促进科研档案利用助力农业科研服务民生

2016-03-29杜优颖

吉林农业 2016年13期

关键词：科技档案利用农业

杜优颖

（黑龙江省农科院草业研究所，黑龙江哈尔滨150086）

促进科研档案利用助力农业科研服务民生

杜优颖

（黑龙江省农科院草业研究所，黑龙江哈尔滨150086）

摘要：本文以农业科研档案工作为研究对象，概述了农业科研档案的利用、利用与保密之间的关系以及在实际工作中农业科研档案利用工作的总结与拓展新思路。通过对农业科研档案利用的研究，发挥科研档案的作用，提高农业科研档案的管理水平。

关键词：科技档案；农业；利用

黑龙江省是农业大省，是国家重要的商品粮、畜产品和绿色食品生产基地。黑龙江省农业在促进社会发展、维护社会稳定和保障国家粮食安全等方面做出了重要贡献。在 2016年黑龙江省政府工作报告中，陆昊省长在“十二五”时期及 2015年工作回顾中提到“我省现代农业迈上新台阶。现代农业发展步伐加快，粮食总产达到 1369.58亿斤。连续五年粮食总产量和商品量全国第一，为保障国家粮食安全做出了重大贡献。”

在黑龙江省的农业增长与农民增收中，科技进步起到了举足轻重的引领作用。在科研生产活动中整理、保存下来大量的科技档案，农业科研档案是科研工作者在科研活动中形成的具有保存价值的原始数据，是科研活动的重要轨迹，也是借鉴、参考的重要依据。其是农业科研机构各个发展阶段科研工作的真实记录，内容包含科研准备阶段、实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果报奖以及推广应用阶段的文件材料和原始数据［1］。

文件生命周期理论中，文件沿纵向运动进入非现行时期而成为非现行文件后，能够呈现出科学的历史研究价值。从满足民众知情权和信息权的视角，此时的文件应向广大民众开放［2］。《档案法》第十九条规定，“国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满 30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于 30年。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。”

1档案利用与利用研究现状

1.1档案利用现状

档案利用工作是指档案馆（室）根据所藏档案信息为社会各项事业及民众需要以不同的方式提供利用的工作。档案利用工作在档案工作具有突出的地位，是档案工作的中心任务，直接体现了档案工作的意义和作用。按照档案信息加工程度的不同，档案利用分为一次档案文献服务、二次档案文献服务、三次档案文献服务。一次档案文献服务是指，未经加工的档案原件及复印件的提供利用。如档案馆的阅览服务，提供原件、复印件的出借服务等；二次档案文献服务是指原始档案材料经过加工整理后的二次档案文献。如索引、目录等；三次档案文献是指根据一定的主题，选用特定的体裁对档案内容经过研究与综合加工编写而成的作品。如参考资料、百科全书等［3］。

档案提供利用的服务方式主要由以下几种：阅览服务，档案外借，制发档案复制本，提供档案证明，档案咨询。包括指导性咨询，主要指档案利用者在查找档案时遇到的问题给予解答；检索性咨询是指按查找人需要提供检索信息或帮助；事实性咨询，向利用者提供特定事实或数据服务；科技咨询，协同技术部门进行技术转让或技术开发，解答用户技术需求［4］，档案宣传展览以及提供档案目录利用等利用方式。随着网络信息化的不断发展，档案利用服务的方式也有了新变化。

1.2档案利用的研究现状

我国档案开放利用始于上世纪80年代，国家提出开放历史档案的政策，利于民众和社会各界使用。档案利用这一课题的研究也不断深入。利用政策方面的理论基础研究有谭培发表的《档案信息研究》，任丽娟的《法制背景下的档案信息资源开发利用》，李阳新的《我国利用档案收费政策研究》等研究成果。自 1987年 9月 5日《中华人民共和国档案法》第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年 7 月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正，档案立法方面的研究也日益增多。张林华论著《档案开放利用中的若干法律问题思考》，崔世华、孙少平、刘军等的研究《档案开放利用中的法律问题》等［5］。

