新加坡档案管理工作的特色及借鉴

2016-03-29潘毅文西南大学档案馆重庆400715

长江师范学院学报 2016年2期

潘毅文（西南大学　档案馆，重庆　400715）

□图情研究

新加坡档案管理工作的特色及借鉴

潘毅文
（西南大学档案馆，重庆400715）

［摘要］新加坡国家性质的档案保存历史虽还不足50年，但却拥有不少自身的亮点与特色，其中的某些方面甚至走在了世界的前列。如十分重视发展口述历史档案、微缩档案及其应用大众化、档案展览市场化水平高等。其中的一些成功经验和做法，对于改善中国今后的档案管理工作具有十分重要的借鉴意义。

［关键词］新加坡；档案管理；特色；借鉴

一、序言

1967年，新加坡颁布《新加坡国家档案与文件中心法》，根据此法律于次年建立了新加坡国家档案馆，以此作为全国性的档案管理中心。新加坡国家档案馆在成立之初，便作为官方文献记录和历史资料的保管者，其宗旨是保存各个公共机构所形成的档案。1993年，国家档案馆被正式并入国家文物局并成为其3个下属单位之一。新成立的国家文物局也同时规定：国家档案馆是官方的记忆宝库，永久保存具有国家历史意义的档案资料。这已成为新加坡国家档案管理的行为准则。

新加坡国家档案馆下辖：文书管理组、档案服务组、古迹研究组、古迹保护组、档案修复组、微缩胶卷制作组、视听档案与展览部、口述历史中心，全馆正式职工近百人。馆内收藏着自1805年以来的殖民地时期到现今的档案，并且从1989年开始实施了收集散失于英、美等西方国家的历史档案的5年计划。除馆藏纸质档案、照片档案和图纸档案外，还有约17 000小时的录音录像资料、70多万卷微缩胶卷、20余万张微缩图片，共分为口述历史、纸质、图片、视听、人物、政治演讲、政府文件、蓝图等8个方面的数据档案库。

这里，我们着重探究新加坡国家档案管理工作中的成功经验和做法，同时也是其亮点与特色，值得中国档案管理工作参考、学习和借鉴。

二、新加坡档案管理工作的亮点与特色

我们将以新加坡国家档案馆管理工作中最具特色、成效较为显著的 “口述历史档案”“微缩档案”和 “档案展览”为例来进行论述。

（一）十分重视发展口述历史档案

新加坡因其建国历史相对短暂（1965年宣告独立），距今（2015年）刚好50年，故现存史料并不丰富，需要采取另外的特殊措施来丰富史料，口述历史便应运而生，并作为其重要的整理历史档案的手段。口述历史档案占新加坡档案馆库藏相当一部分的比例。从1979年新加坡国家档案馆成立口述历史组，至1985年改为口述历史馆，1993年又改称为口述历史中心并沿用至今。这一点有别于世界上大部分国家档案馆。说明新加坡国家档案馆对 “口述历史档案”的高度重视。

由于新加坡建国时间较短，早期历史资料相对缺乏，因此主要依靠私人日记、信件以及其他档案从事历史研究，而大多数人尤其是相对普通的人群缺乏记日记的习惯，再加上日常生活的繁忙，使得这一途径也受到了很大的限制。于是利用访谈、录音等方式来记录他们那一时代人的回忆，再经后期的相关整理，完全可以使其成为珍贵的历史档案资料并加以研究利用。

新加坡国家档案馆 “口述历史中心”的成立，尢其是通过访谈、录音、录像等方法，保存和传播了人们对于早期新加坡历史的集体回忆。由于人物的音像得以保存，使得后人能产生一种身临其境的氛围，这是一般馆藏文字资料和图片所难以企及的。比如：今天的人可以对孙中山、斯大林、毛泽东等的音容相貌记忆犹新，但是对朱元璋、洪秀全、乾隆皇帝等历史人物却不能做到，就是因为后者所能留下的仅仅是枯燥的文字和画片。

