卫生院档案管理存在的问题及对策

陈容韶

摘 要：在社会向科学化方向发展的背景下，卫生院在档案管理方面有了更新、更严格的要求。文章探究了目前卫生院所进行的档案管理工作的实际情况，初步认为以下几个方面是档案管理中较为严重和突出的问题：没有健全的管理机制、缺少专业的管理人才、管理设备不够科学等。在此基础上，笔者认为卫生院在进行档案管理时，一定要引进大量的专业人才、先进的管理设备，并制定科学、可行的管理方案，进而促进档案管理朝着现代化方向迈进。

关键词：卫生院；档案管理；问题；对策

卫生档案是卫生院管理与众多项医疗活动共同形成的一些历史资料，卫生院能够凭借这些资料进行管理，与此同时，卫生院领导也可以根据这些资料做出科学、准确的管理决策，从而推动卫生院的全面化、现代化建设。在卫生院不断改革的过程中，卫生院所应用的服务模式也发生了极大改变。此时，卫生院在档案管理方面便出现了众多的问题，怎样应用有效的方法促使卫生院实际档案管理更加规范和科学，使管理工作的效率大幅度提升，是现在以及未来人们都应该重点关注与探讨的问题。对此，笔者对卫生院在档案管理过程中存在的问题和解决对策进行了重点探究，详细探究结果如下。

1 卫生院在进行档案管理过程中出现的众多问题

（一）没有完善的管理机制

在社会快速发展以及进步的过程中，致使档案管理这项工作的形式开始向着多样化方向发展，与此同时，档案的范畴也越来越大，可是有一部分卫生院依旧未建立健全的管理模式，进而使卫生院的现代化档案管理进程受到了阻碍。卫生院在通常情况下，都是应用分散模式对大量档案材料进行管理，没有建立约束制度以及考核制度，且管理体制也有所欠缺，即使是制定了管理体制，也却没有相应制约机制，执行力大大不足[1]。与此同时，档案管理技术不够先进，现在网络技术已经成为众多行业重视和应用的一种管理方式，可是很多卫生院依旧应用传统方式进行档案管理，未能紧跟时代的发展脚步。

（二）没有先进的管理设施

现在我国医疗保障体系在逐渐的完善，并且医疗条件也越来越高，此背景下，前来卫生院就医的人员开始增多，这样需要卫生院管理的档案信息量也在增加，然而卫生院却没有增加档案管理设施，且还存在管理库房较少、管理设备陈旧等问题，这些都阻碍了卫生院档案管理工作的发展。特别是在信息化水平快速提升的大背景下，计算机技术已经大范围的被应用在档案管理工作中，档案的信息化要求不断升高，卫生院的计算机设备过于落后，致使卫生院依旧应用手工的方式来收集以及抽取资料，严重影响了工作效率，无法匹配卫生院的信息化水平[2]。与此同时，由于设施条件不先进、存放时间太长、存放档案的库房过于老旧等众多因素，致使经常出现档案丢失和破损的情况，无法使档案局在档案管理方面提出的要求得到满足。

（三）没有众多的档案管理人才

专业档案管理人员的缺失，在一定程度上也制约档案管理工作的发展，卫生院在进行档案管理时，也必须增加一些素质高、技术能力强、专业知识丰厚的管理人才，可是目前卫生院却没有聘用和委派专门的人员对档案进行管理，而是应用其他部门的非专业人员来进行权权负责。这不仅阻碍了档案管理工作的进步以及发展，还致使档案管理不够清晰、标示不明确、查找非常困难，从而影响了医院其他工作的进行[3]。

（四）对档案的重视程度不够，缺乏归档意识

部分卫生院认为档案管理工作其实就是简单的进行保管，不是卫生院的主要工作，并且还不会创造很高的经济效益，平常只要保证档案不丢失就可以了，这种错误的认识，致使卫生院忽视档案管理工作，缺乏归档意识，进而因为归档工作没有做好，牵连了卫生院的其他工作，最后卫生院的发展也受到了影响。

