基于面向服务的高校档案信息资源建设探析

索晓欣

（赤峰学院　办公室，内蒙古　赤峰　024000）

基于面向服务的高校档案信息资源建设探析

索晓欣

（赤峰学院办公室，内蒙古赤峰024000）

现阶段高校的档案信息资源建设涵盖了档案实体资源建设、档案信息加工、档案信息整合等内容，目的在于丰富和优化现有的高校档案信息.但是面向服务的高校档案信息资源建设对档案管理提出了更高的要求，把信息的研究提升到了知识层面，加入了客户自身的体验和评价，在解决实际问题方面起着重要的作用.因此现本文就从高校档案信息资源建设的意义入手进行了探究，并简要提出了几点提高其服务型的策略，以为高校档案信息的建设贡献自身微薄的力量.

高校；档案管理；信息资源建设；建设策略

目前我国高校档案信息资源的建设主要是面向学生的，这样在以服务为导向的前提下，就应该从广大学生的实际需求入手，更好地开展服务.当然现有的档案信息资源建设不应该脱离实际，不能为了迎合用户而刻意修改信息，也不能离开广大用户群体单独存在.因此在高校档案信息资源建设服务型的过程中，高校应该积极对信息资源进行整合，开发满足客户需求的资源，以逐步提高信息资源建设的有效性.

1　高校档案信息资源建设在高校发展过程中的意义

1.1有利于高校文化的传播与创新

我国很多高校在办学过程中，都形成了自身独特的文化传统，尤其表现在办学理念和办学方法方面.而高校在记录档案的过程中形成了自身最原始和最真实的材料，承载了高校文化的积累与传播，有利于高校的长久可持续办学.首先高校的档案信息是一代代师生共同努力的结果，这样高校公开一部分历史档案，能够激发当代师生工作的积极性和主动性，激发出高校工作人员的自豪感和归属感.其次高校档案信息是生动形象的素材，具有一定的说服力和创新力，有利于良好办学环境的创建，也能更好地发挥学校教书育人的功能.最后是高校的档案信息能够促进高校文化的进一步传播，使高校在发展的过程中，积极借鉴历史发展的经验和教训，去其糟粕取其精华，更好地促进文化的创新.

1.2有利于提高高校在社会上的影响力

首先在高校的档案信息建设过程中，有很多对社会发展有益的信息，在一定程度上提高了高校在社会上的吸引力.这样高校应该根据现有的市场变化和社会发展需求，挖掘出满足社会档案用户需求的信息，进而创造出社会效益和经济效益.虽说高校的档案信息建设主要是针对在校学生的，而公众在充分了解高校的档案信息后，能进一步了解高校的办学，使高校的信息资源更好地为民众服务.此外是高校档案信息建设中涵盖了优秀教学成果档案、荣誉档案和名人档案等，适当地对这些档案进行公布，有利于弘扬高校教书育人的精神和学生刻苦努力的奋斗精神，对于弘扬社会的正能力，提高高校在社会上的信誉度也是极有好处的.

1.3有利于改善高校的内部档案信息管理

高校内部档案信息的管理和完善是一个长期的过程，这样在进行信息构建时，就应该及时纠正错误信息，促进高校的快速发展.首先高校的档案信息资源具有历史性、发展性和延续性的特点，在高校领导进行决策时，起到了一定的指引作用.高校领导在决策的过程中，能够从档案信息中了解高校发展过程中的成功与失败、经验与教训以及正确与失误等，进而在熟悉国家方针和政策的基础上，做出科学的决策，有效解决学校内部问题，优化高校内部档案管理.此外高校的教学与科研是高校档案的重要组成部分，记录了师生在高校发展过程中辛勤科研的成果，有较高的社会和科学价值.对这些档案信息资源的合理开发和有效利用，促进了高校内部档案的整合，实现了高校的持续、健康和协调发展.

1.4有利于加快高校档案事业的发展

高校档案事业的发展是一个长期而又复杂的过程，离不开高校在信息建设过程中的努力.首先完善的档案信息建设，具备了系统和科学的资料，为高校档案事业的发展提供了坚实的物质基础；其次高校档案信息的发展最终是以服务大众为目的的，具有较强的社会性和服务性，这样在进行档案构建的过程中，能够提高高校的档案知名度，扩大高校工作的影响，进而提高高校档案事业发展的速度；最后是高校在进行档案建设的过程中，能够引起高校各部门对档案建设的重视，使档案建设得到广泛的支持，从而加速档案事业的发展.

2　提高服务型高校档案信息资源建设的具体策略

2.1积极进行档案管理的数字化和信息化

信息化和数字化是高校档案信息发展的必要趋势，也是高校进行档案信息建设的重要步骤.为此，高校应该积极转变传统的管理理念，尤其是传统档案中纸质资料较多的现状，纸质资料随着时间破损的现象比较严重，这样高校在进行数字化和信息化转变的过程中，能够更好地适应社会的发展，促进高校的长久可持续发展.

