高校档案管理工作的创新策略探讨

童静

（湖南财政经济学院，湖南　长沙　410205）

高校档案管理工作的创新策略探讨

童静

（湖南财政经济学院，湖南长沙410205）

档案是高校教学实践与教学研究的重要依据，档案管理则是高校行政执行管理的重要环节.随着现代信息技术的进步，高校档案管理工作创新发展也势在必行.文章从档案管理的重要性入手，结合当前高校档案管理工作存在的问题，就如何进行高校档案管理工作创新进行了探讨、分析.

高校；档案；管理工作；创新策略

档案指单位、集体或个人在生产、实践、科研管理中形成的对自身来说有利用和保存价值的资料.档案管理是档案记录、搜集、整理、归类、保管活动的总和，高校档案是高校教学研究和文化发展的重要载体，加强档案保密安全管理，创新档案管理策略，对于高校来说有着重要意义.

1　高校档案管理工作的重要性

高校档案管理是高校人才选拔与引进、职工考核与管理、学校教学组织活动与科研工作顺利进展的根本依据.高校档案资料详细记录了高校不同时期的办学特色、办学情况和教学风貌，记载着全校师生在教学、道德修养、管理与发展方面的表现，是最直接的能反映高校教育教学情况工作的真实材料.档案管理水平的高低，可以间接反映高效管理工作水平和面貌.许多高校在发展进程中，在教学、科研与管理方面积累了大量的文字、图表、影像资料，如何做好档案资料的管理工作，是高校必须思考的问题.近年来，随着高校扩招规模的不断扩大，高校档案数据、资料数量也更加庞大，这给档案管理工作效率提出了更高的要求.采用先进管理方法和管理手段，变实体档案资料管理为信息化档案资料管理，也成为高校档案管理工作努力的新方向.

2　当前高校档案管理工作中存在的问题

2.1思想上不够重视

虽说我国高校的档案管理工作早已起步，但是，也有一部分高校至今都没有认识到档案管理工作的重要性，对档案工作不够重视.如许多高校领导层、教管人员一致认为，在高等教育改革大背景下，高校必须以教学管理和科研为重点抓好教学管理工作，档案管理不过是教学管理的辅助成分，不需要在上面花费太多的时间.在这种“重教学、轻档案”的管理思想影响下，高校档案管理基础设施建设、管理队伍建设都受到影响，高校档案管理工作仍旧停留在档案信息收集、整理、保管等初级层面和纸质档案管理时代.一些档案管理人员也认为，只要做好实体档案管理工作即可，档案管理服务意识不高.这些，都会影响高校档案管理工作进步.

2.2管理体制落后，管理方法单一

管理体制僵化、落后，是高校档案管理存在的显著问题，高校档案管理工作是一项专业性、系统性较强的工作，但是，许多高校在管理机构设置上都缺少长远发展理念，致使档案管理机构设置过于简单，管理岗位人员分配不合理，管理人员工资待遇不高.一些高校甚至在档案管理上没有设置专业管理人员，学校档案管理工作多由行政部门、会计部门的人员兼任，并且在档案管理中没有引入有效的激励机制，严重影响了档案管理人员的工作积极性.在档案管理上，一些高校虽然也借助信息化建设契机，开启了档案管理信息化建设的大门，但是，许多高校的档案管理工作仍以人工、手工管理为主，档案信息化管理仅限于用电脑进行信息检索、纸质档案的信息化转换与保存，与真正的信息化管理差距甚远.

2.3投入不足，硬件设置老化

因为经费有限，领导阶层认识不到档案管理工作的重要性，因此，许多高校在档案管理上都没有投入过多的资金.致使高校档案管理硬件设备严重老化，档案馆舍条件相对较差，档案管理所需的贵重仪器设备严重短缺.一些高校虽然在硬件设备购置上花费了一定数额的资金，但是，由于缺少配套设施建设不完善，专业人才和后续经费得不到保障，许多仪器的使用率都较低，仪器损坏后也难以得到及时维修.

2.4档案开放度不够，管理人才匮乏

长期以来，我国高校档案部门在档案管理上采用的都是以藏为主、重藏轻用的策略，走的都是传统的只管收藏和保管、只知道预防危险、不重利用的老路.这种落后的管理观念，直接将档案资源保管与利用对立起来，严重限制了高校档案的开放度.加上工作人员思想僵化，服务质量不高，高校档案利用功能也难以得到充分发挥.此外，许多高校在档案管理上，都没有引进专业人员，并且在队伍管理上采用的都是人事管理终身制，只关注绩效考核不关注人员培训与再教育.受此影响，许多档案工作者都缺少学习精神和进取意识，档案管理专业技能也提升困难.

3　高校档案管理工作创新策略

3.1树立科学发展理念，提高思想认识

思想观念创新是高校档案管理工作创新的基础和前提.在新时期，高校要秉承以人为本的发展思路，结合高校档案数据增长现状，围绕服务广大师生，丰富学校档案馆藏资源，完善学校档案管理系统，协调档案管理工作与高校其他工作的关系，全面开展档案管理工作.高校档案部门要加大档案管理创新力度，明确档案管理工作目标，面向社会广泛收集与学校发展有关的档案资料，优化档案馆藏结构，同时结合高校文化特色、社会属性、特色资源，彰显档案建设的文化特色，开展档案文化专题开展，增设学校名师、优秀校友档案，加大先进管理技术应用，走独具自身特色的档案建设道路.高校领导要重视档案管理部门建设和工作开展情况，建立服务型的档案管理部门，要求档案管理部门提高服务意识，将可持续发展理念贯穿到工作的各个方面，改变过去那种“重保密、请利用”的陈旧管理观念，主动参与到学校重大事物决策和教学管理中来，以提高档案管理水平和影响力.

