聘用制下水利事业单位人事档案管理浅析

王 中

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

聘用制下水利事业单位人事档案管理浅析

王 中

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

分析目前水利事业单位人事档案管理中存在的问题，结合聘用制下水利事业单位的实际，提出完善人事档案管理工作的几点建议，以发挥在聘用制下水利事业单位人事档案管理工作的重要作用。

聘用制 水利事业单位 人事档案管理 问题 建议

1 聘用制下水利事业单位人事档案管理新局面

水利事业单位人事档案是人事管理部门依照国家相关法律，客观记录水利职工个人经历、思想政治、工作业绩、薪酬和晋升等内容的文件资料，是选拔水利人才的重要依据，在人力资源管理及开发上发挥着重要的作用。

水利事业单位人事档案管理工作，是对水利职工个人信息材料进行收集、整理、保存、鉴定、统计及分享使用的过程，目的在于为水利事业的发展提供全面真实的水利职工人事档案信息服务。党的十八大精神要求水利事业单位必须坚定人事档案工作使命，切实转变人事档案工作理念，把推进人事档案工作科学可持续发展作为着力点和落脚点。

“新常态”时代，聘用制已成为党中央、国务院深化事业单位改革一系列重大决策下，水利事业单位人事制度改革的关键要素。聘用制是水利事业单位与职工按国家相关政策、法规要求，通过签订聘用合同，明确双方工作权利和义务的用人制度，它对水利事业单位人事制度改革有着积极意义。

聘用制下人事档案管理工作的质量，影响着水利事业单位用人机制的活力，人力资源的开发利用，乃至水利事业的发展水平。随着水利事业单位全员岗位聘任制改革逐步实施，加上绩效工资和养老保险制度逐步推进，对人事档案工作提出了更新、更高的要求。但目前聘用制环境下的水利事业单位人事档案工作水平较之发达地区，仍存在差距和一些突出问题。

2 聘用制下水利事业单位人事档案管理存在的突出问题

2.1 管理理念上，组织重视不够，档案管理者归档服务意识淡薄，水利职工档案意识存在偏差

目前，部分水利事业单位组织缺乏对人事档案管理工作的重视，将其视为可有可无的次要工作。部分人事档案管理者归档意识淡薄，服务意识缺失，目标不明确，方式被动单一，主观能动性和创造性不足。

聘用制下组织对水利职工个人的约束以聘用合同为主，而非人事档案。随着水利事业社会化发展，水利人才流动频繁，也带来了全新的用人机制。部分水利职工主观意识上对人事档案开始出现偏差，为了选择新岗位的自身便利，而放弃人事档案，导致人事档案功能上变得可有可无。“虚假档案”、“人档脱节”等现象层出不穷，逐渐弱化了人事档案的传统功能。

2.2 管理难易度上，人员类别复杂，管理困难

随着水利事业单位聘用制改革的深入，逐渐开启了传统“水利单位人”到“水利社会人”的转变，水利职工在人事档案上出现三类归属：一是由组织人事部门进行管理的传统体制下的水利职工人事档案；二是先档案由原单位保管，引进后需对其重新建档的高层次水利人才档案；三是由当地人才交流中心管理的人事代理人员档案。复杂的人员类别，一定程度上加大了人事档案管理的难度。

2.3 完整性上，内容不全，陈旧单一

水利事业单位人事档案是水利人阅档如见人的说明书，内容完整是基础。聘用制下的水利事业单位职工身份类别多样，如事业正式编制、临时工、离岗待退和停薪留职，以及退休返聘等。事业单位岗位类别依照《事业单位岗位设置管理试行办法》规定，分为管理、专业技术和工勤岗位三种；又根据岗位性质、职务和任职条件，对其分别划分通用的岗位等级。

而目前水利事业单位人事档案内容陈旧单一，信息量不足，局限于对社会经历、思想政治等内容，描述简单重复，缺乏动态信息反映实际能力。出现如职务、职称晋升、工资变动等连续性信息的断档，未全面反映水利职工的履职与绩效，工作创新及个性特点等情况。此外，人事档案作为国家诚信体系建设个人信用数据的主要媒介，也缺乏水利人才诚信情况。因此，传统人事档案内容反映水利职工客观全貌上还不够完善，不利组织选能用才的全面人才信息保障。

2.4 真实性上，档案材料信息失真，质量不高

人事档案存在之根基在于真实，虚假档案不但难为水利行业和组织决策提供科学依据，反而会带来危害。由于人事档案在聘用制下，一方面关系个人职称、职务晋升、工资待遇、福利等切身利益，出于个人利益；另一方面，人才流动加快，档案流转环节增加，存在篡改等虚假材料，导致人事档案信息失真。