首先在档案管理数字化和信息化的过程中，高校领导应该积极转变自身的观念，意识到数字化和信息化发展的重要性.一方面在招聘档案信息建设工作者的过程中不仅要考虑他们的专业技能和服务态度，还应该对工作者的计算机操作能力有一定的要求；另一方面是高校应积极培养自身的专业化信息服务人才，公费组织工作人员外出学习，给予他们进步的机会等，以满足他们不断增长的物质和精神需求.其次在档案管理数字化和信息化的过程中，高校应该注重设备的引进.这就需要高校领导者在档案信息建设时加大资金投入，购置先进的设备，同时注意对设备的维修和保养，以提供更好的管理方式.当然在进行设备购买的过程中，工作人员的服务意识能够进一步激发，服务类型由“被动服务”向“主动服务”转变.最后是高校在进行档案管理数字化和信息化时，应该综合考虑自身发展的现状，融入高校的特色.例如考虑到学校的办学特色，构建高校年鉴、高校文摘汇编、高校大事记等形式的档案，能够更好地促进高校的发展.

2.2在服务的基础上进行档案信息资源整合

高校档案信息的整合是信息构建的基础，基于服务基础上的信息构建尤其需要多种整合形式，以使资源得到最有效的利用.

首先是高校在信息整合的过程中遵循整体性、系统性和导向性的基本原则.整体性即信息的整合应该是有组织、有计划，自上而下进行的；系统性是指打破传统信息分散、凌乱的现状，使无序的信息有序化；导向性则是在市场发展和经济需求的基础上，进行档案信息资源的整合，以避免资源的浪费.其次是高校应该加大信息整合的覆盖面积，不应该只局限于高校的内部档案信息，还应该积极与图书馆信息、情报信息资源等整合，使得档案信息资源更加完整.最后是成立专门的档案信息资源整合部门，通过多种方式进行信息整合.在相关部门成立的过程中，高校应该注重管理人才的引进，以在人才的调度上占据一定的优势.而在整合形式方面可以围绕某一专题进行整合，也可以围绕某些具体的数据进行分析.

2.3实现档案信息资源和服务的共享

高校档案信息建设只有通过共享，才能在最大程度上发挥自身的作用.这样高校在进行信息建设的过程中，就可以依托现有的网络大环境，在网络资源特征的基础上，促进高校信息在社会范围内的共享.

首先是依托校园网，在校园网上共享工作人员、教师和学生的信息，为档案建设提供最基本的材料；其次是各高校实施面向行业的信息和资源共享，尤其是办学理念和方法类似的高校，就可以建构“信息资源共享联盟”，实现资源的优化配置；最后是建立起面向公众的公共互联网信息，从公众的角度获取信息，丰富高校档案信息的来源，扩大信息的适用范围.随着我国社会的发展和信息化时代的发展，信息技术和网络技术越来越多的出现在人们的生活中，尤其是对于大学生来说，他们的业余时间较多，有更多的时间接触现代化信息设备和网络设备.这样高校在进行档案建设时，应该引进专门的计算机工作人员，以更好地利用计算机设备和资源，在最大程度上实现信息和服务的共享.

2.4进行个性化的高校档案服务创新

高校档案建设过程中的个性化主要是指提供具有特色的档案信息，即在立足本校发展现状和图书馆特色的基础上，进行档案信息的开发.

首先高校应该树立“以人文本”的个性化档案建设理念，随着高校档案建设工作的开展，使用者对档案信息提出了越来越高的要求，尤其需要个性化档案的构建.而且高校档案面对的主要是在校大学生，学生的综合素质和知识素养都较高，而且档案信息与学生的工作、学习和生活密切相关，这就要求档案信息不仅具备私密性和特定性的特点，还应该是动态的.为此高校在进行档案建设时，最好能提前做一个问卷调查，了解目前大学生的基本需求，从多种渠道搜集资料，以更好地满足学生的需求.同时还应该积极做好档案信息建设的追踪，进行客户体验反馈，提供最贴心的服务.其次是高校提供个性化的服务内容，现阶段高校在信息建设过程中较多地受到物质条件的限制，缺乏相应的电子和网络资料，难免会导致提供的服务内容不全面.为此我国各高校可以积极借鉴西方发达国家高校的资料建设过程，构建具有特色的图书馆馆藏，当然这是一个长期的过程.同时各高校还可以积极合作，共同出资引进图书馆资料和电子阅览设备等，以充分利用大学生的业余时间，使服务内容与学生生活更接近.最后是高校充分利用个性化的服务手段，尤其是近年来随着计算机技术的不断发展，高校在构建档案信息的过程中就可以加以利用.例如目前比较流行的信息推送技术，该技术具有一定的专业性和智能性，能够根据用户的兴趣和特点进行信息整合，提高信息的利用率.

3　结语

综上所述，高校档案信息建设是对高校发展过程中实践活动的真实记录，包含了高校发展的方方面面，具有一定的指导意义.这样高校在进行档案信息建设时，就应该结合时代发展的现状，不断弱化用户和档案信息之间的矛盾，探索和挖掘更多的信息渠道，以使获取的信息更加符合高校档案信息的构建，使高校档案信息的发展具有实用意义.

〔1〕马爱芝.高校档案信息资源建设面向服务研究［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2015（05）：187-188.

〔2〕邵景霞.浅谈高校档案信息资源建设与服务［J］.漯河职业技术学院学报，2015（04）：193-194.

〔3〕蒲桂玲，焦静，房玉梅，牛捍霞.面向社会公众的高校档案信息资源服务策略探析［J］.兰台世界，2012（08）：58-59.

〔4〕于蓓蓓.谈高校档案信息资源建设开放服务的实施［J］.办公室业务，2012（19）：59+62.

〔5〕况敏.面向用户的高校档案网站信息资源整合模式探析［J］.科技创业月刊，2014（10）：113-115.

G270.7

A

1673-260X（2016）10-0128-02

2016-06-11