关于印发《上海保险专业中介机构财务管理指引》的通知

2016-04-05

上海保险年鉴 2016年0期

沪保监发〔2015〕156号

为进一步规范上海地区保险中介机构财务管理行为，提高财务数据真实性，促进保险中介市场健康发展，我局制定了《上海保险专业中介机构财务管理指引》（以下简称《指引》），现予以印发。各专业中介机构应按照以下要求，做好《指引》贯彻落实工作：

一、成立财务管理工作小组，工作小组的第一责任人应为机构主要负责人。第一责任人应牵头工作小组分阶段开展《指引》落地实施工作，包括制定计划、学习培训、组织实施及监督落实等。工作小组应留存各阶段工作开展过程的书面材料备查，并对各阶段工作进行总结。

二、开展多形式学习活动。工作小组应通过多种方式引导本机构员工学习领会《指引》精神，包括鼓励自学、组织讨论等。工作小组应至少组织一次全体员工培训，培训内容应包含对《指引》的解读、对本机构财务管理制度的影响、本机构财务管理制度完善计划等。

三、调整内部管理制度。工作小组应根据《指引》要求，在与相关保险公司沟通协调基础上，组织财务部门对本机构财务管理制度进行梳理和完善，协调业务部门配合完善相关业务流程，并督促全体员工对修改后的管理制度进行学习。

四、自查落实情况。工作小组应对本机构各部门落实《指引》及本机构管理制度情况进行定期自查。将落实不到位的个人和部门作为重点关注对象，督促整改。

五、我局拟于近期组织全行业培训，请各专业中介机构关注我局电子政务平台，及时查收培训通知。

各兼业代理机构应认真学习领会《指引》精神，按照《指引》要求做好与保险业务相关的财务管理工作。

我局将适时对各中介机构落实《指引》的情况进行实地核查。对未按《指引》要求进行财务管理工作的中介机构，我局将根据相关法律法规严肃处理。

特此通知2015年8月11日

上海保险专业中介机构财务管理指引

第一章总则

第一条为进一步规范上海地区保险专业中介机构财务管理工作，提高财务数据真实性，促进保险专业中介市场健康发展，依据《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国会计法》《保险专业代理机构监管规定》《保险经纪机构监管规定》《保险公估机构监管规定》《保险中介公司会计核算办法》等法律法规及其他相关规范性文件，制定本指引。

第二条本指引适用于在上海市行政区域内经营的保险专业中介法人机构及其本地分支机构，以及外地专业中介法人机构在本地设立的分支机构。

第二章财务基础规范

第三条各机构财务管理应遵循以下原则：

（一）权责发生制原则。各机构应根据权责发生制原则进行财务核算。

（二）客观性原则。各机构财务管理应以实际发生的经济事项为依据，做到内容真实、数字准确、资料可靠。

（三）完整性原则。各机构财务档案应完整反映本机构经营相关的收支情况，包括但不限于交易对手、金额、对应经济事项。

第四条各机构应建立包括会计账簿、会计报表、银行对账单、现金收支记录等要素的财务档案，记载公司经营情况。

各机构原则上应使用专业会计软件建立电子会计账簿。

各分支机构可由其法人机构制作会计账簿，也可由本机构制作会计账簿。各分支机构会计账簿应与其法人机构相对独立，能够完整、客观反映分支机构经营状况。

第五条各机构应严格按照中国保监会及其他金融监管部门批准的业务范围经营，并按业务范围开具相应项目的发票。

第六条各机构应据实列支各部门成本与费用支出，不得采用包干形式向部门或团队下拨费用。

各机构不得为本机构以外的单位或个人报销与本公司经营活动无关的费用。

第三章财务核算规范

第七条财务核算应保留必要的原始凭证，从外单位取得的原始凭证，除相关法律法规明确规定外，必须盖有填制单位的印鉴；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有部门负责人签字。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位印鉴。

第八条各机构应严格按照中国保监会批准的业务范围确认“主营业务收入”，并在“主营业务收入”科目核算，并按照业务类别设置二级科目核算。

第九条各机构提供追偿服务、教育服务等业务获得的收入，在“其他业务收入”科目核算。

第十条各机构应在业务相关经济利益能够可靠计量且很可能流入本机构时确认收入，并在确认收入的原始凭证中留存业务经办人员和部门负责人确认该业务的相关单证。

代理机构应在保险公司签发保单给代理机构或投保人时确认收入。

经纪机构应在合同约定的劳务全部完成时确认经纪佣金收入，应在出具评估报告或咨询报告时确认咨询费收入。

公估机构应在出具公估报告时确认公估收入。

第十一条经纪机构或公估机构在确认收入时，不包括与其他经纪机构或公估机构进行业务协作应归属于协作机构的协作费用。

经纪机构或公估机构从协作机构取得的协作费用应确认为本机构的业务收入。

第十二条 “主营业务成本”科目核算各机构从事主营业务而直接发生的实际成本，并按照成本类别设置二级科目。主要包括但不限于以下列支内容：

（一）向业务人员支付的佣金、工资、福利及社保等薪酬费用，包括基本薪酬以及与销售量相关的业务绩效薪酬；

（二）业务部门发生的业务招待费、业务宣传费、差旅费、通信费、车辆使用费等与主营业务直接相关的费用；

（三）其他与主营业务直接相关的成本。

第十三条 “管理费用”科目核算不与主营业务直接相关、为维持公司日常运营所发生的必要费用，并按照费用类别设置二级科目。主要包括但不限于以下列支内容：

（一）实施业务咨询、投诉处理相关部门的费用，包括人力成本、职场费用、办公费用、咨询费、信息技术费用及教育培训费用等；

（二）总经理室等经营管理部门以及财务管理、人力资源管理、行政管理、法律合规、信息技术管理等后援支持部门的费用，包括人力成本、职场费用、办公费用、咨询费、信息技术费用及教育培训费用等；

