关于电算化条件下的会计内部控制技术的探讨

于畅　张义

摘 要：众所周知，由于电算化的出现，会计工作质量出现了很明显的提高，但是，从另一个方面来说，电算化的出现也使得会计工作面临着新的挑战，同时会计工作也将会面临着更大的风险。本文将会围绕着电算化的目的为核心展开讨论，详细论述在电算化背景下会计内部控制系统的构建。围绕职位的设置、系统维护控制、系统安全控制、会计工作独立性四个方面论述怎样保障会计内部控制系统的稳定正常运行。

关键词：电算化；内部控制；安全；控制

会计电算化由于是将电子计算机技术以及信息技术融入到会计实践领域中去，因此它比传统人工会计记账速度更快，信息存储能力更强，信息共享也将变得更加方便与实际。它在查账的时候更加方便迅速，会计报表形成比传统人工更加快速，会计分析比传统人工更加迅速准确；同时，会计电子化能节省更多的人力、物力以及时间。而这种会计活动与内部控制是密切相连的。所谓的内部控制，就是说一个单位为达到它的经营目标，保护它内部资产的安全完整，保证能得到准确完整的会计信息资料，确保能及时在实际操作中贯彻执行它的经营方针，保证有经济性、效率性和效果性特征的经济活动而在单位内部采取的一系列能进行自我调整、自我约束、自我规划、自我评价和自我控制的方法与措施的总称。内部控制是说在经济活动中经济单位和活动组织之间建立的一种职责分工和相互制约的业务组织形式的制度，它是由加强经济管理的需要导致的，是在经济的发展过程中一步步发展起来并一步步完善起来的。内部控制最主要的是使财产能够保持完整安全，使会计信息资料更加正确可靠，其次是要通过加强钱物分管、严格手续、加强复核方面来达到控制的目的。要使会计活动更加准确高效必须要把内部控制作为其引导。

一、电算化对会计内部控制所造成的影响

在手工会计系统的背景下，会计内部控制是为了达到企业财务的安全管理的目的，这种内部控制会完美的保证会计资料真实、可靠，能合理的控制企业的财务收支。在受到电算化的影响之下，我们能更快的采集数据资料、更快的存储数据资料，提高会计工作的效率，使我们的劳动强度降得更低，而且，在电算化背景下，数据的传输更加简单快速，能实现所谓的实时的快速传输，不再受时间的牵绊与束缚。这一时期的会计工作较手工时期的会计工作发生了较大的变化。电算化时代充分发挥了会计的监督职能，真正实现了在计算机软硬件以及会计数据资料方面的科学管理。要使电算化条件下的内部控制更加完善，必须做到以下几点：第一，认真合理保养设备，使设备保持良好的状态。第二，必须要有完善的安全保密制度，防止发生非法修改和删除会计资料和软件。第三，必须使会计资料是完整的、真实的。另外，在电算化背景下档案管理也是一项基础的必须具备的工作，在档案管理方面，应该做到使电算化会计档案管理制度更加科学合理、明确规定管理人员的权限，不得出现越权、制定出档案类型的标准等等。总的来说，要想使电算化会计工作更加标准、规范，就一定要不断地改善内部控制系统。

二、电算化条件下会计内部控制系统的构建

1.合理设置电算化职位

在确立了电算化制度以后，会计职位主要有两种称呼方式：基本会计职位和电算化会计职位。他们分工不同，其中，基本会计职位所能胜任的岗位主要是出纳、会计核算、会计主管、资料档案管理、账目稽核；而电算化会计职位所能胜任的岗位更多，除了这些以外还包括管理、操作、维护计算机会计软件程序系统的工作岗位。在职位管理过程中，不允许会计职员出现一人兼任多职的情况，因为这样一定会使内部控制自我监督功能的发挥受到影响，这样一来，会造成不良的影响，例如不利于会计工作的透明、公正、公开、权威等，极容易发生违规操作，不利于保障企事业单位的集体利益，极易产生腐败问题。因此，在职位设置以及管理的过程中，应该始终坚持职权分离的控制原则，制定相互制约、相互协作的职位制，防止发生越权违规的事件。除非遇到十分特殊的情况，需要我们的信息，否则我们不要轻易告诉别人我们的资料，例如用户名和密码。就算是系统的管理人员登录，也需要得到我们的允许，从而进行系统的相关操作。当我们的账号信息发生了泄露问题、存在安全隐患时，我们需要抓紧时间对我们的密码立即进行修改，完善我们的信息，增强安全防护能力，同时泄漏时的处理办法也必须严格依照规章制度（岗位责任制）进行，遵守其相关程序。

