和利用的前提。本文结合新时期档案收集归档要求更高、任务更复杂的特点，以资产档案收集归档为例，针对资产档案管理中的不足，指出加大对归档管理的支持力度，推动立卷归档制度的完善、加强复合型档案队伍建设、改善档案发展条件、实施动态跟踪档案收集归档模式、加快档案信息化建设，提高档案收集归档质量，确保固定资产档案的价值能够完整、准确、快捷地得到体现和利用。

关键词：档案收集；固定资产；归档

档案收集归档是档案馆、档案室接收并将办理完毕且有保存价值的文件经系统整理、保存的过程，是档案管理的基本业务环节。近年来，随着各项档案政策陆续颁布和落实，尤其是国家档案局第8、9号令的发布实施，文件材料的归档范围、保管期限、价值鉴定等工作有了指导方针和标准规范。但从现阶段档案资料收集归档管理的细节来看，仍然存在亟待改善的地方。本文以固定资产档案的收集归档为例，探讨提高档案收集归档质量的方法。

1 现阶段固定资产档案收集归档存在的问题分析

固定资产档案是指固定资产从规划、购置、安装、使用、维修、更新直至报废过程中形成的有保存价值的图纸、文字、说明、凭证和记录等文字材料，通过不断的收集、整理、归档等工作建立起来的档案。随着科学技术的日新月异和办公条件的日益改善，固定资产的种类越发繁多、更新变动也比较频繁，经调查部分单位资产档案管理现状，发现资产档案收集归档工作存在不少问题。

（一）固定资产档案收集存在困难

首先，固定资产使用时间跨度较长给档案收集带来困难。按照《固定资产分类与代码》（GB/T14885-2010）规定，资产使用年限一般6-12年，房屋建筑物等使用时间更长，相应地资料收集时间跨度长，持续收集困难较大。调查发现，有的单位资产购入阶段的档案资料残缺不全，甚至连购入数量、型号都没有清楚记录；有的在资产使用阶段，没有使用部门和使用人的相关记录资料。因此，较长一段时间内，如不适时做好平时收集归档工作，难免给资产的运行、管理留下隐患。其次，固定资产使用过程动态性较强给收集带来困难。有些资产譬如通用设备经历预算、审批、购置、使用、外借、调拨、报废等生命周期，其中转移、借用、领用等变更情况较为频繁，尤其是遇到保管人退休、调动等人事变动时，如不及时收集、登记、备案，时间一长容易遗漏。一单位资产调拨后，调拨申报审批单及调拨申请这样重要的档案资料没有得到保存，档案的收集不能随着资产的动态使用而呈现出动态性。再次，固定资产使用范围较广泛、档案分散性较强，有些部门或个人出于使用便利，把操作手册、维修说明书等放在手边，不归档或延迟归档。

（二）固定资产档案信息化程度不高

随着信息技术的发展，资产管理已从传统的手工管理演变为半手工、信息化管理，目前所有行政事业单位都使用固定资产管理系统，通过信息系统能快捷准确地查到每份资产档案资料。但是，信息化程度不高，资产管理系统仍需完善，数字档案室建设也尚处于规划阶段，存量档案数字化和增量档案电子化步伐均有待提高，依然存在对账困难、监控不力等问题，影响单位内部资产管理信息的集中度、时效性和连续性，无法为资产调剂、共享提供及时、全面和准确的参考信息。

（三）固定资产档案收集归档意识不强，制度执行不到位

因对相关政策规定和档案知识不是十分了解，一些单位对固定资产档案管理工作不够重视，没有制定资产档案管理的相关规定，存在“重使用、轻档案”的错误意识，导致管理职责不明、档案工作与业务工作联系不紧密、有价值的资产档案得不到归档保存等问题。尽管有的单位制定了比较健全的归档制度，但执行力度不够，出现不按规定统一管理的情况。有的片面追求归档率，将利用价值不高、不值得归档的文件资料移交给档案部门，造成库房面积的紧张和档案利用的不便。

（四）账外固定资产档案收集归档不到位

对由历史形成的未在账内核算的账外固定档案，由于资金来源多元化、经手人员较多、各部门间缺乏沟通协作等原因，账外资产档案流失率较大，资料收集较不齐全。譬如，一些单位没有原始资产材料可查，不同程度地出现“来历不明”的资产，有些甚至将账外资产连同账内资产一同报废处置，有的出现了难以理清使用部门的“闲置资产”。

2 新时期提高档案收集归档的对策

（一）完善档案工作制度，严把归档动态跟踪管理环节

首先，积极接受上级档案管理部门对档案收集整理工作的监督指导，及时建立健全单位内部档案工作制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，不管是账内还是账外的文件资料做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料及时向本单位档案部门移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档；开展资产专项工作时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。其次，明确规定档案接收范围，防止资源分散。有的单位明确规定“固定资产卡片、台账、会计账簿、盘存核对表等均为重要的档案材料，必须装订成册，并按照有关档案管理的规定妥善保管”，“要求对大型设备建立图纸、使用说明、操作规程等技术档案”[1]。其次，狠抓关键关口，实行动态跟踪管理，确保档案的系统性、完整性。在“资产入口关”，加强支出管理，规范核算；在报批、购置、验收时一般收集申购报告、请示、批复文件、采购合同、验收报告等，内容清晰、齐全、规范。在“资产使用关”，一般收集借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、资产卡片、资产清查盈亏表等。在“资产出口关”，一般收集处置协议、处置清单、处置审批单等。对归档后的基建档案资料要做到及时跟踪管理，实现资产档案的动态管理。

