科技传播中大学机构知识库价值及服务功能探索*

傅倩霍丽萍



科技传播中大学机构知识库价值及服务功能探索*

傅倩霍丽萍

摘要论文从科技传播形式和受传者的角度，分析机构知识库的用户群体，合理定位机构知识库价值，并在此基础上开发机构知识库服务功能。分别从科研人员、学生、决策管理人员、企业、图情人员和非专业大众六类用户的信息需求角度，细化机构知识库的服务功能，包括统计分析功能、交流功能和知识服务功能。并按用户的服务保证级别，对不同用户使用机构知识库的权限进行设置。

关键词机构知识库用户信息需求服务功能

分类号G252

DOI10.16810/j.cnki.1672-514x.2016.02.011

*本文系华东理工大学基本科研业务费探索研究专项基金“华东理工大学机构知识库的构建”（项目编号：WR1323001）研究成果之一。

Research on the Value and Service Function of University Institutional Repository in Science and Technology Communication

Fu Qian，Huo Liping

Abstract From the perspective of scientific and technological communication and the transmission of knowledge base, this paper analyzes the user groups of the university IR, reasonably positions institutional repository, and on this basis, designs the corresponding service functions.Respectively from the perspective of researchers, students, managers in making decisions, enterprises, library and intelligence officers and non professional public six types of user, it refines the service function of the IR, including statistical analysis function, communicative function and knowledge service function.And according to the user's service guarantee level, the accesses of the IR for different users are set up.

Key wordsInstitutional repository.User.Information need.Service function.

大学拥有丰富的教学资源和各类科技产品，包括期刊论文、会议论文、学位论文、专利、科技成果、技术转移等，是一笔巨大的科技财富。大学机构知识库作为收藏大学各类学术资源的数字平台，实行开放获取，非常有利于大学学术资源的传播再利用。但在实际的使用过程中，大学机构知识库并没有像预期的那样被大学主体成员（科研人员）和社会所利用，其科技传播价值也没有充分体现出来。威斯康星大学机构知识库管理者认为，机构知识库没有任何专门的使命，今后机构知识库建设的出路在于思考机构知识库有益于机构成员且有益于宣传的专门服务[1]。康奈尔大学图书馆等美国大学图书馆将数据监护理念引入到机构知识库建设中，并提供一系列的更为完善的服务，希望机构知识库在整个科研过程中发挥作用[2-3]。也有一些研究者通过构建研究者主页，促进机构知识库走近用户主体，促进学术交流[4-5]。

如何获得用户认可，为用户所用，使大学机构知识库真正发挥其科技传播作用，成为机构知识库建设者共同关注的话题。因此，本文拟从科技传播主要形式和受传者的角度，对机构知识库的用户群体、用户信息需求及信息获取方式进行分析，围绕用户信息需求设计相应的服务功能，吸引不同用户使用机构知识库，提高机构知识库的适用性和价值；并注重对用户信息需求的归集和反馈处理，促进不同用户间信息交流沟通，将机构知识库建设成一个真正的学术交流和传播平台。

1　大学机构知识库用户及用户分类

大学学术资源不仅为大学本机构成员（教师、科研人员、学生以及管理人员）所需要，也是非本机构的同行和寻求技术支持的企业所需要的。因此，作为大学学术资源的信息服务平台，大学机构知识库的用户除了本机构成员，还包括非本机构的同行和企业等。

本文从机构知识库价值（一是实现研究成果的开放存取，促进学术交流，二是长期保存机构的研究成果，借此体现机构学术声望、学术水平和社会价值[1]。）的角度，对机构知识库用户群体进行分类，将大学机构知识库的用户划分为六类：①科研人员、教师；②学生；③决策、管理人员，如科技处、研究生院、人事处等科研管理部门相关工作人员；④企业；⑤图书情报人员、科技评价人员；⑥非专业大众。