2.系统的建设与控制的维持

随着时代的进步，将电算化融入会计的内部控制系统可以成为现实，但此种系统的开发，其过程是十分不简单的，并且其开发需要强大的资金支持，所需成本多。但它也是具有明显的优势的，它可以完善原先的会计部门的管理体制，使其发生巨大发展。第一，在开发软件的全部的过程中，有制定好的标准与规章制度，必须严格照其执行。相关的和系统开发相关的评审程序，可以使系统的运行更加可靠和安全，与此同时，还要做到确保软件测试的完整性。第二，对软件系统的最开始的使用时，为了确保操作的准确率与正确率，要专门培训系统人员的操作方面的才能，使他们的业务水平得以提高，从而使操作人员能够对系统的操作达到一定熟练的程度。第三，会计内部的控制系统能否稳定正常的工作，取决于操作人员在操作软件系统时是否加强了其维护控制，这一点的做到与否，同样也关系着会计的工作能否顺当进行。所以，为了保证这一点的实现，系统的维护方面的工作就交由专业方面的人员来管理，争取防患于未然。在软件系统有维持软硬件的要求时，或者系统软件发生故障时，就要求我们做到申请修理的快速，从而保证在其请求通过后的维护控制计划的实施达到令人满意的效果。

3.对系统在安全方面的控制

会计内部控制系统虽然使其具有极大方便性，但同时也面临着极大的缺陷与漏洞。这就要求我们加强系统在安全方面的控制，并据此制定出完整的关于防范危险方面的规章制度，从而，对会计工作人员的工作起到约束作用，同时，还要促使工作人员间进行相互监督相互约束，这一系列措施都是为了实现其内部控制的目的。一方面，会计工作人员的工作权限、工作流程以及工作规范，都从规章制度上得以约束和得以规范，另一方面，为了加强对操作人员的控制，要求操作人员严格按上机操作制度所规定的执行，将会计工作人员的操作情况严格记录下来。

所有的会计人员必须严格按照数据控制制度在数据处理、录入、输出等等角度所规定的来执行，在进行采集数据和整理时，一定要保证会计得到的是真实的数据。举个例子来说，数据想要通过处理这个阶段，必须对其依照程序进行检验与检查，使其是真实的数据，并且不是片面的，而是全面的；处于数据的输出这一阶段时，最重要的是要确保报表资料的准确性与合理性，如会计账表等。

4.加强会计工作的独立能

从事会计方面工作的工作人员的主要工作内容就是注意对在单位的资金的看管，为了保护所工作地方的财产和利益尽自己最大的努力，然而，对于所处非会计部门的工作人员来说，自己本人的利益才是最重要的，这种观点与会计人员的作为会存在很多容易引起矛盾的地方。与此同时，在单位里存在很多可能会对会计内容的真实性以及对会计人员的工作的干涉产生一定不良影响的因素，比如，领导级人员有的时候会吩咐会计工作人员不一定非要求记录信息的真实性，本质上也是为了其自身的利益。为了杜绝此种现象的发生，要求政府及工作单位必须对可能会对会计工作产生的不利于真实性的因素给予坚决的制止，并坚决维护其工作，从而保证会计人员能好好进行自己的工作，发挥其作用。通过对会计工作的维护与支持，一方面可以对会计所记录信息是否真实给予了保障，跟相关部门交流时，可以保证其消息的准确性，另一方面，对会计工作的保障，可以使领导人员对本单位有一个比较正确的认识，增强其对单位的了解。