2.5 规范性上，整理缺乏规范，重新建档情况突显

作为一项专业性、技术性、准确性较强的工作，人事档案整理要做到“鉴别仔细、分类准确、编排有序、目录清晰、装订美观”。但部分水利事业单位规范性缺失，随机性强，档案凌乱混杂，难以方便利用。

随着聘用制的实施，水利人才流动加剧，重新建档已成为部分水利单位为防止人才流失和维护自身利益，以人事档案为“杀手锏”，增加了水利职工跳槽的难度。反之，为引进高端水利人才也如法炮制。

重新建档乃人事档案工作中一种不得已措施，是对部分水利职工的档案断档丢失或无从查考的无奈之事，是对某些管理环节纰漏的补救，难免造成“一人多档”、“有档无人”、“管档与管人分离”、“弃档”等现象。一方面，人事档案因弃档丧失作用而积压于原单位，既转不出，又不能销毁，导致人力物力财力的浪费；另一方面，因缺失人事档案作为客观依据，新单位组织对无档职工考察了解不足，无法发挥人事档案本身的可靠性和利用率。

3 聘用制下水利事业单位完善人事档案管理的建议

3.1 重塑新常态下水利事业单位人事档案管理理念

3.1.1 加强领导，重塑理念

“新常态”时代，水利职工与组织间的关系，逐步由封闭状态转向一定程度的开放。在聘用制环境下，水利事业单位人事档案管理需要全新的人事档案意识理念来引领，达到公开、公平、公正透明的标准。水利事业单位和档案管理者应加强组织领导，提高认识，重塑新常态下管理理念，加强主观能动性，推动水利事业单位人事档案管理工作的规范化、信息化和制度化发展。

3.1.2 加大宣传力度，努力提高全员人事档案意识，推进知情权建设

由于聘用制弱化了对身份的管理，人事档案被许多水利职工所忽视。这需要水利事业单位组织及人事档案管理部门加大宣传力度，提高职工对人事档案工作的重要性认识和支持。一方面，水利事业单位人事档案管理部门要积极参与组织的人事政策调整、人才选拔、工资晋级、职务晋升等相关工作，提高对人事档案监管、反馈的意识，注重倾听水利职工的意见，以优质的服务获得更多水利职工对人事档案的认知和重视，实现管理与服务的平衡；另一方面，水利职工也应树立全员人事档案意识，为提高人事档案信息质量提供支持。

3.2 以人为本，推进高素质人事档案人才队伍建设

人事档案管理工作作为聘用制下水利事业单位一项重要的管理职能，需要政治思想素质和专业素质较高的复合型人才。要适应聘用制下人事档案工作要求，就需要以人为本地加强对档案管理人员的“创造型、知识型、协作型”培养。

一是加强开展多种形式的新技能、新业务的培训学习和行业交流等，拓宽档案管理者的知识面；二是培养档案管理者的团队意识，树立团结协作精神，在日益复杂的人事档案管理中互相借鉴、协同高效地实现常态化管理；三是培养档案管理者的综合分析、文字写作能力，准确把握、收集水利事业单位人事档案信息，为组织选能用人提供准确可靠、便捷、高效的服务平台。

3.3 创新人事档案管理技术

3.3.1 积极推进信息化建设

聘用制下，水利事业单位人事档案是水利人才的信息资源库。随着信息技术的发展，信息化已成为人事档案管理与发展的必然。它不仅能简化手续，提高效率，甚至在一定程度上能消除“弃档”等传统管理无法解决的问题。因此，水利事业单位需要合理利用各种现代化资源，创新管理技术，把先进的科学技术手段应用到人事档案管理中来，对水利职工人事档案资源进行全面数字化、网络化，建立人事档案信息存储、检索和共享系统，实现资源优化配置，推进人事档案工作信息化建设，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，最大限度地发挥其作用。

一是利用现代设备技术，将档案资料整理录入系统，实现人事档案实体纸质与数字化格式并存；二是建立和完善水利事业单位人事档案信息化管理系统的综合数据库，将组织、人事部门管理工作所需基础数据集中归类，涵盖水利职工的职务和职称、学习培训，各类专业人才自身个性特点和专业特长等个人信息情况，形成一个结构合理、功能完善、能共享的水利人力资源数据库和各类别人才信息库；三是通过局域网实现非保密人事档案信息的资源共享，使组织合理选人用人客观高效，也使组织的服务上台阶，使人事档案管理者的工作优质高效，使水利职工得到方便，推动人事档案现代化、信息化的科学建设。