（三）其他不与主营业务直接相关的费用。

第十四条 “应收账款”科目核算各机构因提供劳务等应向接受劳务单位收取的款项，包括经纪机构或公估机构发生协作业务时需从其他保险中介机构收取的款项。

代理机构或经纪机构为投保人垫付保险费应在“应收账款”科目核算。

为客户代垫费用应在“应收账款”科目核算。代垫费用是指根据合同约定的，各机构在完成业务的过程中为客户暂时垫付的费用，如差旅费、查勘费、专家咨询费、检测费等。合同中未明确约定为代垫费用的，各机构应作为成本进行核算。

第十五条 “应付账款”科目核算各机构因购入商品、接受劳务等应付给供应单位的款项等。

代理机构或经纪机构向投保人收取、之后再解付给保险公司的保险费应在“应付账款”科目核算。

第十六条各机构与其他企业、个人存在与主营业务无关的借贷，应在“其他应收款／其他应付款”科目核算，同时应在原始凭证中保留借贷款协议，注明借贷款期限。超过约定借款期限未收回的应按有关会计规定进行坏账处理。

经纪机构或公估机构发生协作业务时应支付给其他保险中介机构的协作费用应在“其他应付款”科目核算，并设置相应二级科目。

第十七条各机构缴存营业保证金的，应在“存出营业保证金”科目核算。

第四章成本与费用管理规范

第十八条各机构会计账簿中留存的从外单位取得的发票，付款方应为本机构（含分支机构）或员工（包括与本机构或分支机构签订劳动合同的正式员工、签订代理合同的销售人员、劳务派遣人员或聘用人员）。

前款规定范围之外的发票入账时，应附本机构负责人签字的审批单。

第十九条向员工支付工资、奖金、津贴和补贴，以及用于集体福利的开支核算，应在原始凭证中留存发放明细或另行建立发放明细档案备查。

不得向未签订劳动合同、代理合同或劳务合同的人员发放工资及福利。

第二十条为满足业务经营的合理需要而支付的业务招待费核算，应在原始凭证中留存业务经办人和部门负责人确认的审批单。

第二十一条员工移动电话通信费核算，应在原始凭证中留存经办人和部门负责人确认的审批单。

第二十二条员工出差期间产生的往返交通费、住宿费、补助费和市内交通费等差旅费核算，应在原始凭证中保留差旅通知、差旅申请审批单或其他差旅事项证明文件及款项清单。

各公估机构因现场查勘等与案件直接相关事项产生的差旅费核算，可以案件编号代替差旅通知。以案件编号代替差旅通知的，应另行建立案件差旅费档案备查，记录差旅时间、事项、人员、费用及对应会计凭证编号。

第二十三条各机构召开内部会议、产品说明会等各种会议费用核算，包括会议住宿费、餐费、场地租金、交通费、文印费、材料费、授课费等，应在原始凭证中留存会议通知、会议议程及相关安排表、签到表（应包含部门或机构、姓名、至少三人的联系电话等信息）、会议现场照片（打印件，不同角度至少三张，能清晰显示地点、会议名称、与会者）。委托第三方承办会议的，还需留存与承办机构双方签章确认的书面协议。

第二十四条因经营及管理需要而购买咨询服务所产生的咨询费核算，应在原始凭证中留存付款申请审批记录、发票、咨询协议或对方单位的费用结算依据等凭证和支持性文件。阶段性成果和咨询报告应留存备查。

第二十五条因经营需要租赁办公用房、车辆、电子设备等所产生的租赁费核算，应在原始凭证中留存租赁合同复印件、产权人所有权证明、身份证明。存在转租情形的，应附上产权人同意转租的书面材料。

第二十六条使用机动车船过程中发生的燃油费、检测费、路桥费、停车费、车辆保养费用、洗车费、保险费等车船使用费核算时，仅限于核算本机构所有或租赁的机动车。车船使用费的支出总额要和公司使用的车辆总数相匹配。因业务拓展、现场查勘等公务事项，存在私车公用情况的，应建立登记备案及报销限额规定。

第五章收支管理规范

第二十七条各机构应根据实际需要开设多个公司账户，管理不同性质的资金往来。

各机构不得使用个人账户收取或支出公司经营过程中产生的往来资金。

第二十八条代理机构代收保险费的，应开立独立的代收保险费账户进行结算。代收保险费账户仅用于收取投保人保险费和向保险公司支付保险费，不得与本机构其他账户、非投保人账户等发生资金往来。

经纪机构应当开立独立的客户资金专用账户。客户资金专用账户只能存放投保人支付给保险公司的保险费，为投保人、被保险人和受益人代领的退保金、保险金。

第二十九条各机构原则上应采取零现金方式进行收支结算。向员工支付款项（含工资、佣金、报销费用、借款）应当以银行转账方式支付至其本人银行账户。向外单位支付款项应当以银行转账方式直接支付至对方单位账户。

员工垫付待报销款项的，原则上应采取零现金方式结算，并在报销时提供刷卡或转账凭据。

下列情况可暂使用现金结算：

（一）在不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的支出；