按对用户的服务保证级别，将机构知识库用户分为一般用户、重点用户、特殊用户，并按此级别对不同类用户进行权限设置，设定信息共享范围。

2　大学机构知识库用户信息需求及功能设计

科亨（Kochen）认为，用户的信息需求状态是发展变化的,其发展路径可简化成三个层次，即客观状态—认识状态—表达状态（如图1）[6]。

第一个层次的需求状态是客观的，即一定社会条件下具有一定知识结构和素养的人，在从事某一职业活动中有着一定的信息需求结构。第二个层次是被唤起——被认识到的需求状态，即对信息需求的认识状态。由于主观因素和意识作用，用户认识到的信息可能仅仅是其中的一部分，或者全然没有认识到，甚至有可能对客观信息需求产生错误的认识。第三个层次是信息需求的表达状态，即用户的信息获取方式。由于主观因素，信息需求的认识和表达状态与信息需求的客观状态并不完全一致，甚至是脱节的。从发展的观点来看，用户的信息需求是可被激发和被引导的。经过一定的引导，信息需求的认识和表达状态最终与信息需求的客观状态达成一致。

2.1大学机构知识库用户的信息需求

从信息需求的三种状态出发，基于大学机构知识库用户特征资料和调查，表1列出了大学机构知识库六类用户的信息需求客观状态和表达状态，不同用户信息需求的客观状态各有偏重：科研人员、学生的信息需求侧重于具体的科研信息和专业知识；企业的信息需求侧重于有市场价值的新技术、新产品开发；决策、管理人员的信息需求侧重于宏观的发展规律和人才培养；图书情报、科技评价人员的信息需求侧重于科技发展趋势和规律；非专业大众对新技术新思想有了解需求。大学机构知识库将分散在各数据库和存储机构的本校学术资源整合在一起，客观上对本校的科技产出、知识结构、科技发展方向、人才发展等做出了呈现，可以满足不同用户的信息需求。但进一步分析用户的信息需求表达状态，发现各类用户对机构知识库的使用状态均不理想。另外，从表1可以看出：科技人员习惯于从数据库（学科库）和学术圈获取所需信息；学生习惯于从课堂/教师和相关专业书籍中学习；企业或依赖于中介服务或直接与校科研人员合作，也鲜少用到机构知识库；科技评价人员则常借助于通用的文献评价工具如ESI、SCI、Citespace等进行科技产出分析[7-8]。

表1　大学机构知识库用户的信息需求情况

由以上分析可知，机构知识库的信息内容虽符合用户的客观信息需求，但受整个学术体制的影响，用户对学术信息需求的认识状态和表达状态更倾向于倍受认可的学科库和传统检索工具[10]。究其原因，我们认为是机构知识库自身特点和服务功能的缺失导致的。大学机构知识库储存本校教学、科研资源，能集中、系统地反映本校的研究历史和学术成果，这是机构知识库的特点和价值所在。通过机构知识库，可以方便获得该机构中的学者及其团队的所有学术信息（包括散布在各学科库的研究论文、专利、专著、科研数据等），这是任何一个学科库所不能比拟的。但这一特点也限制了机构知识库的应用。由于机构知识库无法覆盖整个行业或某个学科的学术成果（其储存内容仅局限于本校的学术成果），用户（尤其是科研人员）要了解评价某领域研究全貌，往往需借助于查询与本行业有关的学科库或通用数据库[11]。机构知识库自身特点限制了用户对其的认可，这间接导致机构知识库的价值被忽略。因此，机构知识库的建设需立足自身特色，合理定位，并有必要通过增加服务功能等措施，如设计网页服务功能和提供人工服务，激发并唤起用户的信息需求，促进用户认识其价值并利用之。

2.2针对用户需求的机构知识库服务功能设计

深入分析用户的信息需求，是为了更好地服务用户。大学机构知识库不同用户的信息需求方向各有侧重，因此大学机构知识库的服务功能也应按用户类型分别设计，根据不同用户的信息需求特点设计相应的服务功能，形成面向多用户的多维服务平台。下面分别针对六类用户的信息需求，从不同维度进行数据组织，设计机构知识库服务功能。