新加坡国家档案馆 “口述历史”的操作方法多种多样，如首先草拟计划大纲（其大纲按政治、经济、文化教育、艺术、名人等专题分为若干类目），再与受访者联络沟通，划定范围并进行访谈，将访谈内容编成文稿，最后修正文稿并收藏。更为重要的是，新加坡国家档案馆对口述档案的工作已经形成清晰的工作思路和严格的操作程序，并且颁布《口述历史使用条例》以进行规范。

国家档案馆 “口述历史中心”往往在完成一项计划之后，还会将受访者的访谈摘要和目录索引进行整理，印成相关目录供公众在查询时参考，甚至还利用口述档案出版相关的刊物和视听资料以供大众使用。而今，“口述历史中心”已经围绕20个主题形成了约17 000小时的录音以及录像资料，其访谈成果包括《新加坡新趋人物》《日本占领时期的新加坡》《新加坡的多元种族社会》《新加坡的政治发展》《新加坡的华人的社会》和《新加坡的劳工运动》等，涉及范围包括国家和社会生活的方方面面且成绩斐然。

新加坡国家档案馆发展口述历史所具有的优越性主要表现在以下3个方面：其一是丰富馆藏，建立起比较合理的馆藏结构。众所周知，档案收藏的主体是文字、照片和图纸等，但它只能反映出一个概貌，难以形成对整体的一种把握。比如，一些重大历史事件的影响，很难从一般文字和图片资料中反映出来。而口述历史资料则可以起到弥补不足的作用。其二是可以更好地适应社会需要。如国家档案馆出版的《新加坡新趋人物》《昭南岛——日治时期的新加坡》《新加坡的多元种族社会》等就是为了进行爱国主义教育而编撰的。其三是范围广泛且生动丰富。口述历史涉及重大历史事件，既有政治、经济、军事、文化、教育等内容，又有民情风俗等内容。学界认为，“口述历史”本身就具有声情并茂、身临其境、生动活泼、真切感人等特点，值得大力提倡。

（二）微缩档案及其应用大众化

新加坡因地处热带地区，特殊的高温、高湿环境使得纸质档案保存相对不易，而且保存成本也相对较高，为了更好地保护档案，新加坡国家档案馆便大规模地采用微缩技术。目前，新加坡国家档案馆的微缩档案水平处于世界先进地位，同时也拥有堪称世界一流的设备与技术，其微缩处理量达到每年800万-1 000万页。与世界大部分国家将纸质档案和微缩档案进行同时保存不同，新加坡却将大部分纸质档案进行销毁处理，只保存其微缩档案。现今，国家档案馆已对馆内全部档案进行微缩处理，只对其中5%的纸质档案进行永久保存，而对其余95%的档案则分为不同的阶段（如10年、20年、30年等）进行销毁处理。

新加坡国家档案馆认为，只要充分利用好微缩技术，就能避免花费大量的人力、物力、财力来保管利用价值低甚至没有利用价值的档案，从而将更多的资源用于更好地管理和保存具有更高价值尤其是具有永久保存价值的档案。相比于传统的微缩档案，新加坡的微缩档案也具有其自身的特色。随着日新月异的高新技术的发展，尤其是随着网络化时代的到来，处于日益忙碌的人们的阅读查询习惯已然发生转变，从之前的纸质阅读转向了电子阅读。面对这种显著的变化，新加坡对其微缩档案进行数字化处理，使得它与信息化时代的大众阅读方式得以充分衔接，从而更好地发挥出档案作为存史资政和服务大众的功能。

据此，可以总结出新加坡微缩档案发展及其应用大众化的如下优点。首先，节约档案保存空间。众所周知，新加坡国土面积狭小、人口稠密，可谓是寸土寸金。为了达到在有限的空间内存储更多的档案，微缩技术便是其最佳的技术手段。其次，方便大众对档案进行查阅。随着信息化时代的到来，特别是在网络日益成为大众获取信息知识的主流手段的情况下，国家档案馆不仅将馆藏档案进行微缩处理，而且还将其中的相当一大部分进行数字化处理后上传到门户网站，使普通大众在家里就能在线获取他们所需的资料，不必再奔波于路途之中。最后，减少了档案保存的费用。由于馆藏档案都已进行微缩化处理，而且大部分纸质档案已被销毁，这样就减轻了大量的保存压力，既有利于档案的保存，也有利于降低档案保存所需的费用。

