浅析汉代秘书机构

刘畅

摘要：通过对汉代秘书机构——尚书台的设置和职能分析，使读者了解到汉代尚书台作为最高统治者的机要秘书机构，其主要职能是负责文书工作。而汉代公务文书与当代秘书文书工作联系最为紧密的是：疏、奏、议三种公文，其精简的写作结构、讲究分寸的用词风格对现代秘书都有一定的指导意义。

关键词：秘书；尚书台；文书

随着社会经济的不断发展，几乎所有企事业单位都会设有“秘书”这一岗位。而在现代企业秘书日常工作中，相关从业者大多重视借鉴西方秘书工作经验，借此提高自身的工作能力，却往往忽视了我国古代秘书工作经验的借鉴与传承。但实际上我国的秘书工作早已存在了上千年。据记载，早在商朝周时期就出现了专职的秘书史官，汉代则正式提出了“秘书”这一名称。

一、汉代中央秘书机构——尚书台

“尚书一职最早出现于战国时期，当时称为‘掌书' 或‘主书'。秦统一之后，始称尚书，为九卿之一的少府的属官，其主要职掌是主管殿内传达诏令、收发文书之事。”【2】p87秦始皇时期，除主管文书的御史府外，又增设了两类专为皇帝服务的皇室秘书，一类即是人们所熟知的谋士，属参谋性质。另一类便是专为皇帝处理具体事务的秘书官，即尚书。尚书一职“战国时便是秦国的主要秘书官，秦统一后设御史府处理中央政府秘书事务，将尚书改为皇宫属官设4 人，为首的称尚书仆射”。

汉初时，汉承秦制，仍设丞相府、御史大夫府总理国家政务。但因多数重要职权由开国功臣担任，权力很难得到控制和集中，尤其是丞相一职位尊权重，开始威胁到皇帝的利益。为了保证皇权的绝对权威性，汉代的最高统治者采取了一系列削减“三公”权力的措施，其中重用尚书并设立尚书台便是重要措施之一。

汉武帝时为削弱“三公”之权，常避开丞相府直接通过尚书来裁决军政大事。此时的“尚书直属皇宫，掌管中央政府的机要，并以宦官为尚书之职，称为‘中书'”【2】p114。成帝时，“罢除‘中书令'，改中书谒者令为中谒者令，更以士人为之，掌宫廷事务。同时下诏在尚书令与尚书仆射之下置尚书四人，分曹理事。”尚书机构进一步扩大。

东汉光武帝时，尚书机构进一步扩大。“中枢机要进一步“政归台阁”，握有‘主赞奏事，总领纲纪，无所不统'的重权。”【3】p128 可见，此时的尚书台不仅握有与秘书相关的职能，甚至带有部分行政职权。相比之下，此前握有重权的丞相府和御史府反倒成为一种陪衬。这标志着新的中央秘书机构确立了，尚书台最终替代了原先的丞相府，成为皇帝直属的办公厅，直接对皇帝负责，并受其任免，政权完全集中到皇帝一人手中。

除此之外，皇宫还设有另外两类秘书专职人员。一类主要是以参谋言谏为主的秘书官，例如：博士、郎官等。另一类则是由宦官充任，皇帝身边的贴身秘书，主要有：中常侍、侍中、黄门侍郎、中书令。

二、尚书台的文书工作

秘书这一职业出现之始便与“文字”密不可分，文字功底也是最能体现一名秘书从业者的综合素养。而尚书一职出现之初，其主要职能便是主管文书工作。“汉时文书主要分成，皇帝专用公文：制，诏，赖，策等；臣下上报皇帝的公文：疏，奏，议等；郡国下发的公文：令，教；”【4】p89结合其具体工作内容，其中疏、奏两种公文与当代文书工作甚为相似。

疏，“亦称上疏，或上书，是沿袭春秋战国时期的一种文书。主要由百官公卿呈送皇帝，表达政见。”【3】p98这在当时是应用范围最广泛的一类公务文书。其陈述政事、谏诤规劝的工作内容几乎也涵盖了现代企业秘书最主要的工作部分。其中陈述政事类的上疏是为了解决朝政中实际存在的问题，针对性很强。“在当时尚书多采用在引古论今的基础上提出的建设性意见的写法，重在说理。其基本体式由提出问题，分析问题，解决问题三部分构成。”【3】p112此种行文结构既条理清晰、一针见血，很少出现废子废句，又能使读者一目了然，绝不产生歧义，完全符合现代文书时效性这一特点。此外，谏诤规劝类的上疏主要是“对已经做出的决定或皇帝的不正当行为予以劝阻，令其改变决定或改正错误的一种监督工作。”【4】p123其基本内容一般由“提示依据，分析利弊，恳请采纳”三部分构成，且用词十分讲究分寸，点到为止即可，通篇语气谦逊、婉转。

奏，亦称奏书。“东汉时期的奏用于臣下在自己的职掌范围内无权决定或无法决定的具体事项呈请皇帝裁决，也用于大臣对政事有所批评或建议，以及臣下检举、弹劾违法官员。”【2】p145第一种奏书为呈请性奏书，应用范围较广，主要表现为对军政事项提出看法，给出批评意见。这类文书工作直至今日仍旧占据一定比例。后者则为弹劾性奏书，多用于检举揭发不法人员及事件，并恳请皇帝依据轻重缓急予以相应处罚。值得注意的是，汉时凡遇“自己职掌范围内无权决定、无法决定的具体问题，诸如区划设置、更改律令、赈灾减税等等，都要上奏书，待皇帝裁定后予以实行，”【5】p146借此体现出皇权的至高无上，不容藐视。

【参考文献】

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[4]裴燕生，何庄，李祚明，杨若荷.历史文书[M].中国人民大学出版社，2003.

[5]谭一平.我是职业秘书[M].北京：机械工业出版社，2008.