综合档案室建设是企业档案管理的关键所在

秦永香　黄瀚钰

摘 要：企业档案工作是一项基础性、服务性工作，是企业在经济建设和科学技术管理工作的重要组织部分，是一种巨大的信息资源，是关系到一个企业能否科学管理的重要条件，管理好企业档案工作，是企业长足发展的基础。

关键词：企业；综合档案室建设；关键

市场经济快速发展，使企业面临的竞争越来越激烈，这就要求企业的各项管理工作都应顺应市场经济的发展，全方位为企业的经营管理服务，而档案工作又是企业内部管理中一项最基础的服务性工作，是各项管理工作的重要组成部分，是企业经营管理的巨大的信息资源，这项工作做的好坏，直接影响到企业其它工作的开展，甚至影响到企业在市场竞争的主动权，影响到企业的生存与发展，因此建好企业综合档案室，高效服务企业综合管理就显得尤为重要。

1 要正确认识建企业综合档案室实行档案集中管理的重要意义和作用

1.所谓综合档案室，即是国家各机关、企业事业单位，统一保管和管理本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室，就是将一个企业里的行政管理工作类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、科技档案、基本建设档案、人事档案、声像档案、设备仪器档案、会计档案及其它门类、载体档案集中起来统一保管和管理，并提供利用为企业服务。与传统的档案管理方法相比，有以下几个优点：

2.综合档案室有利于企业管理层对整个企业档案工作的协调、决策、综合治理，有利于对档案工作的组织领导。随着企业搞活开放，企业档案内容结构也发生了变化，从客观上要求变革档案组织管理方式。而企业通过建立综合档案室、实行档案集中统一管理，使企业领导准确地把握企业档案信息的传递和处理过程，有利于对整个企业生产经营活动全局的控制和协调，便于企业管理层及时决策和综合治理。

建综合档案室有利于档案的收集，使整个企业档案齐全完整。收集的档案齐全与否和质量如何，直接影响到整理、编目、鉴定、保管、利用、统计等一系列环节工作的进行。在没有成立综合档案室前，档案没有实行集中统一管理的，各部门形成的档案各业务部门的主管管理，责任心强的部门收集齐全些，否则差些，有的个别单位文件资料损失严重，形成的东西不少，保存下来的却是寥寥无几。档案实行集中统一管理后，收集工作成为档案人员的首要任务，它就会经常对收集工作的各环节进行督促、指导，改变了过去那种似乎有人管，实际又无人管的局面，使生产中形成的档案及时收集、归档。

3.建综合档案室为实现档案的规范化、标准化、制度化，创造了条件，能充分发挥档案部门的职能作用。首先从组织机构上有了保证，档案人员可以研究开展档案工作的计划措施，按照统一的规章制度和管理办法，对各类文件材料的形成、收集、整理、归档进行科学管理和系统分类整理，确保归档案卷质量。如果分散管理，没有一个统一固定的组织机构，更没有相应的管理制度，使档案工作无章可循。即使定了制度，也是纸上谈兵，不能认真监督执行。

4.建综合档案室有利于档案人员的稳定与业务素质的提高。实行集中统一管理，建立综合档案室，档案数量和工作量急剧增加，设立专职档案干部已成必然。这样，就改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有精力钻研档案业务，不断提高业务水平，也便于落实专业人员的岗位责任制，实现档案工作人员专业化。

5.建综合档案室有利于企业档案事业发展。企业的全部档案是企业赖以生存和发展的信息中心和知识宝库，建立综合档案室实行集中统一管理后，可以使领导能够集中财力、物力解决档案室的设备、配备档案室人员，制定档案管理规章制度，有利于对档案的保护、延长档案寿命。精减了人员、节省了设备、资金，这些都是分散保存不能比拟的优越性。

6.建综合档案室有利于档案信息的开发利用。随着企业管理和改革的深化，档案信息的开发利用已经成为企业档案工作的重点，建立企业综合档案室，集中统一管理全场的全部档案，首先方便了利用者，各种情况信息都可以从档案室获得，再也不用东奔西找，走遍全场的各个科室去找文件材料；不论是场级领导的更替，还是中层领导或是工作人员的调动，使档案材料不会发生丢失，对新上任的领导及工作人员造成工作被动的局面，可顺利适应工作，查找任何需要的档案资料；另外档案人员也熟悉了全场档案情况，可以主动向利用者介绍情况提供服务。还可以利用自己所保管的档案资料，系统地编制各种检索工具和各种参考资料，方便利用者从不同范围、不同角度利用档案，有利于提高档案利用的查全率和查准率。此外，在档案的利用过程中还可以发现档案的收集、整理方面的不足之处，改善和提高档案室的管理水平，进一步完善整个档案工作。同时档案的综合管理在档案工作的标准、制度和方法上易于统一，和分散管理相比，更易于使各个单位互相沟通，有利于档案利用扩大档案工作的影响。

2 具体抓好综合档案室建设的几点建议

建综合档案室，更好的发挥档案室的作用，使库内档案为企业发展服务，才是档案工作的根本。但是也有一些企业领导只顾抓经济效益，档案意识淡薄，企业档案工作长期得不到应有的重视，档案管理体系如同虚设，档案工作不能发挥作用，更谈不上为企业生产提供服务。而且，一些档案人员还停留“守摊”的水平上，难以企业市场竞争中的需要等等。笔者认为，具体应从以下几方面入手：

1.加大档案工作的宣传力度，尤其是对领导的宣传。企业领导对档案工作的重视程度，是做好档案工作好、坏的关键。档案部门要采取多种形式和利用现代化设备对档案工作进行大力宣传。推广、介绍一些作用发挥好的企业经验，利用一切可能的机会多说多讲，宣传档案法规、宣传档案的特点及社会效益，提高企业领导的档案意识，使其自觉关心和支持档案工作。

2.档案部门与企业主管机关联合监督、管理档案工作，加强宏观管理力度。把企业档案工作纳入企业领导的岗位责任制，与奖惩挂钩，也可以采取现场会，组织企业领导、档案人员到较好的企业学习观摩，以借外力推动较差企业的档案工作。这些方法效果明显，可大力推广。

3.开发档案信息资源，变被动服务为主动服务。综合档案室的人员要转变观念，变被动型为主动型、开放型服务。主动参与企业生产经营活动，掌握企业各项工作需求，主动把档案信息送上门，把死档案变成活信息，为企业的生产、经营开发管理献计献策，发挥档案应有的效益。只有这样档案工作才能引起领导的重视，被社会认可，提高档案工作的地位。

4.要完善档案管理制度和措施。建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步形成严格的立卷归档制度，保护科研成果，

5.提高档案人员的自身素质。档案工作专业性强，加之档案内容的变化、知识的更新，更需要档案人员一是要全面掌握档案业务技能；二是要有默默无闻的奉献精神，只有档案人员的自身素质提高了，档案工作的发展才有保证，企业综合档案室的作用才能得到真正意义上的发挥。

参考文献

1.《档案法》

2.《档案管理学》

3.《工业企业档案分类试行规则》

4.《科学技术档案案卷构成一般要求》