建立施工企业经济资料管理档案的重要性

王 春 莲

(昌陆建筑工程集团有限公司，山西 太原 030000)



建立施工企业经济资料管理档案的重要性

王 春 莲

(昌陆建筑工程集团有限公司，山西 太原 030000)

论述了施工企业建立经济资料管理档案的必要性，分析了经济资料管理的主要内容，并针对经济资料管理中各种问题的产生原因，提出了具体的管理措施，以提高施工企业项目经济资料管理水平。

经济资料，项目管理，竣工结算，现场签证

0 引言

实现项目利润的最大化是每个施工企业的必然追求，在当前市场环境下，项目人工、材料等单价逐步提升，导致工程成本的相应提高，因而，企业要不断地提升管理水平，降低工程成本来参与市场竞争，过程中，我们不仅要加强企业的项目管理，同时还要善于发现索赔机会，及时整理索赔资料，争取得到应有的合理补偿。但同甲方索赔结算需要有理有据，这就要求施工方在履行合同的过程中，要全面收集整理相关文字资料、图片以及影像资料等具有说服力的相关资料，获取有效的计价依据，为竣工结算时合理调整工程造价，提供合理依据和书面资料支持，因此施工项目应高度重视和加强项目经济资料档案的管理工作。

1 加强企业经济资料管理档案工作的必要性

1)项目过程经济技术资料的及时和完整，可避免因资料缺失造成项目亏损。经营企业的最终目的是盈利，在经过招投标、中标的过程后甲乙双方关系即确定为平等的经济合同关系，中标方要在合同约定的条件下完成承包范围内的工作，才能获得工程价款，但由于工程产品本身的特殊性——施工周期长、产品具有固定性、露天作业受气候影响大、产品单一性等原因，一个工程项目可能要经历2年～3年甚至更多年份，在施工过程中会产生许多不确定的因素，如工程地质不同或发生变化、天气情况对工程施工进度影响、合同约定中甲方资金不到位、图纸不到位、甲供材料不能及时供应等，造成不能按合同履约的情况，会出现大量的工程变更和需要办理签证的项目，若不能及时从甲方获取有效签证，取得甲方的认可，就会造成施工方的工人窝工、机械租赁设备的闲置、管理费用的加大等导致成本的加大，在进入工程竣工结算审核及审计过程中，就会因资料不充分，索赔证据不足，而无形中造成不应当承担的损失甚至项目成本亏损。

2)通过建立经济管理档案，对建筑施工过程中，收集项目经济资料及数据相对系统完整，在项目结束以后，企业要依据相关制度和项目承包合同，依托工程经济档案中相关资料，对项目经营状况进行内部成本核算，以及对各项目人员进行兑现结算和奖励。

3)可对经济资料档案中相关数据分析结果加以运用。工程竣工后，企业可对各项目经营盈利或亏损结果原因进行分析，针对不合理管理行为及现象出台相应管理制度，提升企业项目管理水平；同时，可对同类型项目数据进行分析整理，建立企业经济指标数据库，积累企业管理项目相关成本资料，可提升企业报价管理及定额水平管理；另外，在合同履约过程中，因客观原因导致的经济合同纠纷，如项目能提供完整的各项经济技术资料，更具有相当重要的现实意义。

综上所述，各项目在施工过程中，应及时办理相关经济技术资料，施工企业需要建立和加强项目的经济资料档案管理工作。

2 施工单位资料管理中容易出现的问题

2.1 相关影响成本的经济资料不能及时得到收集

施工过程中甲方或监理常常会因要改变建筑的某些功能而口头提出对施工图进行变更，或提出对一些图纸中不包括的项目进行施工等要求，而往往因工期要求比较紧而先行施工，结果导致因各种主观和客观原因，使施工方后补签字时相对困难的局面，造成由于经济资料得不到及时签认，而项目上不能准确报量和核算，致使施工成本不实甚至发生当月账目亏损。

2.2 客观原因导致可能发生的项目资料漏签现象

业主和施工方均存在向社会招聘工程管理人员或聘请兼职人员的情况，因招聘人员岗位的相对不稳定，使得人事变动几率相对较大，当项目上已发生了需签证的项目，而由于各种客观原因，对没进行及时办理的签证，在发生人员变动后，尚未签证的项目就会因新接任管理人员对项目情况的缺乏了解，而造成现场签证的延误或漏签。

2.3 收集到的相关资料内容不够全面

项目上管理人员习惯于多年以来在一个相对固定的环境中形成的工作程序和模式下进行工作，以及专业知识和工作经验的局限性，对一些新政策给施工单位带来的冲击和影响估计不足，加之对新知识学习不够和合同管理意识不足，认识不到同甲方签证索赔资料的重要性，形成相关经济资料的过程缺失，从而在办理正式结算时丧失了相关的结算权利。