3.2健全档案管理体系与管理制度

建立健全高校档案管理制度和管理机制，是提高高校档案管理工作效率的根本.为了实现高校档案管理目标，高校首先要摈弃落后的管理理念，立足于我国《档案法》、《档案管理办法》，完善学校档案管理机制，制定详细的档案管理条例尤其是信息化档案管理机制，明确电子档案分类储存标准和管理方法，将档案管理职责落实到个人，在档案管理上实施目标化管理和量化管理.在此基础上，高校还要完善薪酬分配制度、用人制度、激励机制，在档案人员管理上引入有效的市场化竞争机制，鼓励档案工作人员大胆创新、争先创优，为档案管理工作注入无穷活力.与此同时，高校还要完善档案查阅、使用机制，严格档案保密机制和使用机制，严格档案管理权限分配与控制，提高档案信息化管理安全系数，充分发挥信息化管理系统在档案管理中的积极作用.

3.3加大资金投入，建设服务性的管理部门

在高等教育事业不断发展的情况下，传统的手工检索、人工管理档案管理方法已经无法满足高校现代化管理需要.这就要求高校加大档案馆（室）建设资金投入，购置更多先进的档案管理设备如扫描仪、电子阅读设备等，并做好设备购置申报、采买、验收、入库、发放、使用和报废登记工作，优化档案馆现代化设施，配备齐全档案管理小型机组，加快档案信息建设步伐，以促使学校档案管理工作朝着更高的层次发展.再则，高校还要建设高校档案信息网，开通高校网上档案信息查询平台，为学生就业、深造等提供便利.在此基础上，高校还要做好档案管理队伍管理，要求档案管理人员转变观念，一方面认真做好档案管理本质工作，确保档案记录、信息化转化的真实性、全面性、准确性，一方面要求他们改变过去那种坐等用户上门的思想，积极开发档案的利用价值，开发更多可供用户使用的档案副产品，主动与高校教学管理、信息化建设接轨，通过服务性档案管理部门建设来提高档案资源的利用率.

3.4增大档案资源的开放度

高校档案管理的最终目的是服务用户、服务高校.这就决定了高校档案管理必须以高校师生信息资源服务为目标增强档案资源的开放度，为高校师生资源共享提供便利.具体来说，高校档案部门要提高服务意识，认清自身在“信息资源共享”中的职责和任务，以用户满意为最高工作指示，扮演好信息媒介角色.其次，档案部门要加大与学校图书馆、情报管理部门之间的联系，共建学校文献联合目录和文献服务体系.即将学校图书、情报、资料、档案部门的文献资源、档案信息用统一的编著格式进行编排，充分挖掘内部资源潜力，实现资源互补，为信息在各部门流通、各部门信息利用提供方便，以满足内部多层次信息需求.但是需要注意的是，信息共享和信息开放，不等于完全开放，这种开发是有条件的，是基于信息安全管理基础之上来进行的.这就要求档案部门加大档案管理信息化建设步伐，借鉴国内外档案管理技术和方法建立内部信息共享系统，健全信息数据库，更新管理设施和技术防护手段，利用用户身份认证、防火墙技术等严把信息安全关口，为档案安全管理、高效使用打好基础.

3.5建设专业的档案管理队伍

档案管理人员的专业能力和综合素质，关系到高校档案管理工作的效率和质量.在高校档案管理压力不断加大的情况下，高校要想实现档案管理创新发展，必须引进既懂档案管理又懂信息技术的高素质档案管理专业人才，或加大资金和人力投入，进行专业人才培养，以夯实高校档案管理信息化建设的基础.在引进专业人才后，高校还要将人才培养纳入内部管理计划中去，做好档案管理人员培训工作，通过专业培训、进修学习优化档案管理人员的知识结构，提高其专业技能水平.此外，高校还要完善档案管理人员考核、激励制度，在档案管理人员招聘、管理中引进公平竞争、公开招聘、优胜劣汰机制，并通过专家讲座、专业人士指导，提高档案管理管理人员的竞争意识，以营造积极向上的工作氛围.档案管理人员也要立足于集体培训，认真学习档案管理新知识、新技术、新理论，并在工作实践中做好经验总结，以使自己早日成为档案管理岗位的行家能手.

综上所述，高校档案管理工作具有一定的复杂性、特殊性，当前高校档案管理工作中还存在许多问题.要想解决这些问题，高校必须制定创新档案管理工作林念，明确档案管理目标、方法和方向，并加大档案管理基础设施建设和人力资源建设，以优化档案管理软硬件环境.高校档案部门则要大胆创新、积极探索，结合时代发展要求，拓宽高校档案管理路径，提高档案资源共享度，以促进高校教学管理工作和谐发展.

〔1〕李莉.高校档案工作创新策略［J］.现代阅读（教育版），2013（03）：26-27.

〔2〕米军.高校档案管理工作的创新和信息化［J］.中国管理信息化，2015（02）：177-178.

〔3〕张岩，丛日丽.高校档案管理工作的创新对策分析［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2015（05）：171-172.

〔4〕李继军.创新高校档案管理工作的策略分析［J］.经营管理者，2015（29）：275.

G272

A

1673-260X（2016）10-0135-02

2016-06-22