三、关于加强会计电算化条件下的内部控制的措施

1.改善计算机环境，优化会计电算化条件

实施会计电算化，计算机硬件和软件必须要具备，它对会计电算化有支撑作用，要通过对计算机软硬件设施的检测以保证设备完好。为了使系统能够正常运行，要进行一些相关的操作如安装、修复、更新、备份等来保证系统工作。而且必须要做到监管到位、实时监控、及时处理、提前防范这些措施，以保证相关程序不被修改、盗取，保证计算机不被感染病毒，确保其安全，使计算机能正常运作。机房设备的安全和保证计算机能够正常运行，才能有可能实现会计的电算化，为此我们需要做到：第一，为了确保会计信息不会泄露，需要所有的数据都备有两份，并且放置的地点也不能是相同的。第二，平时注意爱护电算化设备，时常对其进行维护与保养。第三，当出现新型的电算化的设备和会计相关软件时，为了保证会计数据的安全、连续和完整，必须按照审批的步骤严格执行。

2.控制会计数据，准确统计会计数据

在业务中遇到要输入相关会计数据的情况时，会计电算化软件需要有相应的控制程序来鉴别所要输入的数据，它必须能对经济业务进行判断，查看经济业务是否有不完善或者是不合理的情况，从而达到能够及时提醒会计操作人员或拒绝存入数据的效果。就像是输入银行存款相关业务的时候，需要填入所对应的银行存款支票存根编号等数据，如果操作人员出现失误，输入的数据不对或者是不完整，这个系统可以给出一定的提示。输入后存放在数据库中的数据可以由一些程序控制和技术手段进行相关验证，例如进行总账平衡检验、明细账平衡检验等。会计电算化下数据输出的表现有很多种，其中主要表现的形式有数据查询、数据打印、数据备份及网络传输等。企业为了使会计数据的保持正确、可以读取以及便于他人查阅等，输出数据控制一般要检查输入的是否是正确数据，输出是否为完整数据，同时它在一定情况下还要有格式和内容的统一要求。

3.对会计电算化中的会计岗位和人员进行严格监管

管理制度的制定与严格执行是为了防止将电算化的会计软件运用到非法的方面。各个工作在电算化职位的会计人员都有自己本身所应负的职责，并且要严格按照规定执行。分配权限与管理用户名是会计人员的两个职责，管理用户名体现了用户和权限的两者之间的联系，分配权限一定程度上肯定了用户具有何种操作权并且在其进行的过程中，为了确保公正与廉洁，需要各个人员与部门之间相互牵制，从而可以尽量地及时的纠正错误行为，举报非法行为。

四、结语

当今社会科技发展的越来越快，电算化也会发展的越来越好，其发展的程度也会越来越深入，发展层面更加多样化，会计的岗位也变得与往常不同，其中在其内容与形式方面表现的尤为显著，但其对内部控制的掌握也越来越艰难。为了做到会计的工作信息化的程度的提升和保证单位的管理工作特别是经济方面的运行操作，要求对当前的局势有一个正确的认识，也要求做到在各方面的的控制作用，其控制的手段也要做到与时俱进。

参考文献：

[1]王辉.内部控制对会计信息质量的影响研究[J].中国商论，2015（22）.

[2]李盈盈.企业内部控制存在的问题及其对策探讨[J].经营管理者，2015（30）.

[3]姜秀奇.浅谈如何提升企业内部控制水平[J].农场经济管理，2015（11）.

[4]戴一琴.公路局内部控制体系研究[J].会计师，2015（16）.

[5]姜磊.论民营企业内部控制存在的问题及改进对策[J].中外企业家， 2015（33）.

[6]刘颖.浅谈公司内部控制存在的问题和完善措施[J].现代经济信息， 2015（21）.