医院文书档案管理的问题及应对措施

王芳

摘 要：文书档案管理是医院办公室最基础的工作，是一个医院基本面水平的体现，随着医疗体系改革之后，正确掌握新形势下医院的发展趋势，适当的优化并调整医院文书档案的管理，为现代医院管理提供依据，有着十分重要意义。本文笔者分析了医院文书档案管理中的问题，并提出具体的优化措施，以提高文书档案的利用率并满足新形势下对医院发展需求。

关键词：医院；文书档案；管理；发展

医院文书档案是档案工作的重要组成部分，承担各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作，是医院档案管理体系重要组成部份，医院文书档案的有效管理对于医院的发展具有非常重要的意义，本文对此进行了分析。

1 文书档案管理的特点

医院的文书档案具有专业性、规范性、标准型、保密性、服务性、多样性等特点。因此，在医疗体制改革不断深入的新形势下，医院不仅要及时掌握好医疗市场的新情况，按照自身特色及优势，对相关档案进行收集整理，还要树立服务意识，不断提高档案利用率，努力开拓档案资源，主动服务。

2 目前医院文书档案管理存在的问题

1、归档文件材料不齐全、不完整、不规范

首先要做好收集工作。这是档案业务工作程序的第一个环节，只有通过收集，才能使分散形成的有归档保存价值的文件材料齐全、完整地归档。收集是否及时、完整，直接影响到档案工作的开展，只有收集了丰富的档案材料，才能提高档案工作的质量。其次要强化全员的档案意识，提高文书和档案人员的专业素质，根据档案工作有关规定，结合本部门实际情况，明确归档要求。如果不按照规定统一的标准去做，容易造成该形成的文件没有形成，或已形成的文件材料不准确、不规范，影响了归档质量，给今后资料的查找以及管理造成很大的麻烦。

2、缺乏执行部门立卷制度

医院一般都制定了完善的医院管理制度，医院的文书档案管理也修订了相关的规章制度，按照归档制度的规定，必须严格执行部门立卷制度。一个单位在工作活动中所形成的文件材料，在办理完毕后，对其中有保存价值的，由相关职能科室或业务部门整理立卷，再移交给档案室集中统一管理。但在实际工作中，任由档案室直接承担了年复一年的立卷工作，为此投入了大量时间和精力，给档案室工作人员增加了工作量，影响了档案室业务的全面发展。

3、档案意识淡薄

文书档案资料的充分利用，可以为医院创造出不菲的经济和社会价值。但是由于大家对档案管理工作的价值和作用重视不够，对文书档案管理意识比较淡薄，使得医院文书档案管理工作不能够起到相应的管理模式和统一要求，同时还可能会存在一定程度的“重业务、轻档案”的意识，有的人甚至认为文书档案管理工作十分简单，技术含量不高，利用效果不大，没有存在的价值。由于对文书档案管理工作得不到应有的重视，很容易造成档案资料收集效率不高，信息资源开发不足，档案资料的利用率远远不能达到预想的状况。

3 完善医院文书档案管理的措施

1、强化医院的文书档案管理意识

首先要更新观念，强化档案管理意识。医院档案管理工作者要充分认识到加强医院档案管理的必要性和迫切性，积极配合、做好档案管理工作。要通过学习、宣传等多种手段，提高档案管理工作人员的意识，实现信息收集、分类存放、整理立卷等基础性工作。只有形成了重视文书档案管理的氛围，才能真正贯彻执行好文书档案管理的各项规章制度，使各部门档案人员都能自觉主动将精力投入到档案管理工作中来。

2、加强档案管理人员的专业素养，定期进行培训

档案管理人员的专业素养和医院文书档案的管理水平紧密相连。医院应当通过一些相关方式提升档案管理人员的综合素质，例如可以通过定期为管理人员进行专业的培训、可以进行一些业务方面的交流活动，用类似此类的活动来提高档案管理人员的专业素养及管理业务的操作能力。

3、提高文书档案管理的利用与服务

医院文书档案的最终目的就是使其能够得到充分的利用。首先，医院档案管理人员要在本职工作的基础上积极调整服务方式，变被动服务为主动服务，并形成超前服务意识。其次，管理人员应该多角度、多途径地开发医院文书档案资源，对相关信息进行较深层次的加工和利用，以便更好地服务于医院的科研、管理等方面。此外，还应该加强文书档案利用反馈信息的管理工作，实现医院档案资源的共享，推动医院不断发展与进步。

4、增加管理设备设施

由于现代信息化的建设，医院档案管理工作需要信息化建设。援用前沿性的管理技术，应用现代数字化的设备和技术，对档案资料内容定期进行管理和维护，并根据运用者不同的需要提供相应不同权限的自动化服务，不断提高档案的现代化管理水平，增强档案调用的方法和快捷便捷性。通过建立信息系统，不仅可快速方便的查阅档案中各类所需的资料，在一定程度上还可提升工作效率，减少时间浪费。

5、规范和健全文书档案管理制度

医院文书档案的借阅利用，应按规定办理借阅登记手续；查阅档案一般在档案室进行，若因工作需要必须外借者应该办理好相关手续，外借时间一般不超过两周；外单位查阅者需要持有介绍信，并经主管领导同意后方可查阅。此外，查阅档案者一定要严格遵守保密规定，必须负责被查档案的安全与完整，禁止在档案上进行涂画和批注。对于超过保存期限、已无保存价值的档案，应该经有关负责人审核、院长审批无误后，指派两名监销人员监督档案的销毁过程，签字确认后再将已销毁的档案在有关目录中注销。

6、推进档案管理信息化和现代化建设

随着无纸化办公的逐步普及，文书档案的管理也必须由传统的管理方式向信息化、网络化转变。实现计算机存储检索档案，一是重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作；二是在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理；三是积极构建医院信息网络平台，进行档案信息的网上数据传输。通过计算机高速智能检索通信网络远程信息运输等先进技术，实现文字、图片、声像等不同形态档案信息的系统化、规模化、科学化管理，以方便使用者及时查找、阅读，既节约时间，也能够节省人力、物力和财力，有效地提高工作效率。还可以利用网络系统加强医院各科室之间的资源共享，以满足医疗、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展，实现文书档案管理的现代化。

4 结语

在新的发展背景下医院工作者应该重视文书档案管理工作的开展，完善各种服务设施的需要，更重要的是要加强医院文书档案管理工作的培训，通过各种措施的制定和实行提高医院文书档案管理的质量、推动医院管理水平以及医疗服务质量的提高。

参考文献

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