大学生档案管理工作要点分析

赵怡

（湖南财政经济学院，湖南　长沙　410205）

大学生档案管理工作要点分析

赵怡

（湖南财政经济学院，湖南长沙410205）

本文从法律法规不健全、管理人员素质较低、管理技术落后、档案“透明度”有限和档案内容不完善等方面，阐述了大学生档案管理中存在的问题，并从加快档案管理法律法规建设、提高管理人员综合素质、采用多样化档案管理手段、保证大学生的档案“知情权”和注重档案内容的收集与完善等方面，分析了大学生档案管理工作问题的对策，从制度化、信息化和专业化等方面，探讨了大学生档案管理工作的发展趋势，以期为提高大学生档案管理工作水平提供参考.

大学生；档案管理；问题；对策

大学生档案作为大学生重要信息的载体，记载着其在校期间学习、生活和社会实践活动等，既反映着大学生学习成绩、专长爱好、奖惩情况和思想品德等重要信息，也是企业聘用、户口落户、社保缴纳和职称申报等工作开展的重要依据，关系着大学生毕业后的个人发展，其重要性不言而喻.但是很多高校的大学生档案管理工作问题多多，这直接影响了大学生的切身利益.因此，分析大学生档案管理工作中的问题及对策，以及管理工作的发展趋势，对帮助大学生毕业后顺利融入社会有着积极的意义.

1　大学生档案管理工作中存在的主要问题

1.1法律法规不健全.虽然国家出台了很多文件加强对大学生的管理，但是对大学生的档案管理工作，却没有出台针对性的法律法规，从而使大学生档案管理工作存在多种形式，而且这些形式没有统一明确的考核标准，档案管理工作杂乱无序.

1.2管理人员素质较低.很多高校没有安排专人负责大学生的档案管理工作，多由教务人员和辅导员兼任.这些人员没有系统的档案管理知识，并且空余时间较少，无法在大学生的档案管理中投入过多的时间和精力，使得档案管理工作的信息化建设无法顺利开展.

1.3管理技术落后.很多高校的大学生档案仍然为纸质档案，并且采取手工抄写方式，电子档案还没有得到充分的应用与普及，使得大学生档案容易因保存环境差、保存时间长和使用频繁等原因而出现损坏和遗失，从而增加了大学生档案管理的难度.

1.4档案“透明度”有限.虽然大学生的档案关系到其重要信息和切身利益，有一定的机密性，但是并不是所有的档案都需要保密，然而大学生档案管理多采用“一刀切”的方式，档案的“透明度”有限，从而使大学生档案管理工作陷入封闭、被动的困境中.

1.5档案内容不完善.大学生的档案内容主要为高校招生时的报名表、入学登记表、学籍、成绩和身体状况等，很多信息资料不完整，并且在市场经济的环境下已经有些过时，无法满足企事业单位对大学生综合素质、心理状况和道德品质等方面信息的实际需求.

2　大学生档案管理工作问题的对策

2.1加快档案管理法律法规建设.首先，国家需要注重档案法的宣传工作，提高高校师生档案管理意识，帮助其认识到档案的重要性，在高校形成良好的档案管理工作氛围，各院和各系的工作人员需要积极配合，做好大学生档案资料的审核、收集和整理工作，并及时送交到档案管理处，确保档案资料符合要求后方可入档，为大学生档案利用创造有利条件.其次，高校需要注意对大学生进行档案重要性的宣传工作，要求大学生按照规定要求，规范、完整和准确填写其个人档案，保证个人信息资料的完整性，而档案管理人员需要依据大学生档案资料形成规律，确保各个档案管理的各个环节衔接紧密，不会出现档案遗失和损坏等情况.最后，国家需要结合《档案法》和大学生档案管理的要求及情况，制定切实可行的《高校学生档案管理工作细则条例》等各项法律法规，确保大学生档案管理工作可以做到有法可依、有据可循，使大学生档案管理工作顺利开展.

2.2提高管理人员综合素质.大学生档案管理人员需要有专业的档案管理知识，顺应时代发展的要求，将大学生档案的动态管理和静态管理相互结合，将传统管理的方式和现代化的管理方式相互结合，真正提高档案管理工作的水平与效率.同时，档案管理人员需要树立良好的服务意识，在工作中恪尽职守，坚持“以人为本”的服务理念，及时帮助档案使用者解决遇到的各种问题，取得档案使用者的信任，提高管理工作服务满意度.此外，在大学生档案管理工作中，高校需要实施聘任制，招聘有专业管理知识和丰富管理经验的人员负责大学生档案管理工作，并做好管理人员的岗位培训，要求管理人员持证上岗，督促管理人员不断学习新知识、新技术，提高档案管理的综合能力.