2.4 签证资料本身的质量还有待完善

在组织签证的过程中，因签证人员知识结构的局限性，对待签证的内容及语言表述上顾此失彼，对技术经济两个方面不能很好的结合，造成竣工后同甲方的最终结算时会形成损失。

2.5 资料收集和传递程序不够完善

由于索赔资料形成的涉及范围较广，项目相关岗位在索赔事件发生时没有索赔意识，或收集到相关资料后认识不到其经济性和重要性，从资料的传递程序上形成障碍，收集不到造价员手中，从而形不成结算资料，最终造成收入的流失。

2.6 项目管理人员对资料的形成不够重视或策略不当

有些项目因在施工过程中同甲方关系相处比较融洽，主观上认为甲方不应也不会刻意损害施工方的利益，认为早晚都一样，对结算存在侥幸心理，客观上担心在办理一些资料过程中会伤双方和气，造成以后工作中的沟通困难，致使对签证事件和资料采取先搁置的做法，但当甲方人员变动或发生其他预计不到的变化时，往往处于被动局面，从而给项目造成不可挽回的损失。

3 针对以上问题应采取的相应策略

1)企业要根据实际情况，针对具体问题，制定出台相关管理制度：如资料整理时限、内容等具体要求、人员调动交接程序、定期整理和检查签证办理情况等措施。

2)对项目相关人员及造价员要职责清晰，并须加强项目各部门人员的及时沟通，防止漏项等情况的发生。

3)要加强对新上岗造价员及在岗造价员的继续教育和相关知识的培训，提高造价员业务水准和成本意识，逐步培养复合型人才。

4)加强档案管理工作，要有统一的整理资料标准，定期或阶段性的按制度进行档案的检查。

5)同时，项目人员的合同交底、技术交底等资料，对竣工结算也非常重要，要加强项目所有人员的成本意识教育和索赔知识的普及。

6)要让每个管理人员都体会到项目成本是整个项目全过程、全员、全方位的管理，要建立沟通制度，定期组织召开管理人员会议，充分重视资料的收集和整理工作。

4 经济资料管理档案工作及相关内容

鉴于建立和加强经济资料管理档案的重要性，企业出台相关制度，各项目应按要求收集整理相关资料，列入经济资料管理档案的内容应有以下内容：

1)投标预算过程中的相关资料。

招标文件、招标补遗、答疑记录、投标书副本、甲方回函及通知、传真等中标前所有形成的书面资料。

2)施工过程中应收集的经济技术资料。

中标通知书、施工许可证、施工合同、施工组织设计、开工报告及开工令、图纸会审记要、分层分段工程预算及工料分析、临建设施预算及工料分析、工程分承包合同及结算、 劳务分承包合同及其结算、工程变更、现场签证、调整预算及工料分析、月计划、月报表、安装工程及其他分包项目相关资料、工程相关会议记录、来往函件、资料签收单、施工日志、竣工报告、竣工验收证明书、请款或催款报告、甲供材料具体日期、甲方或监理口头交底记录、工程图片等与合同约定内容相关资料均应进行收集整理。

由此可见，在企业项目管理工作中，建立和加强经济资料管理档案工作非常重要，但在档案管理质量上也要制定一个标准，进行一定程度的规范。另外，因施工项目、施工环境、合同签订形式等方面的不同，索赔原因和事项会有千差万别，文中所列档案内容并不能完全囊括完成工程合同约定内容的全部索赔签证事项，应在实际的操作过程中灵活掌握。对签证和索赔资料形成的问题，还需要同大家共同学习，深入探讨，不断总结经验，以促进经济资料管理档案工作水平的提高，为能从资料管理入手，给项目寻求和创造更多的利润空间，做到更好。

[1] 刘艳玲，刘贵兰.谈电力建设施工企业的项目成本控制[J].山西建筑，2012，38(30)：257-259.

The importance of establishing the management archives of economic data in construction enterprises

Wang Chunlian

(Changlu Construction Engineering Group Co., Ltd, Taiyuan 030000, China)

This paper discussed the necessity of establishing the management archives of economic data in construction enterprises, analyzed the main contents of economic data management, and put forward specific management measures according to the causes of variety of problems in economic data management, in order to improve the economic data management level of construction enterprise project.

economic information, project management, completion settlement, field visa

1009-6825(2016)30-0252-02

2016-08-16

王春莲(1973- )，女，工程师

G271

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