2 管理卫生院档案的办法

（一）构建完善的管理制度

其一，卫生院的领导应该对档案管理加强重视，并从多方面给予大力支持，为档案管理提供众多的便利条件，并将档案管理归结到卫生院重要管理内容之中。与此同时，卫生院还应该建立一支专门管理档案的队伍，与卫生院的业务一同建设、一同管理、一同发展。其二，卫生院应该清楚意识到档案管理对于自身的发展来说非常重要，并应用新理念、新方法对档案进行管理，进而促进档案管理工作持续发展[4]。其三，卫生院应该按照卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》和《档案法》等一些法律法规，再根据自身管理档案的需求，制定与自己单位相符合的管理制度，健全管理制度，与此同时，还应该建立明确的监管责任制度以及考评制度，只有这样档案管理的每一个环节都能做到有法可依、有章可循，进而保证档案管理工作有序进行。

（二）提高管理人员的素质

卫生院的档案管理工作效果以及成败会受到管理人员的操作水平与实践经验所影响，所以，卫生院想要实现现代化的档案管理目标，就必须建立一支专业的档案管理团队。把档案人员的培养归结到卫生院培养人才的计划当中，提升管理档案人员的综合素质。定期开展档案知识培训，组织档案管理者参加，通过知识培训、知识更新、继续教育以及进修学习等方法提高管理档案人员的知识水平。与此同时，对于卫生院档案管理所具有的特殊性质，应该组织管理档案人员经常到临床一线进行深入调查和学习，经常对档案信息需求进行更新，深入探究和归纳与档案管理工作相适应的方法，进而促进卫生院的档案管理工作快速发展。

（三）引进先进的管理设施

在档案管理朝着信息化方向发展的进程中，计算机的应用会对档案管理造成较为严重的影响，卫生院一定要此点加强重视，引进先进、科学的设备以及技术，能够促进档案管理工作迈向社会化[5]。其一，引进存放档案的技术和设备，例如：档案柜、库房、空调与档案盒等。其二，在社会信息化不断发展的过程中，计算机已经被深入的应用在档案管理工作中，所以，医院一定要积极应用计算机技术来管理档案，利用计算机对档案信息进行存储，这样在检索过程中不但会更加方便和快捷，还可以提升检索效率，节省大量的人力资源。

（四）应用信息技术，做好档案创新服务工作

首先，建立完善的档案信息网页，在网上建立便捷的服务，这样卫生院中的档案管理人员就可以通过卫生院网站对网页进行制作，并让管理档案的服务系统与本卫生院的网站相连接，通过网络检索、管理和利用档案信息，并为广大人民群众以及医务人员提供良好的信息服务。其次，对档案数据管理中心进行建设。卫生院可以联系当地档案馆，共同建立一个完善的档案管理中心，我们可以应用这个中心收集单位的众多归档文件，同时在网站上为人们提供一些非保密或限制性文件查询，使信息服务变得更加便捷。此外，管理档案的工作人员还可以对挖掘技术以及大数据技术加以应用，以方便卫生院领导以及上级部门可以准确掌握医疗卫生方面的信息。最后，自动上传和收集电子文件，现在管理档案的工作人员在建设档案信息时，通常都是“单兵作战”，把所用的档案信息都放置在同一台电脑之上，这样不但不能实现信息共享，还无法保证信息的安全。相比于纸质档案的收集，档案信息的收集、转存以及保存变得更加方便，所以，档案管理部门完全可以尝试应用“一键保存”这种功能管理档案，进而实现第一时间收集档案信息目标。

（五）让卫生院工作人员学习《档案法》，进而自觉的对档案进行归档处理

增加档案工作的宣传力度，让卫生院中的领导、职工和档案工作人员都意识到档案工作的重要，从而更好的投入到档案管理工作当中。《档案法》中明确规定：在进行档案归档工作时，一定要建设统一领导和分级管理这两项原则，进而使档案可以保持完整，以便为社会众多领域提供服务。

3 结语

总之，卫生院开展档案管理工作的主要目的就是促使档案作用得到最大发挥，卫生院在实施档案管理时，一定要根据卫生院管理的各种不同需求，不断地深入探索和发展，找寻最科学、最有效的方法来对档案进行管理，进而在保证档案实际利用率得到进一步提升，促进卫生院健康发展。

参考文献

[1]陈成.加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化[J].黑龙江史志，2014（13）：105-105.

[2]吕海召.卫生院档案管理工作的重要性及完善措施[J].黑龙江史志，2015（11）：175-175.

[3]李凌凌.谈乡镇卫生院门诊慢病档案应如何管理[J].才智，2015（14）：313-313.

[4]韩雪.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].黑河学刊，2013，（3）：180.

[5]刘红，刘淑芳.基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2015（2）：197-197.