2科研档案利用与保密

在科研档案管理中，具有国际竞争力的科研成果根据《科学技术保密规定》可确定为保密文件。在农业科研当中除以上提到的保密文件，某些前沿或仍有后续研究价值的科研项目文件档案材料虽不具有保密性，但在行业中仍然具有先进性与创新性。如何协调好科研档案提供利用与保密范围的关系是保证档案工作运行良好的关键。在维护好科研档案所具有的先进性、创新性的同时，使科研档案最大限度的服务本机关、民众需求与社会主义事业是科研档案利用服务的工作目的。保存档案重点在于利用，长期锁箱封存就失去了科研档案保存的意义。科研档案的利用与保密，从根本上说是统一的。保密的目的也是为了保障科研档案更好的利用，科研档案的保密工作主要是限定档案利用的范围。科研档案的保密工作是一个动态的管理过程，随着时间、形势发展等条件的变化而变化。根据《档案管理学》中如何正确处理档案提供利用与保密的关系中提到，凡是有利于改革开放、促进社会安定团结、有利于社会主义现代化建设就应积极大胆的提供利用。在具体情况的处理中，应深入考察档案信息内容，根据时间的变迁，地点与条件的变化，及时调整档案的密级，逐步扩大档案的利用范围，减少冗杂的审批手续，极大限度为利用提供便利［4］。

3科技档案利用实践

农业科技档案管理工作如何做到即维护科技档案的保密性，又使科技档案的利用具有时效性是个值得探讨的问题。

3.1发布档案信息，服务科技咨询

草业研究所编研、整合人事档案信息在草业所网站上发布了专家姓名、研究方向、职称以及咨询电话等信息；通过各业务科室提供的科研档案材料将育成品种推介到网站上。有需求的民众通过网络与通讯设备，足不出户便可以随时咨询与掌握品种信息。做到将专家带在身边，让专家成为农民科学种养的领路人，切实服务“三农”。

3.2制作培训资料

为了加快普及推广农业先进实用新技术，黑龙江省农科院对全省经济十弱县进行科技帮扶，建立院县共建模式，该模式被农业部作为农技推广十大新模式之一并推向全国。作为院县共建工作组成部分之一，黑龙江省农科院草业研究所根据科研档案材料，编研制作培训资料发放到帮扶对象手中。建成专家大院，在田间地头做给农民看的同时，将科技知识落实纸上、留在手中，服务民生。

3.3档案证明

按照《中华人民共和国种子法》第三十六条规定，种子生产经营者应当建立生产经营档案。在科研生产中建立生产经营档案，可以清晰的记录基地制种、加工贮藏、经营等环节的科研生产轨迹。有利于各环节出现问题时，溯源查找问题发生原因，保证生产加工者、经营者及购种者各方的利益。

3.4农业工作中拓展利用新思路

农业科技档案如何拓展思路更好的服务科研与民生，还需谨慎试行，多方考证。

3.4.1成果转化服务科研应是农业科研档案利用的最终方向。科研档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入科技市场，技术转让和技术交流，一般就是通过科研档案（复制件或编研成果）实现的［6］。例如，根据草业研究所玉米科研生产活动中形成的原始材料，建立玉米生产档案。根据档案的立卷规律和玉米生产实际，可按照品种进行立卷。玉米生产工作，由基地玉米制种和收获调入后种子加工工作组成。随着玉米品种的基地制种、加工环节结束，收集基地制种、加工记录的材料即可生成一个玉米品种的生产档案。该项生产技术，可与育成品种一同配套实施科技成果转化。

3.4.2展览宣传草业研究所为了普及植物基因资源知识，依托黑龙江寒带植物基因资源研究中心建立了科普展览馆。从植物起源、自然进化、人工选择、生物多样性、科学造福人类、人与自然、资源争夺、知识产权保护等八个方面阐释了保护植物基因资源的重要性。馆中陈列由草业研究所科研人员依据档案材料和相关资料制作完成的展板与部分珍贵的实体档案组成。档案馆的开放与展示将有利于提高人们保护生物多样性的意识，有利于提高人们了解各国间资源争夺紧迫性的认识。