云计算下的高校档案管理系统探究

郭晓文

（赤峰学院，内蒙古　赤峰　024000）

云计算下的高校档案管理系统探究

郭晓文

（赤峰学院，内蒙古赤峰024000）

随着我国经济的发展，大大推动了信息技术的发展，云计算的强大功能可以给高校的档案管理工作带来极大的便捷.本文以高校档案管理系统为例，对云计算的技术的概念进入深入的探讨和分析，以改善当前高校档案管理的现状.

云计算高校档案管理系统

据相关调查，如今很多高校的档案管理模式依旧沿袭传统的方式进行，致使高校的档案管理的工作效率一直不能够得到有效的提升.很多高校在档案管理的模式上还比较老套，在档案管理的工作上没有紧随信息化的发展而重新选择科学、高校的管理模式.因此，档案管理工作要不断提升云计算下的高校档案管理系统，以提高档案管理工作的工作效率.

1　云计算与云档案

1.1云计算的概念

云计算早在1983年就开始发展了，当时提出网络式电脑，云计算的概念首次被提出是在2006年谷歌的搜索引擎大会上，由谷歌首席执行官埃里克·施密特（Eric Schmidt）提出［1］.所谓云计算，也就是以互联网为载体按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池，可以给用户提供多样化、丰富性的虚拟资源，并且只需投入很少的管理工作，基本不需要与服务供应商进行交互.

1.2云计算的特点

1.2.1用户的使用成本较低

云计算主要是为用户提供数据信息服务，云计算的信息存贮主要是在互联网上完成，无需再有其他的任何存储设备，使用较为方便、经济，当前大家接触的比较多的有云盘、云相册等［2］，只需要把文件上传即可，相当便捷，最主要是用户在使用云计算时，花费比较少.

1.2.2数据存储安全性较高

传统的数据存储一般是基于计算机的存储条或其他存储的硬件设备，这种方式存储主要会受到三方面的影响，一是计算机系统崩溃导致存储的数据直接丢失，第二个方面就是当计算机的硬盘因种种原因烧了或存储条烧了也可能会导致存储数据直接丢失，第三个方面就是传统的存储方式容易遭遇病毒入侵或黑客窃取数据风险.

1.2.3数据处理能力较强，使用效率高

云计算具有超大的计算规模，能够赋予用户前所未有的计算能力，轻松、便捷的帮助用户解决复杂的数据处理任务［3］，当云计算接收到用户的计算请求时会使用多种计算方式在信息库中将信息搜集整理好后快速、高效的给用户提供其需要的信息.

1.3云计算档案管理的实现方式

在云计算技术下，首先是云计算档案存贮，然后建立档案云服务平台，最后建立云计算共享体系，由云端提供存储处理和相关服务.高校将档案数字资源交付到计算机服务商手中，校方与服务方签订合作合同和安全管理协议.双方合作完成后，服务商将校方存储在多台电脑的存储设备中的档案信息资源集中起来，形成一个虚拟的资源库，该资源库以服务商提供的特定方式将相关服务传递给受众者.服务商在给高校进行提供档案管理时，还要注意在档案共享时保障档案信息的安全，所以好的共享体系必不可少，在用户进入虚拟资源库时要验证用户的身份，用户只有通过验证后方可进入系统进行检索信息.

2　云计算下的高校档案管理系统实例分析

2.1档案管理系统框架

当前学生档案管理系统中的云计算服务主要有平台构成、基础设施构成服务和软件构成服务三种.三种服务可以任选其一，虽然有着不同的云计算服务，但是其服务的基本结构都是差不多的，都包括面向服务的体系结构、管理层、过渡层和资源库，而系统总站则主要负责调控和配置云计算的资源.在确定好一个系统后，将系统接入互联网，系统管理模块负责分配云资源.整个云计算档案管理系统换句话来说也就是系统给验证身份的用户在系统中进行检索、查询信息资料和界面上的选择服务.

2.2档案管理系统模块功能

云计算下的高校档案管理系统中，基于互联网技术和云技术提供的软件和硬件的支持，用户有什么需求可以直接在界面上的相应模块直接点击，经过系统自动筛选处理后将用户需求显示出来，其核心特点就是自动化、虚拟化［4］.实现了档案信息的科学合理化配置.

在云计算下的档案管理系统模块功能建设中，要注意几点的基础模块建设，分别是：自主学习模块、档案管理模块、综合展示模块、评论建议模块等，各个模块的具体功能如下：

（1）自主学习模块：自主学习模块主要是为高校的学生提供档案信息的基础服务，该模块中可以显示学生们的优秀作品和优秀档案，还可以为学生们提供一些在线修改的功能.

（2）档案管理模块：这一块也是整个云计算档案管理系统的重中之重，用户通过系统的身份验证后可以登入系统对自己的档案进行管理，可以将一些错误信息进行删除更改，对于一些档案信息不完整的学生，也可以在该模块中将自己的档案信息补充完整.

（3）综合展示模块：综合展示模块可以细分为三小块，第一，学生作品管理；第二，学生档案展示；第三，档案管理的整体情况.学生作品管理中，老师和学生们可以对学生的作品进行浏览、点评；学生档案展示中，老师可以将优秀的学生档案和学生作品进行标注，由档案管理系统的工作人员对标注的优秀学生档案和优秀的学生作品进行在相应的展示页面置顶和分享.

