观音岩水电站土建项目竣工资料编制细节探讨

陈建军，宋迎爽，刘建波

(中国水利水电第七工程局观音岩项目部，四川 攀枝花，617012)

观音岩水电站土建项目竣工资料编制细节探讨

陈建军，宋迎爽，刘建波

(中国水利水电第七工程局观音岩项目部，四川 攀枝花，617012)

观音岩水电站土建项目，为加强档案管理，保证归档资料的准确性和完整性，业主单位与施工单位均非常重视建设项目竣工资料。本文详细介绍了土建项目施工单位进行竣工资料编制的各个环节，包括资料的形成与收集、整理组卷、联合验收、打印页码、复印副本、扫描整合及电子文档刻盘等等。

观音岩水电站 土建项目 竣工资料 编制细节

1 基本情况

观音岩水电站位于云南省丽江市华坪县与四川省攀枝花市交界的金沙江中游河段，为金沙江中游河段规划的八个梯级电站中的最末一级，上游与鲁地拉水电站相衔接。电站坝址距攀枝花市公路里程约87km，距华坪县城公路里程约40km。成昆铁路支线格里坪站距坝址直线距离约10km。

观音岩水电站为一等大(1)型工程，以发电为主，兼有防洪、灌溉、旅游等综合利用功能。水库正常蓄水位1134m，库容约20.72亿m3，电站装机容量3000(5×600)MW。

我公司在观音岩水电站先后施工七个标段，现已完成铅厂沟滑坡处理工程、右岸爆破器材仓库工程、机电物资仓库设计施工总承包工程三个标段，竣工资料因竣工结算尚未完成而不具备移交条件。四个标段两个属于房屋建筑临建工程，另两个属于水工临时工程，组卷工作参照不同的标准，略有差别。

2 业主对单项合同竣工资料相关要求

为保证后期的竣工资料在前期形成过程中得到很好控制，业主先后召开多次专题会议并下发三个文件进行规范，分别是2010年3月15日印发的《大唐观音岩水电开发有限公司建设项目文件材料编制归档要求及档案整理办法》，2011年5月11日印发的《大唐观音岩水电开发有限公司建设项目文件材料编制归档要求及档案整理补充办法》和2014年1月13日印发的《观音岩水电站项目档案分类规则(6-9类)》。

各施工单位根据这三个指导文件，制定了针对性的归档范围和竣工资料编制移交计划。

3 各环节经验交流

3.1 形成与收集

竣工资料的前身是各部门在施工管理过程中形成的各种文件资料，因此在施工过程中的管控程度直接影响后期竣工资料的质量和完整度。档案管理部门应该在开工时段就制定详细的归档范围和移交时间，便于形成资料的责任部门能在第一时间保质保量地完成并移交。

责任部门形成的文件应定期向档案部门办理移交，移交时应进行必要的整理，主要指文件的排列顺序与移交清册一一对应，便于接受人检查。双方当面清点，确认无误后在移交清册上签字确认移交。

3.2 整理组卷

整理组卷环节是竣工资料编制环节中的核心环节，其责任重大，技术含量最高。整理组卷工作，主要包括初步组卷和完善案卷信息两项内容。

3.2.1 初步组卷

将各部门移交的资料按照业主下发的管理办法分类，在此介绍水工临时项目的组卷方式及组卷技巧。

3.2.1.1 水工临时项目组卷

第一卷为综合管理文件，主要包括开工报告、往来文函、会议纪要、月报等；第二卷为技术管理文件，主要包括施工组织设计、施工方案、设计通知单、技术核定单、技术交底、图纸会审等；第三卷施工记录文件，主要包括原始地貌、测量文件、隐蔽工程记录、施工日志等；第四卷为质量保证文件，主要包括各类物资合格证、检测报告等；第五卷为质量检测试验文件，主要包括土工试验、砂浆混凝土试验、设备安装调试文件等；第六卷为质量检查评定文件，包括单元评定、分部工程评定、单位工程评定等；第七卷为设备文件，包括设备制造过程质量证明文件、制造设计文件、出厂验收、质量合格证明、开箱记录、安装、使用、保养、维护说明书等；第八卷为竣工图，主要包括各专业竣工图和竣工图编制说明；第九卷为合同经济文件，主要包括变更文件、结算文件、签证单等；第十卷为合同完工验收文件，主要包括验收鉴定书、施工总结、声像资料等。