2.2.1针对科研人员、教师信息需求的机构知识库服务功能设计

科研人员、教师的信息需求主要是学术成果追新、学术价值肯定、学术交流[9]。这三个方面在科研过程中交互存在，互相促进，可有效促进并支撑科研人员的科研活动。机构知识库由于只储存本机构成果，在学术成果追新这方面不占优势，但可以以服务的方式，灵活扩展机构知识库的内容，如针对某一专题，以机构知识库为聚合中心，将分布在不同数据库或网络上的同主题学术资源进行聚类，或提供链接服务，或进行库外定题服务。

在学术价值肯定方面，目前主流的是同行评议和学术出版。机构知识库建设初衷就有提高学术影响力和促进出版的作用。为此，机构知识库可推出一系列相关功能，如允许下载、转载，增加交流窗口、设置标签、提供定题服务等，扩大机构知识库影响力，并在统计功能的基础上，对新出版/高影响力的文献在首页轮播推荐，提高显示度。另一方面的学术价值肯定是科技人员在申请项目和评奖时证明自己的研究或成果的学术影响力（如查新报告或论文收引）的依据。机构知识库记载了每篇论文的收录情况（SCI，EI，CPCI、CSSCI等），方便科研人员快速调用相关收录情况。并且，机构知识库对每篇论文的下载量、转载量以及评论数进行记录，对这些参数进行统计，可以作为论文被引次数（在其他学科库或协会库中被引用的次数）的补充，综合评价论文的学术影响力（借鉴Altmetrics[12]计量指标在社交网站的应用）。

在学术交流方面，大学机构知识库收录本机构各类学术资源，通过大学机构知识库，可以了解某一学者或专题的系统研究成果，客观上非常有利于学术交流，但由于科研人员不习惯使用甚至不知道机构知识库，使得机构知识库难以实现其学术交流价值。目前，有一些机构知识库以建立研究者主页的形式，将机构知识库资源按研究者进行聚类划分，希望得到研究者的认可和参与建设，但效果仍不理想。笔者认为，构建研究者主页只是对机构知识库的资源进行了一次重组，并未对机构知识库形成知识增值，并且这一形式与学术界流行的更为科研人员认可的由学术出版推出的研究者主页有相似之处。对比机构知识库与传统研究者主页，不难看出机构知识库有别于传统研究者主页的地方在于：机构知识库不仅可以展示某一位科研人员的研究成果，而且汇集了本机构所有科研人员的研究成果。通过机构知识库不仅可以了解某一研究者的系列研究成果，还可以了解该作者所在课题组的研究情况及作者之间的合作情况等。因此，机构知识库应合理定位，发挥自身长处，加强对本机构研究成果的相关性和连续性的展示，并引入wiki/blog等新媒体交流平台[13]，促进学术交流。

以上分析了机构知识库相对于科研人员信息需求的功能设计宗旨及具体操作。可以将针对科研人员、教师设计的机构知识库服务功能（见图2）集成到科研人员、教师的个人账户界面（机构知识库为每位科研人员、教师提供个人账户，方便用户管理个人成果），在个人账户的六个功能区实现。这六个功能区分别是：个人成果提交/修改；权限设置；消息管理；我的订阅/收藏；技术支持（企业技术支持提交单）；统计分析。科研人员、教师可通过个人账户合理利用机构知识库。

2.2.2针对学生信息需求的机构知识库服务功能设计

学生的信息需求主要是专业知识和研究方法的学习，一般对教材、参考书的需求较大。机构知识库包含大量教学信息资源，如教师记录（个人主页信息，学者ID）、教师著作、课程记录、教材、参考书、课题资料，以及更为学生接受的新媒体资料，如多媒体、音频、视频、动画、软件系统等，因此机构知识库可面向学生用户侧重教学信息资源的呈现。图3为机构知识库面向学生的知识组织思路。如以课程为中心聚合，将与该课程的相关教材、大纲、课件、视频、教师信息及科研成果等进行关联（图3.③④⑤⑥⑦）。学生可以在查找该课程时获得更多的信息，包括该领域从理论基础到研究应用的一些成果，从而加深对专业知识的学习理解，进而体会科学方法、科学思想以及科学精神。其中，多种学术资源的知识组织可通过分布式服务模式实现（跨库检索）。因为学习是个系统化的过程，因此机构知识库仅对各种资源进行聚类知识组织是不够的，还有必要进行一定的导航设置。如对不同专业的课程进行分类导航（图3.①），并将相关课程进行关联（图3.②），设置超文本链接功能、收藏功能。通过对教学资源的分类导航和知识组织，使机构知识库的教学资源价值增值，方便学生根据自己的学习路径制定学习计划，梳理知识网络。此外，机构知识库可设置独立的服务窗口，搭建学生和教师的沟通平台，为学生答疑解惑，也可为大学生科技创新寻找导师，促进高校信息共享空间的形成。

