高校档案管理工作治理体系现代化

李长江

（长治学院院长办公室，山西长治046011）

高校档案管理工作治理体系现代化

李长江

（长治学院院长办公室，山西长治046011）

在高等教育不断深化改革的背景下，高校档案管理工作也面临了一系列的新问题，迫切需要进行治理体系现代化的探索和研究。作为最能直接反映高等教育教学工作质量和水平的档案管理工作，是高校做好顶层设计以及制定发展规划和确定重点工作的重要参考资源，也是广大师生信息管理和维护自身权益的重要渠道。高等教育发展需要大力开发教育教学档案资源，合理利用馆藏档案中的积极元素，充分发挥馆藏档案的教育教学信息能量，才能更好地服务高等教育又好又快发展。

档案；档案管理；治理体系；现代化

按照中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，完善和发展档案管理制度，推进高校治理体系和治理能力现代化，是目前高校全面深化教育改革的目标。结合高校发展现状，高校档案管理工作治理体系现代化是当前高等院校工作的一项重要任务，也是档案管理学必须深入研究的一个重大课题。

一、高校档案工作的新常态

（一）以科学理念驱动高校档案工作发展

科学的理念能够指导档案工作持续健康发展，也能提升档案治理体系的现代化水平。在高等教育发展的新阶段，高校档案工作者要与时俱进，转变思维，以科学发展观为引领，以现代化的档案管理学专业知识为依托，树立创新、先行、网络、合作和人本观念，按照档案工作之能力体系现代化需求，以改革创新的勇气和理念大力驱动高校档案管理工作治理体系现代化。

1、创新理念。创新是高校档案工作明确的发展方向和持续不竭的内在动力。高校档案工作要创新，就是要坚持“用户至上的服务理念”，“构建高校、社会、个人综合平台理念”，“满足高校、社会需求的经营理念”、“体现高校以人为本的发展理念”。通过理念的创新，为高等教育发展提供强大的动力来源，因此，要充分认识高校档案管理工作创新的重要作用，要以创新的理念和实践不断开创和引领高校档案工作的新局面。[1]

2、先行理念。传统高校档案管理工作中存在问题的主要原因之一就是没有先进理念的支撑[2]，对高等教育发展的新问题和新机遇缺乏敏锐的嗅觉和及时调整的能力，因此，要贯彻先行理念的要求，指引高校档案工作加速发展。要正确面对和及时处理新形势下高校档案工作的现实问题，加大调研力度和改革举措，先行入手、主动作为，充分利用档案发展的潜在机遇，精心谋划，科学介入，提前准备，将先行理念贯穿于高校档案工作治理体系现代化全过程。

3、网络理念。网络化是影响高等教育发展的重要因素之一，同时也是档案工作发展的快捷通道。在存储数字化和网络化的作用下，高校档案工作的现代化水平大大加深。按照信息化建设要求，牢固树立网络理念，积极实施档案数字化战略，通过建立信息化档案平台和网络社交平台，积极拓展和丰富高校档案管理系统的模块和功能，将网络建设的最新成果应用于高校档案管理工作，具有深远的意义和影响。

4、合作理念。合作是现代社会的主流价值观念，也是高校档案工作发展的强大助力。基于高校档案建设起点低、资金少、信息交流不通畅等问题，各高校之间、高校与有关档案部门之间加强合作，将合作理念作为一个要素贯穿档案工作始终，深化档案收集、抢救、数字化、异地异质备份领域中的合作，减少投入，提高档案利用效率，以较小的成本来吸收和共享最先进的档案技术，才能加强资源整合，形成推动高效档案工作发展合力。

5、人本理念。立德树人是高效工作的基本目标，以人为本是高校档案工作发展的出发点和落脚点。要结合高校档案发展实际，深刻理解以人为本的内涵，将档案的服务功能贯穿于高校档案管理工作的始终。通过建立健全师生档案数据库，努力提高档案治理体系现代化水平，尽心竭力满足广大师生的需求。同时，切实从广大师生的需求出发，简化和优化档案管理手续和流程，充分运用信息化手段，努力满足高校广大师生职工的档案需求。