3.2.1.2 组卷技巧

目前常用的档案盒主要厚度为2cm、3cm、4cm、5cm和6cm五种规格，在同一卷内资料较多则按照联系紧密程度进行分册，分册后的资料独立成卷，厚度最大不超过6cm，否则进行二次拆分。组厚卷的优点是经济，相关资料放在一起查阅便能获取相关信息；缺点是不便于使用，多次翻阅后装订线可能松弛或者断开，同时案卷题名较长或者无法全部包含卷内资料。相对组薄卷的优点在于每卷内资料单一，案卷题名简洁且能包含全部资料；缺点是查阅相关信息时要翻阅较多案卷，查找时间长，成本较高。

3.2.2 完善案卷信息

初步组卷完成后要对案卷信息进行完善。首先明确该案卷内有多少件，清点并用铅笔标示每件的起始页码；然后编制卷内目录，将序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注信息完善；最后根据卷内目录确定案卷题名、案卷密级、填写卷内备考表和拟定临时档号。

3.3 联合验收

组卷完成后，第一时间邀请监理工程部门与档案部门、业主工程部门与业主档案部门相关人员一起验收。施工单位应将组好卷的资料按照拟定档号顺序排列，根据检查人数打印对应数量的案卷目录迎检。

检查人员首先浏览一下案卷目录，看下组卷是否合理，然后再针对具体案卷进行检查。工程部门主要检查资料真实性兼顾完整性，对资料的内容负责；档案部门主要检查资料的规范性兼顾完整性，对档案的组卷方式负责。因此，工程部门主要检查以下内容：竣工图是否绘制完整无遗漏，单元工程、分部工程数量是否准确无缺失等；档案部门主要检查以下内容：签字是否完整、盖章是否齐全、是否有涂改、组卷分册是否合理、卷内文件排放顺序是否合理、哪些文件该归而未归等。

第一次检查若有问题，施工单位需要根据联合验收意见对组好卷的档案进行整改，然后申请第二次联合验收，如遇到新问题则再次整改，完成后进行第三次联合验收，直至验收合格，确定档号，备考表签字。

3.4 打印页码

组卷验收合格后第一项工作就是打印页码，无论原来资料上是否有页码均忽略，从正文第一页到正文最后一页连续打印，案卷封面、卷内目录和备考不打印页码。打印页码一般采用手持式自动号码机，全套包括自动号码机、拨号针、油墨和吸油墨毡垫四件物品，操作简单，效果较好。

打印页码环节主要有以下四个注意事项：

(1)一次加油墨量不宜太多，防止因晾干速度慢污染原件。每次加油墨后打印的前几页都需要先晾1min后，再放入已打印好页码连续排放的资料中；

(2)页码打印位置不宜距边缘太近，否则后期复印时会造成页码复印不完整；同时考虑美观和正文排版等情况，也不宜距边缘太远。因此，打印页码的最佳位置为距边缘控制在0.5cm～1.0cm之间；

(3)打印页码前一定要先确定该卷内是否有双面的资料，确定没有则可以快速打完。如果有双面资料，一定要记清位置，也可先折角做标识，打码完毕后再恢复。页码一经打印，修改难度很大，所以建议有双面资料的案卷，打印时宁可慢、不要错；

(4)操作细节。打码时需快速一次到位，不要犹豫，按到一半再松手号码就跳了，不好的习惯会造成很大麻烦。为避免跳号或漏号，建议每打一页都扣放在未打码的左边，打码一定数量后暂停，回头检查前几张的页码是否连续，同时也可检查是否有双面漏打，早发现早处理，处理难度会小很多。