学生作为机构知识库的重要用户，也拥有个人账户和密码。学生可通过个人账户管理自己的学习资源，收藏、分享自己感兴趣资源，订制学习计划以及进行交流学习等。

2.2.3针对管理、决策人员信息需求的机构知识库服务功能设计

管理、决策人员的信息需求不像科研人员那样重视科研数据的获取，而是需要一些在一次文献基础上整理的二次文献、三次文献，如统计分析结果、研究报告、综述报告和调研报告等。因此，机构知识库可在数据资源呈现的同时，不定期地推出一些统计分析报告，提炼近期的研究热点，对比本机构研究与外界同行研究的差异，指出本机构的科研优势和发展空间，供决策者参考。

管理、决策人员的另一个关注点是科技人力资源的管理。机构知识库涵盖了本机构所有成员，可视为一个网络，节点是各个机构知识库成员，运用一定的分析法（如社会网络分析法）得出相关分析报告，可帮助管理、决策人员了解机构成员的研究方向和学科交叉合作情况，制定合理的科技发展战略；还可发现机构专家人才，有效开发、利用、“激活”宝贵的人力资源，进而推进高校与社会的人才资源共享，如与企业的产学研合作。

统计分析报告可作为机构知识库主页上的特殊服务栏目，实行访问权限控制。报告可包括：①科研产出的季度、年度报告；②机构知识库使用情况和潜在用户的发掘报告；③与本校科研相关的国际研究热点分析报告；④本校学科发展及交叉情况分析报告；⑤为本校重点项目做情报分析，对比本机构研究与外界同行研究的差异，发现本机构的研究者（库内）和本领域的研究者（库外），以利引进人才，或寻求合作。

2.2.4针对企业信息需求的机构知识库服务功能设计

企业的信息需求主要是新技术、新产品的开发，高校在科技研发方面具有技术和人才方面的优势，可以满足企业需求。但高校与企业沟通少，致使先进技术的市场化和产业化效果不佳，一些先进设备利用率也不高，停留在满足自身教学科研层面上。为促进高校与企业的产学研合作，有学者提出，需要打造一个企业、高校共同关注的集科技人才、科技成果、高校资源、企业需求的综合信息平台[14]。

大学机构知识库包含了本校所有的科技成果和学术资源，且免费、公开向社会展示，不失为一个为社会提供科研服务的信息平台。在产学研合作不断加强的今天，机构知识库应考虑将企业作为其重要用户，开发面向企业信息需求的服务功能。如：①对企业的技术需求进行对接服务，可在机构知识库设计企业技术支持提交表/单，通过机构知识库平台实现企业技术需求信息的归集整理，提高信息反馈效果和快速反应能力；②搭建企业与科研人员的交流平台，企业可以通过该平台直接与相关领域科研人员交流合作，加强技术咨询，促进技术转移。此外，企业也可以通过浏览机构知识库，了解该校的高水平科研成果和科技文献，寻找所需的高校专家人才。

鉴于个人隐私及科技成果保护原因，机构知识库在面向企业开放的权限设置上应有所斟酌。企业可以浏览机构库主页推荐的高影响力文献，可对机构知识库进行专题访问，但在全文访问时可考虑实行IP控制；对于一些科学数据、实验操作视频等，可不考虑对外公开。上文提到机构知识库成果由科研人员自己管理，因此是否对企业公开，以及公开何种形式的信息资源，可再由科研人员做二次决定。具体来说，就是当科研人员与企业建立合作关系，科研人员可通过用户组管理的方式，更改机构知识库对企业的默认权限设置，允许企业访问其部分研究成果（如全文访问，科学数据访问等）。