3.3.2 明确范围，规范整理，强化人事档案内容的完整性、多样性、真实性

聘用制下的人事档案要摆脱内容雷同、残缺、虚假情况，需要根据水利事业单位职工自身特点，以水利人才新标准来更新档案内容，实时精简和补充，能动态直观地反映职工综合素质的“折射度”和“立体感”。

首先是多样性。人事档案应创新内容的多样性，重视图形、声像资料等“活信息”收集，建立人才业绩动态跟踪系统，着重体现水利职工基本情况、科研学术活动、技术开发、业务进修、获奖和诚信情况。推进水利行业人事档案诚信建设，建立以身份证明、信用记录、健康、学历、供职变更为主的水利职工诚信档案；

其次是完整性。人事档案内容的完整性，有利于全面直观地反映水利职工的整体素质；

最后是真实性。人事档案的真实性是水利事业单位选人用人、调资、职务晋升等活动的重要依据，其内容必须实事求是地反映水利职工的基本情况。水利事业单位人事档案管理必须严把人事档案材料的审查、转入和转递关，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，对归档材料在一月内装袋，确保内容真实、及时准确。

3.4 创新人事档案管理模式

3.4.1 社会化、开放式、集中统一、归口管理

水利职工多以专业技术人员为主。在聘用制下，一方面水利事业单位人才流动数量日益增多，人事档案呈现出多样需求；另一方面，水利事业单位职工人事档案内容多以其业绩、专长经历经验等记载，保密内容偏少，因而“官本位”式的政治化、神秘化程度趋于弱化。人事档案会被单位组织和个人经常性查阅利用，不再局限于组织人事部门使用的狭窄范围。

随着聘用制的推行，水利行业事业单位各组织、各部门之间，因水利人力资源的社会化自由流动，在人事关系上联系紧密，这就要求水利行业各事业单位不再独占人事档案，而是通过相互合作，逐步推进由社会化人事档案管理机构整合资源的新模式，使水利人才使用权与所有权分开，实现“身份管理”到“岗位管理”，实现自主用人、能进能出的用人制度，促进人事档案管理工作的进一步发展。

3.4.2 提升档案多途径合理利用价值，价值性与适用性相统一

在档案利用价值上，要实现合理多途径，价值性与适用性相统一的原则。以档案法为基础，明确水利事业单位人事档案工作的管理权限和职责范围，突出行政管理职能，使人事档案成为能立体反映水利职工，包括德、能、勤、技、廉等在内的全方位信息载体。

同时，水利事业单位人事档案管理要创建管理与服务的平衡。管理上，要摆脱重保管轻利用的思维定势，以利用为目的，以利用促管理；服务上，要向水利职工本人开放非保密材料，提高水利职工对本人人事档案的知情权和透明度，使其时时了解自身情况，有利于增强水利职工的档案价值意识，促使其将水利岗位工作中形成的各种新业绩、新材料及时纳入档案，为水利事业单位人事档案带来正能量。

3.5 积极推进水利事业单位人事档案管理制度化建设

3.5.1 完善和创新人事档案管理制度

人是基础，制度是保障。水利事业单位人事档案的性质决定了该工作的严肃性。聘用制下，水利事业单位人事档案管理必须贯彻国家档案法及相关实施办法，以及地方性人事档案工作政策法规，依法治档，按规章制度办事。以此完善和创新，制定出与自身实际相配套的人事档案管理相关制度，逐步建立健全人事档案管理制度体系。

3.5.2 完善人事档案管理长效机制

聘用制下，推进水利事业单位人事档案管理工作任重道远，绝非朝夕，要从本质上解决体制和机制问题，才能建立长效机制。

首先，要以法律机制做保障，要在国家档案法等法律基础上建立健全；其次，要建立良好的现代化技术和创新服务保障机制。服务上增强主观能动性，整合水利科研、开发事业单位与人事档案部门的协调联动，实现人才资源优势互补，共同推进人事档案建设；还要建立完备的监督保障机制。充分发挥水利行业和组织各部门内部的监督力量，针对人事档案信息资源开发利用，研究制订相应检查、监督的方案。

4 结语

人事档案是聘用制下水利事业单位人才信息的重要载体。目前部分水利事业单位的人事档案管理工作，面临管理理念上组织重视不够，档案管理者归档服务意识淡薄，水利职工档案意识存在偏差；管理难易度上人员类别复杂，人事档案管理难度大；档案完整性上内容不全，陈旧单一；档案真实性上档案材料信息失真，质量不高；档案规范性上档案整理缺乏规范性，重新建档案现象突出等问题。应着手从重塑新常态下管理理念；重视人才队伍建设；创新管理技术；创新管理模式；积极推进管理制度化建设，多方面逐步完善，推动聘用制下水利事业单位人事档案管理工作的发展。

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G271：TV

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2095-1809(2016)02-0079-04