（三）档案展览市场化水平高。新加坡国家档案馆不仅对档案展览有明确而具体的定位，而且还设有专门的视听档案部来负责实施

新加坡档案展览的市场化水平很高，其主要运作机制便是由邀请方负责展览所需的资金，这与大部分发展中国家（包括中国）的情况大相径庭。如国家档案馆对于所有的流动展览都收取费用，主要涉及展览费和交通费，而且还提供套餐服务。此外，国家档案馆也充分利用信息化时代的高新技术进行网上展览等。

新加坡发展档案展览所体现的社会效益和经济效益同样显著。第一，更能激发大众的观看兴趣。比如，国家档案馆在其门户网站上推出了6个板块的网络展览，内容丰富，资料翔实，还配有背景音乐、文字描述，吸引力较强。第二，更能降低档案展览成本。新加坡市场化的档案展览做到了投资与收益的最佳结合。第三，更能增进公众的历史认知。档案展览市场化绝不是一厢情愿的事情，档案馆布展的积极性和观众的需求性相互依存，缺一不可，而新加坡国家档案馆多种途径的展览方式与市场化机制，无疑值得我们认真学习与借鉴。

三、新加坡档案管理工作的思考与借鉴

第一，要更加充分认识到口述历史档案的重要性。由于中国拥有相对丰富的历史档案，使得一部分学者忽视了 “口述历史档案”。口述历史档案被公认的一大优点便是能够生动形象地反映当时、当世，当时人和当世物的形象，这一点在保存少数民族非物质文化遗产档案方面的作用更加明显。例如，在中国55个少数民族中，拥有自己文字的仅有21个，所以许多少数民族的历史演进、生产生活方式、宗教信仰和风俗习惯等都是通过口口相传而世代流传的，缺乏相应的文字和图片资料等。然而，各少数民族鲜明的民族特色以及风俗习惯大多只为祭师或长老所熟知和掌握，而这些祭师或长老所掌握的风俗习惯知识一旦得不到传承，那么在他们去世之后，这些风俗习惯也将随之逝去，成为千古。这样，如何妥善地保护好这些非物质文化遗产便是我们难以回避的一大课题，而建立起一定的口述档案体系无疑是一条十分可取之路。据此，新加坡通过口述历史档案发展起来的涉及国家和社会生活方方面面的口述档案体系，给我们提供了一个成功的范例。

第二，要更加有效地保存好、利用好微档缩案。目前，由于微缩技术具有较为先进的优越性，如保存时间长、规格统一、体积小、保存信息具有真实性和权威性等，再加上大数据的应用，使得它在档案保存中具有重要的地位。然而在中国的实际情况却是微缩品利用不是很普遍，利用率也相当低，且大多用于专业或学术领域，普通人群很难接触到，造成了一定的资源浪费。随着信息化速度加快，特别是云计算、物联网时代的到来，给微缩档案使用的大众化创造了十分有利和非常便捷的条件。在这方面，新加坡国家档案馆将微缩档案中的大部分进行数字处理并将其上传到门户网站以方便大众查询的方式，很值得包括中国在内的广大发展中国家参考与借鉴。

第三，要更加充分有效地发挥好档案展览的功能。相比于新加坡的永久档案展览和档案展览市场化，大部分发展中国家无疑处于相对落后的水平。要么以临时性展览为主，要么其展览不方便社会公众利用或参观。而新加坡档案展览以及市场化的多种方式、较高的投入与效益水平、良好的公众参与和认知等，都值得我们认真思考并付诸实施。

“他山之石，可以攻玉”。通过对新加坡国家档案馆亮点与特色的考察，再与包括中国在内的广大发展中国家相对照，无疑能发现其中的不少过人与闪光之处。我们始终坚信，只要档案和档案管理工作能够发挥好“存史资政，服务大众”的功能，那么档案的本质与其特有的魅力就能真正显现出来。

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［责任编辑：志洪］

［中图分类号］G27

［文献标识码］A