（二）以创新模式撬动发展

创新模式是高校档案工作发展的一个新的有力支点。因此，要结合高校发展实际，以高校特色专业为依托，对高校档案管理服务模式的创新要实现三个转变：一是服务内容的创新，从传统的档案数量向档案质量要求转变，将档案管理工作纳入到高校的十三五规划和重点工作中，提升档案的内涵质量。其中，尤其要加强档案安全设施建设[3]，将档案安全纳入到高校综合治理的体系中，实行一票否决制；二是服务方式的创新，由传统的被动服务向主动服务转变，充分提升档案意识，提高依法管理档案、依法保护档案、依法利用档案水平；三是服务手段的创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变，以新时期计算机、电子载体和网络技术等科技手段为依托，实现档案管理服务模式的创新，提高馆藏档案信息利用水平和效能，实现高校档案信息资源的共享。

（三）以完善制度巩固发展

高校档案管理目标的实现需要制度的约束和规范，因此，高校要从制度建设出发，建章立制，推动档案管理工作走向规范化和制度化。坚持以档案法律法规和有关制度为纲领，从高校档案工作实际出发，逐步建立和完善档案管理有关制度，确保高校档案工作有章可循，推动依法治校工作在档案管理方面的开展，用制度来规范和约束档案管理工作，提高档案利用的安全使用。与此同时，不断强化档案管理制度的落实和责任的追究，切实将档案管理制度落到实处。

二、新时期高校档案工作的内在要求

（一）提高认识，切实增强做好高校档案工作的责任感和使命感

对档案工作缺乏重视是档案工作发展各阶段主要问题存在的根源。各级各类高校对档案工作同样缺乏有效的认可和重视程度，因此，要加强高校领导的责任感和使命感，加深对档案工作地位和作用的认识，只有在认识上得到提升，高校档案管理工作水平才能获得提升。习总书记曾提出，档案工作要做到为经济建设、社会发展服务，必须由封闭走向开放，由重保管向重服务转变。按照年度目标工作的总体要求，要把档案信息化纳入教育信息化总体规划，研究和摸索档案工作发展的根源性问题，从全局出发，结合高等教育发展的新特点，坚持以人为本，以高校发展大局、师生权益和社会发展为档案管理工作的出发点和落脚点，科学利用档案资料，提高高校档案工作的现代化水平。

（二）把握重点，不断提高高校档案工作信息化水平

高校档案工作信息化是指各级各类高校根据信息化的要求，利用信息系统改造传统的档案资源转为数字化信息，然后通过计算机网络进行保存和传输档案信息，实现高校档案资源的科学化管理、合理配置与社会共享[4]。实践已经证明，信息化建设是高校档案管理的必然趋势，能切实提升高校档案工作科学化水平，克服传统档案人工操作的弊端，利用计算机检索、传真、扫描和网络等科技手段，极大地提高档案工作效能，推进文档一体化管理，充分利用现代技术条件，积极吸收信息化建设成果，将高校档案机构打造成为信息处理和供应中心。

