完善社会保险档案管理 促进保险事业发展

摘 要：社会保险的档案管理工作是社保事业发展的基础前提，社保档案具有数量庞大、动态变化、以人为本、规范性等特点，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要，是社会保险业务本身的必然要求，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。因此，急需完善社会保险档案管理的各项制度，建立档案信息管理系统，加强社保档案整理工作，强化档案管理队伍建设。把凝心聚力促发展、服务百姓惠民生作为工作指南，使各项工作稳步推进，顺利完成了既定目标。

关键词：社会保险；档案管理；保险事业；发展

社会保险的档案管理工作是社保事业发展的一个基础前提，随着社保制度改革的深入，如何做好社保档案管理工作，成为社保工作的一个重要内容。然而，目前的社保档案管理中存在着管理意识薄弱、管理手段和方法落后、缺乏专业的档案资料管理队伍、管理制度不统一、不注重档案信息开发等问题。因此，急需完善社会保险档案管理的各项制度，从而有助于解决重复参保和漏保并存问题，有助于增强就业工作的针对性、就业政策措施的科学性，更好地服务经济发展、服务居民。把凝心聚力促发展、服务百姓惠民生作为工作指南，使各项工作稳步推进，顺利完成了既定目标。

1 社保档案的特点

社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下五个特点：第一，数量庞大，即随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保。第二，动态变化，即个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化。第三，以人为本，即社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证，就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。第四，规范性，即社保档案是按国家的有关规范来办理的，各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

2 加强社保档案管理的必要性及重要意义

（一）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。

随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

3 完善社保档案管理的措施

（一）建立档案信息管理系统

社会保险业务档案由于周期长、数量大、管理要求高，困扰了很多社保经办机构，大多数采用档案主管部门提供的简易系统，重实体轻软件的情况普遍存在。因此，要善于通过用信息系统进行科学、合理、有序、规范的管理，从而实现编码的标准化、流程的规范化、操作的数字化、管理的信息化、材料的电子化、表单的无纸化、业务的一体化、类型的广泛化。通过档案信息管理系统，可以极大地提高工作效率，同时通过系统控制确保归档的及时性、完整性和准确性，为档案管理的信息化打下了坚实的基础。大大减轻了档案整理归档工作量，提高了管理效率和精确化水平，方便了相关单位或个人查询档案，从而为精确管理、便民服务做出贡献。

（二）加强社保档案整理工作

第一，要确保养老保险补缴档案收集的资料齐全，每份资料经办程序较为完整，初审、复审、审批制度坚持要好，使责任人一目了然。第二，档案分类要准确，对缴费台账的建档立卷有利于养老保险缴费历史记录的维护和职工养老保险补缴工作的进行。第三，每本档案要有索引和目录，由印刷厂统一整理和装订，立卷美观、整洁，方便查阅和利用。第四，确保四类档案的完整，一是人员增减备案档案，主要留存了经劳动关系科鉴定的《劳动用工花名册》、解除劳动合同证明等资料；二是养老保险补缴档案，往前补缴养老保险的职工主要是留存了《劳动合同》、工资凭证、法院判决书、仲裁书等材料的复印件；三是企业职工缴费历史记录，主要留存了职工养老保险手册、转移单、企业缴费财务凭证等资料的复印件；四是企业缴费台账档案，主要留存了企业每年的工资凭证、缴费基数申报表等材料的复印件。

（三）强化档案管理队伍建设

作为档案的直接管理者，档案管理员的素质是档案管理水平持续提升的“硬条件”，为此，社保中心要结合局岗位练兵活动，围绕“重人才，强培训”，把档案管理培训作为重点培训内容来抓：一是抓思想建设，定期开展职业道德教育，学习《社会保险工作人员纪律规定》、，严守档案信息真实、保密原则；二是抓理论学习，组织档案管理员学习《档案保护》、《档案利用与服务》等课程，丰富档案管理员理论知识；三是抓实操训练，中心信息档案部实行轮岗培训，使每一个档案管理员都能完成档案整理、影像化、存放管理、查询利用的整套工作流程，提升档案管理技能。另外，除在专（兼）职档案管理人员选拔上严格把关，切实将工作经验丰富、责任心强的干部选配到档案工作岗位上外，同时狠抓档案管理人员的培训教育工作，采取岗位培训、派送档案管理人员参加档案部门组织的专业培训，努力提高档案管理队伍的专业技术素质和现代化管理水平。

人社局要高度重视社会保险业务档案管理服务工作，明确责任主体，靠实工作责任，优化管理服务，维护了档案的真实、完整和安全，有效发挥社保档案在服务民生、保障民生等方面的基础性作用。

参考文献

[1]孙成德，高莉，徐新.研究与探索社保档案管理服务辽宁老工业基地振兴——辽宁社保档案工作调研报告[J].档案学研究.2005（02）

[2]郑庭庭，彭勃，彭冈.水利档案管理信息化建设应注意的问题及对策分析[J].办公室业务.2014（21）

[3]李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代国企研究.2015（14）

[4]祝青.社会保障档案管理工作中存在的问题及对策[J].山东档案.2011（03）

[5]庄丽.金保工程“五险合一”后对社保档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012（04）

[6]曹改英.浅析我国企业劳资与社保工作的协调与管理[J].现代经济信息.2012（17）

作者简介

刘代诚（1965-），男，烟台福山，烟台市福山区社会保险服务中心，职称：档案馆员。