2.3采用多样化档案管理手段.大学生档案资料比较多，管理工作任务繁重，所以在档案管理中需要采用多样化的管理手段，既要确保档案资料的完整性和安全性，又要降低档案管理人员的工作强度，节省人力物力资源.例如对必须要以纸质方式保存的原始档案，管理人员需要注意保存的环境和保存的方式，避免纸质档案出现受潮和虫蛀等情况，影像档案的正常使用；建立电子文件归档的管理制度，将纸质档案资料电子化，这样既可以节省档案资料存放空间，有利于档案资料的保存与管理；对于归档的电子文件，管理人员需要进行备份，并且将其纳入到信息管理流程中，定期对电子文件归档工作进行布置、检查、总结和考核等，确保档案管理工作有序进行.

2.4保证大学生的档案“知情权”.大学生档案真实记录了大学生在校期间的学习生活、社会实践和获得荣誉等信息，这不仅是大学生人生经历的见证，而且也是用人单位对大学生进行考察、了解和聘用的重要依据，所以大学生档案需要对其保持适当“透明度”，保证大学生对档案的“知情权”，这样有利于大学生依据档案内容，在就业过程中充分展现自己的优势，提高就业的成功率.同时，大学生对档案内容有一定的了解，可以帮助大学生认识到自己的不足之处，从社会需求和工作岗位要求的角度出发，在工作和生活中努力完善自己，形成正确的世界观、人生观和价值观，顺利完成从学生到社会角色的过渡与转变.

2.5注重档案内容的收集与完善.首先，在大学生档案资料收集过程中需要确保其资料完整性和齐全性，文字材料的纸张规格需要保持统一，页面书写字迹工整规范，并且归档材料不能用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和复写纸等进行书写，不能出现错别字和涂改痕迹，除了传真文件需要进行复印存档意外，不能用复印件代替原件进行存档.其次，大学生档案管理需要从大学生被录取开始，就要为其进行建档，入学后依据其专业和班级群体性特点，按照国家的档案法规收集相关资料，如学生年龄、性别、专业、家庭住址、身份证明、家庭成员情况和政治面貌等，形成资料文件后及时入档保存.最后，高校大学生档案管理人员需要秉承负责态度，丰富大学生档案内容.例如计算机等级证书、各科科研成果、大学英语等级证书、职业资格证书和创造发明证书等，建立大学生诚信记录，为学生就业打下良好基础；为大学生建立心理档案，提高学生个人交际能力，保证大学生的心理健康，促进大学生全面发展.

3　大学生档案管理工作的发展趋势

3.1制度化方向发展.随着社会主义建设逐步完善，各项制度将逐渐法制化和规范化，而大学生档案作为档案管理的重要内容，也需要建立完善的规章管理制度，向制度化方向发展.在这种大环境下，高校需要建立档案管理的各项制度，要求管理人员按照《档案法》的要求，提高管理意识，确保档案管理工作科学合理，全面提高大学生档案管理水平.同时，大学生生档案管理的制度化发展，可以形成标准管理工作流程，指导管理人员按章操作，这样不但可以简化档案管理的环节，缩短档案查阅和应用的时间，为档案使用者提供便利，而且可以在出现管理问题后，依据管理制度追究相关人员的责任，从而强化档案管理人员的责任意识.

3.2信息化方向发展.随着科学技术的创新和网络应用的普及，信息技术将被广泛应用到各个领域，大学生档案管理自然也不例外.在大学生的数量持续增加的情况下，传统档案管理方式已经无法满足档案管理的要求，只有依靠信息技术，才能真正减轻档案管理人员的工作负担，提高其工作质量与效率.例如以信息化管理方式代替传统手工抄写方式，既有利于大学生信息资料的保存与管理，避免出现损坏情况，又有利于借助网络资源随时随地查找档案资料，无需通过电话或者实地咨询来完成，大大提高了档案管理和使用的效率.

3.3专业化方向发展.高校大学生人数逐年增加，档案资料数量也越来越多，管理工作任务繁重，所以高校需要建立专业化的管理队伍，以便适应档案管理的现代化发展.首先，档案管理人员需要有良好的思想道德品质，明白档案管理工作的重要性，以良好的服务理念为大学生提供帮助，解答大学生遇到的各种问题与困惑.其次，由于大学生生档案涉及到很多大学生的个人信息，其私密性比较强，所以档案管理人员需要有很好的保密意识，注重保护大学生的个人隐私，避免出现泄漏而对大学生的生活、学习和就业造成不利影响.最后，档案管理人员需要有良好的专业技能，熟练掌握档案管理的各项技能，并将其应用到档案管理工作中，确保档案管理工作向专业化方向发展.

4　结束语

总之，大学生档案记载着其在大学期间生活学习和社会实践活动情况，以及大学生学习成绩、专长爱好和思想品德等重要信息，在企业招聘、户口落户和社保缴纳中起着重要的作用.高校只有认真分析档案管理工作中存在的问题，完善档案管理的各项规章制度，落实各项档案管理措施，才能真正提高档案管理工作水平，发挥其应有的作用与价值.

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G270

A

1673-260X（2016）10-0157-02

2016-06-04

2015年湖南财政经济学院教学改革研究项目，项目名称：大学生心理健康实践课程创新研究