3.5 复印副本

按照竣工资料一正三副的要求，正本必须是原件，而副本可以为复印件，因此副本一般采用复印件较为方便(打码只需要打一份)。资料量小，则在项目部统一复印，当资料量大、要求尽快移交以及项目部复印效果欠佳时，需要到专业的图文店复印。

在外复印时，一定要交代清楚复印要求，主要注意两方面：即保证原件安全和复印质量。有些形成时间较早而且后期保护不善的原件平整度很差，不能与其他平整度好的资料从连续进纸口复印，需要单张从平台复印，否则很可能损坏原件。复印质量一般是资料的完整性和清晰度，清晰度一般没有问题，主要是在完整度上。比如双面文件只复印了单面，打印的页码只复印了一半，原件A4的复印件缩印成70%或50%等情况。

复印完成后要先对着原件检查一遍，三套副本检查一套即可，一套有问题的地方剩余两套肯定有同样的问题，提前将问题解决了，后期装订时就不会有太多顾虑。

复印副本的同时可以打印案卷封面，由于封面纸较厚，普通打印机吸纸困难，而且打印好的封面容易脱墨，因此建议在图文店复印副本时顺便打印案卷封面，一式四份。

3.6 扫描与整合

根据相关要求，所有纸质版的竣工资料均需要扫描成电子版(PDF格式)，通过刻录光盘的形式保存一正一副。由于竣工资料绝大部分是A4纸和A3纸，仅有竣工图存在A0、A1和A2三种较大纸张，所以考虑成本和实用性，建议项目部采购1台可以正反面快速扫描A4纸和1台可以扫描A3纸的扫描仪。如果资料量大，可以采购2台快速扫描A4纸的扫描仪。至于竣工图扫描，建议到专业的图文店进行。

扫描时以卷为单位在电脑中建立文件夹，正式扫描前设置扫描文件命名前缀，一份文件能一次性扫描成一个文件最好，可以减少后期整合工作。如一份文件中存在单面和双面穿插或A4和A3穿插情况，为实现快速扫描，可以先将一个文件扫描成多个单独文件，后期通过专业软件整合在一起。

扫描文件的整合，就是将属于同一个文件而扫描成多个单独文件的资料组合成一个文件的过程，也包括扫描过程中单面文件和双面文件混合扫描成一个文件后通过软件将空白页删除的工作。整合软件建议采用Adobe Acrobat 9 pro，操作简单。

最终整合好的文件在电脑中存放应该是一级文件夹名称为标段名称+竣工资料，如“铅厂沟滑坡处理工程竣工资料”；二级文件夹名称为案卷的档号，如：0100-8187-001；二级文件夹内文件名称为“档号+流水号”，如：0100-8087-001-1。扫描文件的数量与卷内目录的数量一致，其中案卷封面、卷内目录与目录中第一个文件整合成一个文件，最后一个文件与备考表整合成一个文件。

3.7 电子文档刻盘

按照业主相关要求，电子档案需要移交一式两套，一正一副。光盘采用不可擦除型进行存储，目前市场普遍使用4.7GB/盘，单盘无法存储的，合理分配到多盘存储。光盘刻录前先将扫描整合好的电子版根据大小进行分盘(小于4.7GB不用分盘)，建议内容相关的尽量放在一张盘中。如竣工图尽量放在一个盘中，目录放在一个盘中，其他的按照案卷档号进行排列。

为保证光盘刻录质量，建议到专业图文店刻录，刻录完成后将写有正本或副本的标签放入相应的光盘盒或袋中，后期与实体档案一起移交。

3.8 档案盒采购、脊背纸粘贴与档案盒折叠

档案盒作为储存竣工资料的装具，考虑长期保存，有相关规范对其进行要求。一方面为了统一，另一方面也为了方便施工单位，档案盒和脊背纸由业主档案馆统一定购，各施工单位根据组卷时统计好的各种厚度档案盒的数量到业主档案馆购买。

考虑统一及人员个体写字差异较大，档案盒的封面不采用人工手写，而是粘贴由档案管理系统导出信息打印的脊背纸。考虑防蛀和粘贴效果，脊背纸的粘贴采用白乳胶。普通浆糊含水量大，粘贴的封面变形也大，普通胶水当时粘合紧密一段时间后可能整体脱落。

