对企业档案管理基础性问题的探讨

摘 要：企业档案管理需要解决的问题有很多。要想解决问题，必须先认识问题，要想认识问题，必须先认识主要问题以及问题的主要方面。本文从档案意识、归档内容、管理架构、人员素质四个方面，剖析一下存在于企业档案管理工作中的基础性问题，希望通过对问题的分析，求得对问题的解决。

关键词：企业档案；档案管理；基础问题；探讨

本人在企业档案部门工作多年，根据我的工作经历、经验以及观察所见，我认为企业档案管理工作中存在的基础性问题包括：

一、企业员工档案意识淡薄，普遍认为档案工作跟自己无关

企业档案是在企业的生产经营和管理活动中形成的，而企业员工就是企业生产经营和管理活动的实际参与者，他们怎么会与企业档案的形成无关呢？有人会说档案是有保存价值的，普通员工日常活动所形成的历史记录未必都有保存价值，那么我要问的是：一定是先有原始记录后有价值判断，如果连原始记录都没有，还谈什么保存价值呢？没有多少人会认为自己的工作对企业是没有价值的，如果你认为你的工作是有价值的，那么，你的工作所形成的原始记录就有可能具有保存价值，也就是说有可能成为企业档案，只不过你的初步认可还需要得到档案部门的进一步认可。

我们一提到归档工作，就认为是档案部门、档案人员的工作，这种认识是非常片面的。企业档案工作离不开档案人员，但仅仅依靠档案人员就能完成吗？不能。在档案到达档案部门之后，档案人员才能进行整理、上架等工作，在这之前，更准确地说，在档案的收集阶段，收集工作只能是由各业务部门来承担并完成。为什么呢？因为绝大多数档案都来源于业务部门，而且是广泛分布在各个业务部门，离开了业务部门工作人员的日常活动，档案将无从产生。因此，企业员工档案意识淡薄的根源就在于他们没有正确认识和处理业务工作与档案工作的关系。

二、业务部门对归档材料的范围不清楚、不明确

对于材料的归档范围，首先要看有无相关的制度规定。如果没有，便需要企业及时制定以填补制度空白；如果有，则要看规定的性质是抽象的还是具体的。对于抽象的规定，需要结合具体情况做判断；而即使规定是具体的，也不可能包罗万象，也有一些内容需要结合实际情况再做判断。这时候的判断应由谁来做呢？仅仅依靠档案人员吗？肯定不行。为什么？因为档案的保存价值取决于今后的使用价值，而档案的使用价值只有使用人最清楚，今后档案的主要使用人是谁，是档案人员吗？不是，是企业内部的各业务部门，它有可能是生成该档案的业务部门，也有可能是需要利用该档案的其他业务部门。因此，档案的保存价值就需要由今后最能够发挥其利用价值的部门来判断。归档材料的范围正是建立在保存价值基础上的。因此，什么材料该归档、什么材料不该归档，从根本上讲，不是由档案管理部门决定的，而是由档案的利用部门决定的。因为档案管理的目的不是为了管理而管理，是为了利用而管理。档案管理部门只能是按照档案管理办法对已被列入归档范围的档案材料进行管理。由此可见，业务部门之所以对归档材料的范围不清楚、不明确，原因就在于他们没有深入参与档案工作。

三、业务部门内部没有人对本部门的档案收集工作负责

由于大家觉得档案工作与自己关系不大，对各自手中形成的原始材料是否属于归档范围又认识不清，再加上企业日常的业务活动繁多，每个人手上都有“忙不完”的事，于是各业务部门内的档案收集工作就乏人问津了，而且往往是档案部门不催，业务部门就不交，最后即使勉强移交了，移交的内容也未必符合要求。

四、企业档案人员的工作状态长期停滞不前

企业员工对档案工作缺乏深入认识，不重视档案工作，也会影响到档案部门人员工作的积极性。档案人员一旦不能正确看待自己的工作，就会对工作采取消极态度，表现为工作热情不高，安于现状，不求上进，不注重对新知识、新技能的学习，工作时间开小差。这样不但贻误了自己的发展前途，而且还更进一步降低了档案人员在企业管理中的工作形象，愈发不利于企业领导与普通员工对档案工作的重视。如果档案人员自己都不重视自己的工作，他人又怎么会重视呢？

针对上述问题，我提出以下几点对策：

一、要帮助企业员工更新观念、转变认识，树立档案意识

作为档案工作人员，应该借助各种宣传手段向员工普及档案知识，促使他们更加深入地理解自身工作与档案的关系，尤其是要使一些部门负责人及公司领导认识到档案工作的重要性，获得他们对档案工作的支持。此外，还需要通过档案的提供利用，使档案资料在企业生产经营过程中发挥更大的作用，从而真实体现档案工作的价值，让重视档案工作成为企业搞好经营管理的客观要求。

企业的经营管理者应带头重视档案工作、真正关心档案工作、以实际行动支持档案工作，经常倾听档案人员对档案工作的看法，帮助他们解决工作中遇到的实际困难，在企业发展的一定阶段，要加大对档案软硬件设施的投入，让档案工作水平与企业的整体发展同步。

二、档案部门与业务部门要建立档案工作合作机制

企业应该成立档案管理工作小组，由档案部门人员和企业分管档案的领导、各业务部门负责人共同组成，定期对企业档案的归档状况进行考察、评定，对归档材料的范围进行动态管理，使归档材料的范围不断得以明确。

在企业的发展过程中，对原始材料保存价值的认定，本身也有一个不断发展变化的过程，也许以前认为有保存价值的材料现在被认定为没有保存价值了，也许以前认为没有保存价值的材料现在又被认定为具有保存价值了，那么，当这种情况出现时，如何对其作出一个正确的判断？如何保证这种判断的客观性、公正性？这就需要通过档案管理工作小组的集体工作来达成共识，并且只有当这种共识能够转变成一种大家都能共同遵守的制度时，档案工作才能真正做到与时俱进。

三、在业务部门内部选拔兼职档案人员，建立管理网络

档案的收集工作是整个档案工作的基础。收集工作的关键在收集人，它在业务部门与档案部门之间起着桥梁作用。无论是企业本部的业务部门，还是企业派出的外设机构，都要在部门或机构内部选拔兼职档案人员作为其档案的收集人。兼职档案人员要经过档案部门的培训与考核，能够按照档案管理规范的要求完成本部门档案收集和移交工作。当兼职档案人员广泛分布于企业的各个部门与机构并发挥重要作用的时候，企业的档案管理网络才算真正建立起来了。企业的档案工作只有得到了各部门兼职档案人员的紧密配合，才能真正实现管理的制度化、规范化。

四、档案人员要加强学习，提高素质

档案人员要自己重视自己的工作，要有责任心、使命感。要紧跟时代发展，迈开档案管理的新步伐，不断学习新知识、掌握新技能，学会运用新的管理工具，提高管理水平尤其是档案信息化管理的水平。要把自己的工作与企业的发展紧密联系起来，通过提供高质量的利用服务，让企业全体员工切身感受到档案管理为他们带来的好处。

此外，专职档案工作者还要带领兼职档案人员共同进步，不断壮大档案管理队伍，为档案事业培养新生代的接班人。

以上几点对策概括起来，就是更新观念、明确内容、责任到人、学习提高。我想，有了专职档案工作者和兼职档案人员的共同努力，再加上员工的理解与领导的支持，企业的档案工作定会有新起色。

作者简介

曹军英，中铁大桥科学研究院有限公司，本科。