（4）评论建议模块：该模块以多元化形式展现，老师和学生们可以对系统中的档案从多角度进行分析和评价，有助学生能够快速找到自己的不足，并做好改正.

3　云计算档案管理的创新

3.1减少高校档案管理工作的财务投入

高校在传统的档案管理工作的需要投入大量的人力、物力和财力，而使用云计算档案管理系统，高校不需要再对档案管理中的软件和硬件设备进行较大的投入，更不需要担心设备的升级的问题，其系统的日常维护完全由运营商进行，从而大大降低了高校档案管理工作的资金投入.

3.2确保档案安全储存

云计算下的档案管理系统是由多台计算机共同组合完成的，信息存储的较为分散，一些信息的显示是通过管理系统的管理平台在系统中进行快速搜索调动进行的，并且云计算下的档案管理系统中，可以自动给用户的档案进行云备份，即便是用户的一些信息丢失了，通过云备份可以快速、准确的恢复档案数据.让档案的储存更加安全［5］.

3.3缓解高校档案管理中的人才缺失问题

高校在传统的档案管理中，需要具有档案管理能力的人才进行管理，然而高校档案管理这一块的人员较为难得，而云计算下的高校档案管理系统可以有效的解决这一人才缺失问题.云计算下的高校档案管理系统只需要连接互联网即可，操作比较简单，日常维护也比较简单，从而大大减少了高校对档案管理人才的依赖.

3.4可以实现多层次服务

在当前，用户的需求层次越老越多并呈现出多元化，针对这一点，云计算下的档案管理系统可以通过模块定制得以解决，一方面用户的可以根据自己的喜好和兴趣，用户可以自由选择相关模块订阅或修改；另一方面云计算下的档案管理系统能够满足不同需求层次的用户的信息需求，还可以将用户的需求在互联网上进行检索并择优显示检索结果.

4　云计算下的高校档案管理系统的缺陷

云计算下的档案管理模式虽然比较新颖，并且较为经济、便捷，但是云计算仍在不断的发展和探索中，在其应用上虽然与传统的管理模式有着很大的变革，但是，也有一定的缺陷.

4.1服务器协议和接口的特定性不统一

所有的服务器配置和操作系统都有其特别性，并有着不同的服务协议，这给高校的云计算档案管理系统的具体实施带来了一定的困难，还有一种情况就是高校档案管理部门的计算机服务接口与云计算档案管理系统接口不相匹配，就需要将数据经过一个中转接口，这样则会导致系统的检索、存储、分析时间会延长，影响档案管理工作的工作效率.

4.2档案信息管理存在安全隐患

高校的档案管理，信息安全很重要，一旦数据丢失，对于学生来说是相当大的损失，对于学校来说也有着不可推卸的责任，在云计算的档案管理模式下，可能因为服务商系统管理不当的一些缘故，高校档案信息资源管理存在着潜在的风险，对其安全性有着极大的影响.

4.3档案信息资源的存储缺乏限制条件

在高校的档案管理工作中，不能完全的把所有资料都上传储存在云计算系统中，一些重要的档案资料还得学校自己存储好，而云计算下的档案管理系统对于一些信息不能够进行鉴别独立存储，因此，在存储上还存在一定的局限性.

5　云计算下的高校档案管理系统使用建议

5.1建立健全规章制度，统一云计算标准

随着信息技术的快速发展，云计算在行业中的发展也越来越迅速，众多的服务商一方面需要政策的支持，另一方面服务商也需要建立健全相应的规章制度，规范市场，统一云计算的标准，便于各个操作系统都可以为高校的档案管理提供服务，让高校具有一定的选择性.

5.2提出相应的管理方案

高校在档案管理中使用云计算档案管理系统，对于高校的整体发展有着重要意义，但是由于云计算让处于不断的发展与进步中，所以也存在一定的挑战性，使用云计算档案管理系统，就需要对传统的管理模式进行科学合理的调整，简化管理流程，并对新的管理模式制定科学合理的管理方案，以保证高校的档案管理工作可以顺利、高效的进行.

6　结论

综上所述，云计算技术在高校的档案管理中具有很大的实践价值，充分利用现代的科技、信息技术有助于进一步实现档案信息资源的利用最大化.云计算档案管理系统为高校的档案管理工作提供了新的思路，科学合理的云计算档案管理系统可以高效的进行档案管理工作，并且能够切合实际从用户出发，为用户提供更多相关服务模块，让档案管理工作变得更加人性化.随着云计算技术的不断发展，高校中的档案管理工作也将会发生巨大的转变.

〔1〕刘思洋.基于云计算的高校档案管理系统设计探究［J］.陕西教育（高教），2015，58（5）：58-59.

〔2〕翁东东，毕尧翔.基于云计算的高校档案管理系统研究［J］.电子世界，2014，35（13）：22-22，24.

〔3〕寸淑梅.高校图书、情报、档案一体化管理的探讨［J］.金田，2015，17（10）：498.

〔4〕江歆楠.谈云计算数据中心在高校数字档案馆建设中的应用［J］.黑龙江档案，2013，34（6）：32.

〔5〕姚恒.从信息管理到知识管理的蜕变——智慧校园环境下档案知识管理研究［J］.图书情报导刊，2016，1（1）：102-104.

G270.7

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2016-06-01