粘贴脊背纸时，先将档案盒放平，用干抹布擦去表面的灰尘，然后将少量白乳胶倒在档案盒上，用刷子将其均匀摊开，与脊背纸粘贴的范围全部涂刷均匀后双手持脊背纸对正脊背文字将上部粘好，然后用干抹布将整张脊背纸抹平，再局部处理气泡区域。总结经验：白乳胶的用量尽可能少，以摊开看不到白色为最佳控制标准。

粘贴好脊背纸的档案盒需等强一段时间后再进行折叠，折叠过早容易变形，折叠太晚折痕处的脊背纸容易崩裂。高温干燥地区建议等强2小时左右，一般地区等强12小时即可，应放在背阴处晾干，不要放在阳光下晒干。

3.9 装订与装盒

原件正本在打印完页码后即可装订，考虑同一工作连续作业效率最高，因此装订工作在副本复印完成后与正本一起进行。

为保证装订质量，观音岩电站要求三孔两线。三孔的位置为靠近装订边1.25cm，中孔居中，两侧7.5cm各一个，钻孔采用浙江云广电动装订机。钻孔时建议在封面前覆盖一张标有孔位的废纸，一方面可精确定位，另一方面可以避免损坏封面。

穿线采用带缺口的锥子也可以用细铁丝，从下部穿过将装订线放入缺口内拉过去，三个孔的线均拉过去后，两边的线分别穿过中间的线环然后打死结，最后将多余的线头减掉，留1cm左右防脱即可。

最后根据档案盒上的档号再区分正副本将装订好的资料装入档案盒内，等待移交。

3.10 编制目录

编制目录不仅包括案卷目录、移交目录和全引目录，还包括科技案卷、科技卷内、竣工资料编制说明和档案移交签证相关资料，不包括卷内目录。

移交目录和案卷目录相对简单，可以与组卷工作同步进行；全引目录则需要验收合格后才能编制；科技案卷主要用于导入系统打印卷脊封面纸，应该在验收通过后第一时间做好，避免后期粘贴卷脊封面纸占用竣工资料编制的直线工期。剩余科技卷内、竣工资料编制说明和档案移交签证，在移交前做好就行。

3.11 移交

竣工资料移交分为两个阶段：

第一阶段为存储位置变化阶段。施工单位将装订成册一式四份的实体档案、一式两份的移交签证资料与光盘移交档案馆，运输途中注意档案盒的防水、防火、挤压变形以及污染等，按照档号顺序整齐排放在指定的密集架上，由档案管理人员清点无误后确认签字。

第二阶段为档案馆检查阶段。虽然经过了联合验收，但在后期打码、复印阶段可能因疏忽造成一定错误，例如正本原件为双面副本只复印了单面、装订时字头朝下或复印件页码不完整等。发现问题要求施工单位及时整改，确认没有问题后办理最终的移交手续，移交签证资料返一份给施工单位。

4 结语

我公司作为负责的国企，不仅在工程履约、工程质量方面成绩突出，而且在竣工资料编制方面也积累了大量经验。由于公司三级管理模式特点，具体项目上的工作由本项目自行完成，原项目上负责竣工资料并积累了一定经验的职工，随着资料的移交再次被安排到其他项目从事生产、技术、安全、质量、经营等岗位。部分项目开工后，经验丰富的职工陆续调离，而后续补充的基本是应届毕业学生，这样的团队到尾工时期面对竣工资料往往是不懂、不会，工作开展存在一定困难。

因此，建议所有项目在开工时就必须成立竣工办，或将其职能并入工程部、质量部或者总经理工作部，人员调动必须将工作移交清楚。

陈建军(1986.10-)，男，助理工程师，观音岩项目部工程技术部副主任兼竣工办主任；

宋迎爽(1986.7-)，女，助理工程师，观音岩项目部工程技术部竣工办专员；

刘建波(1983.3-)，男，工程师，观音岩项目部总工程师。

TV512

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2095-1809(2016)03-0047-04