试析网络信息化中电子文档在档案管理中的作用

卢爱凤

摘 要：随着计算机技术的不断发展，档案管理也逐渐走向信息化，网络化。所谓信息化管理就是说运用网络的方式将不同地理位置、不同网络载体的资源进行整合，存储，达到更加高效，更加方便的实现资源共享。本文简单介绍了网络信息化时代的电子文档定义和特点，阐述了电子文档对档案业务管理工作的影响和对档案学理论的影响，对于电子文档的应用档案界所采取的对策。

关键词：网络信息；电子文档；档案管理；影响

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1 电子文档定义及其特点

与纸质文档比较电子文档有以下几个特点：

1.电子文档不再是直观的纸质文档，它需要借助办公设备才能阅读利用。

2.电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3.电子文档的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。

4.电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 用信息化实现文档一体化

用信息化实现文档一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文档内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文档采取扫的办法，即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案管理员只知其表象，重复低质劳动。但要十分注意做好档案利用权限的管理工作，我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，并采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与档案工作一体化目标，充分发挥企业文书档案信息资源的作用。

3 文档一体信息化服务向纵深发展的障碍

从思想观念上分析。目前，文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文档处理方式已经运行多年，也有一套完善制度和方法，因此转变观念，统一认识，是推行办公自动化的必要条件。从实践理论上分析。到目前为止，许多企业的文秘工作与档案工作还在实行分快管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。如果档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，这直接影响了企业文书档案的建档质量。

档案建档过程中遇到的问题如下：

1.版面记录不全，附件不规范。

在日常档案管理中常常遇到归档文档只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文档归档拟写案卷标题增加了操作难度。

2.原始稿件不全，编号不规范。

归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，既不符合立卷归档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。

3.纸张不达标，装订不规范

文档大小还不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。

4.文种使用不当，办理程序不规范。

出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，“请示”和“报告”不分，“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚者把两个文种合二为一为“请示报告”，越级行文，越级签发，不登记就印发等无序现象，必定对归档留下后患。

随着社会的发展、企业的进步，在管理工作中新理念新技术逐步的推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分。

4 做好归档电子文档的技术处理工作

1.实施电子文档管理战略

新型文档材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文档工作领域，对产生的大量电子文档的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文档的原始信息，了解文档信息重新组合的来龙去脉，保证电子文档的可靠性，使之与纸质文档一样发挥社会效用。

2.解决好电子文档的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文档，有效进行长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文档记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。

3.档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，现在是纸质与电子信息交错使用，档案管理已进入多向交叉立体化时期。随着电子文档的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

4.档案人员知识结构的变革迫在眉睫。

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

5.档案综合管理人员素质要提高。

对电子文档、电子文档归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。

实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。

5 网络信息化档案管理一些思考

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。提高办公效率，计算机具有强大的信息处理能力。在应用计算机软件之后，文档资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文档还是办理传递，都变得简单易行。文档和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。电子文档保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文档载体材料的寿命要长得多。

6 结语

总之，网络信息化时代的电子文档提高了文档传递的速度和安全性。在日常公文办理过程中，办理人员私存文档或文档在传递过程中丢失的情况时有发生，文档传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文档还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文档传递的安全性和及时性。

参考文献

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