2.2.5针对图书情报、科技评价人员信息需求的机构知识库服务功能设计

图书情报、科技评价人员（以下简称图情人员）常通过一些定性、定量方法对大学的科技发展情况做出分析，为大学图书馆馆藏资源建设、科技发展和人才管理提供科学依据。机构知识库收藏全校各类学术资源，客观上为图情人员做科技情报分析提供了一个相对全面的数据库平台。

图情人员做情报分析，需要用到机构知识库的元数据和统计分析功能。目前，大多数机构知识库都有一些基础的统计分析功能，如年代分析、作者分析、文献类型分析，访问量统计、下载量统计等。但图情人员做进一步的情报分析，仍需要借助于一些专业的情报分析软件（如citespace、ucinet等）。因此，机构知识库在元数据设置时，应考虑其与情报分析软件的兼容性，方便机构知识库数据能够导入到分析软件进行分析。随着数据资源种类的增多，图情人员在数据搜集前期，常常需要对不同类型数据进行转化和处理[15]，才能进行下一步的情报分析。因此，机构知识库在数据导出这一功能上，应提供不同格式的数据导出，方便图情人员进行数据整理。

一般来讲，大学机构知识库是由大学图情人员承担建设的，因此图情人员既是大学机构知识库的用户，也是大学机构知识库的管理者。图情人员可根据自身需求自主开发有助于情报分析的机构知识库服务功能，并促进机构知识库不同用户之间的交流合作。

2.2.6针对非专业大众的机构知识库服务功能设计

非专业大众往往对科技展览、科学新闻、科普书更感兴趣。机构知识库可定期推出专题平台，或联合社会举办科普活动，通过机构知识库的科普宣传，扩大高校的社会影响力。

3　依托机构知识库搭建不同用户之间的桥梁

大学机构知识库不仅是大学学术信息的集成平台，也是各类用户信息需求的集成平台。通过机构知识库的服务功能和交流功能，可促进大学管理部门与大学成员、大学教师与学生、大学与企业的交流、学习以及合作，形成健全的沟通回馈机制。

图4为依托于机构知识库平台不同用户间的交流沟通关系。主要的沟通关系为学生与科研人员/教师、科研人员/教师与企业，他们可以通过机构知识库这一平台进行交流，获得专业知识和技术支持。图情人员利用机构知识库进行情报分析，为学生、科研人员/教师、企业提供咨询服务和研究布局分析；为管理、决策人员提供决策依据；并负责各种需求信息的归集整理和反馈，促进不同用户之间的沟通，提高机构知识库的知识服务能力。

4　结语

本文根据机构知识库的六类用户，分别从六个层面探讨了机构知识库的服务功能。将科研人员、学生作为机构知识库的重点用户，为其分配个人帐号和密码，方便科研人员、学生建立“我的图书馆”或个人研究/学习空间，自主管理、收藏机构知识库资源，并进行交流互动。对企业的服务方向重在提升大学学术资源的社会价值，机构知识库可作为产学研合作的综合信息服务平台，向企业展示大学学术成果，并实行技术需求对接服务，促进企业与高校的交流合作。机构知识库对管理、决策人员的服务侧重统计分析之类的情报服务。图情人员作为机构知识库的管理者和用户，可自主设计机构知识库的服务功能，并负责机构知识库数据搜集、内容审核、数据转换、调用分析以及信息需求处理等。机构知识库面向非专业大众的功能主要是检索、浏览功能，以及文献传递服务。

值得注意的是，机构知识库服务功能的开发不能仅依靠软件的力量，图情人员应积极推广机构知识库，消除用户抵触心理，缩短用户与机构知识库的距离，推动不同用户的交流合作，沟通教学、科研与社会生产，促进大学学术资源的合理配置和利用，使大学机构知识库真正成为推动学术交流和科技传播的有效工具。

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傅倩华东理工大学图书馆馆员。上海，200237。
霍丽萍华东理工大学图书馆副研究馆员。上海，200237。

收稿日期：（2015-07-16编校：刘明）