（三）强化保障，努力为高校档案事业发展创造良好环境

高校档案工作的正常开展需要良好的发展环境。因此，要不断优化高校档案事业发展环境，为档案事业健康发展创造有利条件。一是探索建立既符合高校现实又着眼长远的高校档案工作制度保障机制。积极争取教育部门党委、行政将高校档案工作纳入高等教育十三五发展规划之中，明确纳入各级各类高校年度重点工作计划和目标责任制考核之中，把档案事业经费纳入本级财政预算之中，实现档案工作与高校发展同步筹划、协调发展。二是各级档案部门不断解放思想，转变观念。破除安于现状、消极依赖、闭门自守的思想，树立以“利用者需求为中心”的思想，既面向社会、面向公众依法推进档案资源开放、开发和利用，也善于借助社会力量推动工作。通过组建档案专家库、组织档案学会，定期开展各部门档案管理人员培训等，积极整合校内档案人才资源，汇聚相关部门力量，形成档案部门与业务部门齐抓共建的长效机制，形成联手推动高校档案工作的良性机制，逐步实现档案工作全面化、系统化和现代化。三是不断加深对肩负的“为党管档、为校存史”重要职责的认识。切实加强自身建设，转变工作作风，深入基层一线指导建档工作，不断提高服务能力和水平。同时，为高校档案工作提供人才支撑和智力支持，要大力开展档案工作专门人才师资队伍建设，千方百计引进和培养档案专业人才，提高档案工作人员的工作待遇，灵活采用外出培训、交流轮岗、岗位和挂职锻炼等多种形式，努力提高档案管理人员的专业素质和技能水平，培养成为既精通档案业务又掌握现代信息技术、既熟悉档案文化知识又具备专业技能的复合型、高素质人才。[5]同时加强人才的分层分类管理，提高人才管理水平，提升工作条件和待遇，增强档案工作者的责任心和荣誉感。

高校档案工作的进一步发展必须靠政府的投入作坚强的后盾。因此，教育主管部门在高校档案工作上要做好顶层设计，加大档案专项资金投入，特别是在预算安排中要单列出高校档案资金支出项目，尤其是要重点保障高校档案的保护和抢救，档案信息化建设，档案综合室建立等方面的经费支出，同时，要给予政策支持，要求各级各类高校按标准按要求建立规范综合档案机构，要建立健全各种硬件设施和各类配套措施。在力争经费支持的前提下，适时建立高校档案文件检索系统，加强高校档案历史资料和动态档案信息化进程，提供更加全面和科学的档案数据，更好实现为学校决策提供信息服务和参考数据的基本功能。

三、高校档案工作治理体系现代化

一是扩大宣传，提升高校档案参谋服务能力。同时，结合高校实际，适时举办“档案日”宣传活动，进一步扩大档案工作的影响力。此外，针对目前高校大力开展基础设施建设的实际，同时结合传统档案管理中缺乏对基建档案的收集和整理，要及时归纳总结高校基础设施建设的基本资料和信息，按照信息化要求进行加工处理，提高档案利用率和档案利用效能。

二是不断加大投入，加强档案馆库等基础设施建设。各级领导要加强重视，将高校档案馆建设列为重点工程，想方设法从学校预算中专门档案建设经费，安排档案管理专家对有关基础设施进行专项验收，改善基础设施条件，为档案信息化建设提供物质基础和后勤保障。

三是强化依法行政，加强档案工作法治建设。按照国家有关档案管理统一要求，不断扩大党政管理的存档事项，对校内的规范性文件进行系统清理，并按照信息公开制度利用校园媒体进行公开发布。另一方面，邀请上级部门和安排学校专业人员定期不定期进行档案检查，对各种问题要求及时整改，对整改不力的部门和责任人要进行通报和批评，增强档案管理的严肃性，同时，建立健全高校档案管理规章制度，推动档案工作法制化、规范化。

总之，要抓好高校档案管理工作定位，协调处理好与教学行政之间的关系，切实推进高校档案管理工作治理体系现代化进程。

［1］米军.高校档案管理工作的创新和信息化［J］.中国管理信息化.2015，（02）:177-178.

［2］姜波.高职院校档案管理的问题与对策—以LZ职业技术学院为例［D］.西南财经大学.2014.

［3］曾宪力.学校三维档案安全管理体系构建与实施［J］.湖北档案.2015，（04）:20-21.

［4］陈云峰.提高档案信息化水平提升档案服务能力［J］.四川档案.2013，（01）:22.

［5］董燚、刘昆鹏.信息化背景下的高校档案人才建设［J］.办公室业务.2013，（17）:144-145.

（责任编辑 王建华）

G278.6

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1673-2014（2016）04-0102-03

2016—04—13

李长江（1965—），男，山西武乡人，馆员，主要从事档案管理研究。