浅谈高校教学秘书工作及管理水平培养

杨璐++焦甜

摘 要：随着经济水平的不断提高，高等教育的普及，办学规模也进一步扩大。教学秘书在教学管理工作中的地位越来越凸显，对于管理部门和教学部门之间的纽带作用也越来越突出。本文通过对教学秘书的现有工作环境及普遍存在的问题加以剖析；对教学秘书的工作性质、工作职责、所应具备的工作素质加以阐述；对如何提升教学秘书的自身能力、解决现有问题、提高教学管理水平、提升队伍专业素质提出参考性意见。

关键词：教学秘书；工作素质；专业素质

中图分类号：G647 文献标识码：C

一、教学秘书的现有工作环境及普遍存在的问题

工作环境：教学秘书的工作量大， 所涉及的领域庞杂、繁复，培养周期长见效慢，更重要的是从业人员学历、能力水平参差不齐，难以统一培训。加之教学秘书职称评定等晋升机会较少，造成大量专业人员的流失，也给教学秘书工作带来很大影响。

普遍问题：①教学秘书的从业人员多为其他专业的毕业生，初期工作时上手速度慢，独立完成工作能力不强。②教学秘书这一岗位工作量大、工作强度高，造成大量从事教学秘书工作的教师流失，工作稳定性差。③岗位工资较低是普遍存在的问题，且晋升或者职称评定机会较少。④校方对教学秘书岗位的重视程度较低，硬件方面配发教学设备不足。

二、教学秘书的工作性质、工作职责及所应具备的工作素质

1.工作性质

教学秘书的主要工作性质就是服务，调节心态，以服务者的态度对待工作。好的服务关键就在于沟通、调节，在教务管理系统中，沟通是不可或缺的重要手段。优秀的沟通方法既能使教学秘书在工作中了解上级领导的意图，又能促进同事之间的和睦相处，还能更好地了解学生完成教学大纲中所制订的学习计划情况。妥善地协调校方与院系之间的关系、领导与下级之间的关系、同事之间的关系、老师与学生之间的关系。坚持以服务为本的工作理念，利用良好的沟通技巧，各部门之间建立起相互信任、相互促进的氛围。

2.工作职责

（1）实时传达上级通知，安排各级活动、任务。首先，教学秘书要将国家、教务系统、校方领导的各项指示、纲领性思想等对师生进行实时、准确的传达；其次，教学秘书要及时通知系内师生有关于校内活动的通知；最后，教学秘书应规划安排好教学活动的时间、地点等，做到分工明确，责任到人。

（2）常规教学任务。以教学活动为主导，扎扎实实地完成常规的教学管理工作任务。制订工作计划和时间安排，保质保量地完成既定目标，不发生遗漏事件或差错，是每个教学秘书常规教学任务的目标。①领导方面：对上级领导及时汇报任务完成情况。②教师方面：及时通知授课安排，收集整理听课记录，整理保存好教学大纲及教学计划，及时通知调整、停课安排，课时量统计和试卷收集整理。③学生方面：帮助新生登录名册，发放课表，订阅教材。帮助补考生完成补考、重修，通知四六级、计算机考试报名、获奖或处分的登记。帮助毕业生审查毕业资格，归档毕业论文和统计毕业重修科目及毕业生就业统计和证书发放等。④其他工作：教育改革立项，特色精品课程的设立，教学成果的申报，教学评估和特色专业的审批等。

3.工作素质

良好的政治思想、优秀的工作能力和吃苦耐劳的品质构成了教学秘书的基本工作素质。对党的忠诚，对国家教育改革政策的执行，是每个优秀教学秘书的思想准则。而优秀的工作能力是对其完成工作任务的基本保证。面对多样化的工作，只有拥有过硬的技术，才能保证在工作中不出现遗漏或偏差。

三、提升教学秘书教学管理水平

首先，了解各项教学要求和管理规定，并熟记于心，做到心中有数；其次，将所需办的事情按时间顺序排好，制订时间计划表，形成一套有自身特色的工作流程；最后，提升个人学习能力，多参与对外交流和专业进修，夯实基础，提高自身水平。教学秘书这一岗位虽然平凡，但是在整个教学管理体系中占据着重要的位置。一名合格的教学秘书应该具有极强的沟通技巧、良好的政治思想、过硬的工作能力和吃苦耐劳的品质。工作上细心、耐心地完成每一项任务，态度上谦逊有礼，保持着服务师生、服务校园的心态。

参考文献：

[1]徐 东.教学秘书在高校管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报，2005，（3）.

[2]马 晶.试论高校教学秘书的角色定位[J].伊利师范学院学报， 2007，12（4）：110.