（二）组建高素质的档案管理队伍，建立集中统一的档案资源管理架构

积极运用远程教育开展档案继续教育，学习培训、锻炼交流等活动，使档案工作者具备丰富的档案管理知识、扎实的管理能力与必备的资产管理知识，掌握有关资产档案的收集与归档范围、归档流程、档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案归档管理工作打好基础。建立科学的育才引才机制，培养和引进既懂档案又懂资产的复合型人才；关心档案工作者成长，鼓励他们埋头苦干、乐于奉献、锐意进取，保持档案队伍稳定，不断提高档案队伍素质，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。

同时，健全考核评价机制，坚持责任考核。将固定资产档案工作列入职能部门和档案管理人员年度考核内容，对好的做法加以总结推广，突出个人予以表彰，对工作不到位，造成档案损毁、遗失或拒不移交的部门和个人，依法追究责任并督促相关责任人积极予以补救。结合单位档案管理实际，对档案部门和人员进行有效整合，提高资产档案工作效能。

形成以档案主管部门为指导，以档案管理员为主体、以各部门档案协管员为辅助的档案管理构架，档案室负责落实资产材料收集、整理和归档等工作，在各使用部门指定协管员负责本部门资产的日常登记、维修、保养、档案收集等工作。通过微信、QQ等信息平台，促进管理员、协管员间双向沟通，打破部门和条块分割，整合单位内不同部门的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。档案室（员）及时规范档案流向，严防档案流失、材料缺失、价值判断不一、归档范围不全、移交滞后等问题，推动资产档案的妥善管理。

（三）加强归档宣传争取重视，履行档案管理职责

档案室结合实际开展多种形式的宣传教育，提高单位职工对国家档案管理制度的了解和对固定资产档案管理重要性的认识，以增强归档意识，形成重视、支持、参与档案收集归档的工作局面，推动立卷归档管理日趋完善、档案发展保障条件日益改善和档案收集模式、管理手段的进一步创新。譬如，通过集中学习、分发宣传品、微信、微博等途径深入宣传归档是法定义务，档案是单位的血脉和历史记录，资产档案是防止国有资产流失、促进保值增值、进行资产管理决策的重要参考；把档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划，定期组织开展文件积累、归档知识，收集分类注意事项等活动，为自觉支持并认真做好归档工作奠定思想基础。

严格依照《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等规定和科学可操作性的归档制度，明确相关责任人职责，有序开展档案的统一移交、验收、归档工作。档案管理人员在归档时严把质量关，对文件的形成实施超前控制，有责任向领导和有关部门反映情况、提出改进意见，并督促整改，必要时请有关部门做补充记录或要求列清相关数据等；尤其要定期开展档案的自查、检查工作，形成自查或检查记录，重视盘查、评价账外资产档案管理情况；分管领导或主要负责人定期督促检查、听取工作汇报，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，提出指导性意见和建议，拓宽工作思路，形成工作有宣传、有布置、有落实、有检查、有反馈的良好局面，使得档案工作和资产工作一起推进。

（四）做好固定资产管理工作，提高资产档案管理信息化水平

把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，加快数字档案室建设步伐，推进档案存储数字化、存量传统账档案电子化和档案利用网络化，实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导，提供方便快捷优质的资产档案服务，实现档案服务智慧化，彻底杜绝来历不明或不人问津的资产情况存在。

资产管理和档案管理工作相辅相成，资产管理混乱，资产档案管理也不会出现良好的势头。完善资产管理信息系统、提升管理信息化水平，不但能提高资产管理效能，也促进资产档案管理的信息化、规范化与标准化，使固定资产档案管理变得方便快捷和准确全面。通过先进的资产管理系统结合资产分类统计等报表，实现“账、卡、物”相符，实现固定资产从购置、领用、转移到报废等全方位准确齐全的记录和保存。

总之，新时期档案收集归档的要求更高、任务更复杂，固定资产档案是涉及范围较广、系统性较强的信息资源。应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，推动立卷归档制度的完善、加强档案队伍建设、改善档案发展条件、创新档案收集模式、信息化手段，确保资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现和利用，从而更好实现资产档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

1、浙江省林业后勤管理服务中心有关政策和制度汇编[G]，2012.09

2、浙江省档案局.档案工作事务[M]，北京：中国档案出版社，2009.06

3、马良，加强固定资产档案管理的途径分析，陕西档案[J]，2003.02

4、施书稳、石海英，浅议固定资产档案管理，黑龙江档案[J]，2010.（14）

5、甘辉、刘志慧、胡丹，如何做实做深“五水共治”档案工作，浙江档案[J]，2015.05

作者简介

刘志慧（1981-），女，汉，河南信阳，浙江省林业后勤管理服务中心，中级职称（档案馆员），硕士研究生，研究方向：档案管理与信息资源开发。