信息化建设下的供热档案管理探究

刘蕾　李慧英

摘 要：伴随着信息时代的到来，网络信息技术的发展不断加快，当今社会的信息化程度不断加深，信息技术也开始广泛应用在各个领域，在供热企业中，一项十分重要的工作就是档案管理信息化建设。本文通过对当下供热企业信息化建设中发现的主要问题加以讨论分析，并提出供热企业供热档案管理信息化建设有关问题的解决方案。

关键词：信息化；供热企业；档案管理

1 引言

伴随着信息技术的发展加快，社会发展的必然趋势俨然成了信息化，在供热企业中，供热档案管理的信息化工作是档案管理工作中的重要组成部分，现在已经大范围应用到了档案管理工作之中，对企业发展产生了重要影响。最近几年，供热企业档案管理建设已经由现代模式取代了传统模式，并进一步朝着公开化、数字化的方向不断延伸。

2 供热档案管理信息化建设的内涵及意义

（一）供热档案管理信息化建设的内涵

供热档案管理信息化建设是指供热企业档案管理部门结合企业自身的客观实际状况，综合利用现代化信息技术对在供热档案管理工作中涉及的信息资料进行合理的整理和分析，目的是保障供热档案信息的实时性和安全性，逐渐达成资源共享的目的。供热档案管理的信息化建设对供热企业的档案管理工作有着深远的影响。现实中，电子文件的形式是现代档案管理工作中的档案信息最常用的保存方式，对比传统的供热档案管理模式，这种模式能够很好的防止档案原件在较长时间的保存过程中遭到损害，保证了供热档案资料的安全性。

（二）供热档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化建设工作要结合单位的实际情况，利用科学的现代信息技术全面对供热档案信息资源进行合理的管理，不仅可以大幅度的提高工作效率，还可以促进档案管理规模的不断发展和扩大。但在供热企业档案管理工作信息化转型中，还有很多问题亟待解决，只有完全的清除了这些拦路虎，才能加快供热企业档案管理的信息化建设进程，使之在企业的发展过程中发挥有用的力量。供热档案管理信息化建设还可以大大提高供热企业的工作效率，在保障供热档案信息传输安全的同时大大提高了传输速度。

3 供热企业档案管理信息化建设中出现的问题

（一）供热企业档案管理者相应的信息化建设意识薄弱

在在复杂环境的影响下，供热企业对档案管理信息化建设意识十分淡薄，尤其是在对工程档案管理过程中存在诸多问题，如工程档案收集信息不完整、电子版档案录入随意、资料分类归档混乱等，为供热企业的发展带来了消极影响。传统的许多档案管理的方法已不适应新时期的经济发展，供热企业档案管理系统必须要进行改革。

供热企业在筹划加快发展的进程中容易忽略档案管理信息化建设的重要，单位管理者将太多的精力用在单位人员的工作效率提高和追求单位高成绩上，忘记了供热档案管理与供热企业发展的内在联系，导致供热企业的很多工作在后期安排的过程中无法进行全局的统筹和规划，经常出现违背工作计划的情况。

（二）供热企业对于供热档案管理的完成度不高

想要建立一套合理的供热档案管理体制，最重要的前提就是供热档案收集，供热档案收集是很多供热企业档案管理工作的执行基础，实际工作中，供热档案收集的过程中，供热企业处于十分被动的局面，譬如在进行一些供热项目工程档案收集的工作时，档案管理人员会利用一些过去并不科学的方法对供热档案进行管理。

另外，因供热档案管理人员在前期进行管理工作的时候对工作重要性的认识不足，对于供热档案的收集的耐心不够，致使收集到的供热档案的信息材料十分不完善，比如业主的一些基本信息统计不完整，甚至会出现人员信息与现实无法匹配的状况，对企业发展造成了较大的影响，不利于企业适应新时期的发展。

（三）供热档案管理的信息化水平较低

供热企业对供热档案管理工作的标准并没有固定，在实际操作过程中常常缺少合理的规范和准则，部分供热企业的供热档案管理水平十分低下。另外，不同的供热企业供热档案管理信息化建设的程度也大不一样，有些企业不重视供热档案的信息化建设，这种思想下的部分地区进程甚至大大落后，导致不同地区和供热企业根本不能有效地开展供热档案信息的统一信息化建设，不利于供热档案管理信息化建设工作的开展。

供热档案管理的信息化水平较低还有一个原因是供热档案管理的信息化建设缺乏资金支持，供热企业的供热档案管理信息化建设依赖充足的资金支持来完成工作中硬件要求，供热档案管理工作也需要良好的工作环境。从当前信息化建设发展过程中看，供热企业对档案信息化建设的资金投入较少，很多供热企业缺乏高规格的基础设施，部分供热企业在后期档案的存储过程中，也很少对档案存储的硬件进行升级和维护，大大减缓了信息化建设的进程。

4 加强档案管理及档案信息化建设的措施办法

（一）转变传统的管理观念，建立企业档案管理信息化的管理理念

开展供热企业档案管理信息化建设的迫切任务是改变传统的落后观念，只有在观念上向现代化转变，根据当前供热企业的实际状况，首先提升供热企业档案管理人员的信息化建设理念，正确分析企业档案管理的发展轨迹，为企业的扩展和社会的发展提供更具有质量的服务；然后通过多种渠道大力宣传企业档案管理信息化建设，企业领导层增加对档案管理信息化建设的关注，使企业管理层充分了解到档案管理信息化建设的重要，从而为供热企业的发展可以做出科学合理的决策。

（二）规范供热档案管理才能促进信息化建设

供热档案收集是很多供热企业档案管理工作的执行基础，所以规范供热档案管理最重要的，就是供热企业的高级人事管理者必须对供热档案管理的重要性有很深的认识，了解其的重要性，并且在这个基础之上去将供热档案管理的相关工作计划深入到每一天的工作之中，只有正确定位了供热档案管理，供热企业的供热档案管理工作才会收到最坚定的支持，企业管理环境也将会大大改善。再者，就是一定要将供热档案管理信息化，企业必须加强对档案管理人员的信息化培训，提高管理人员的工作素质，提高档案管理的收集宽度和深度，扩展企业供热档案管理的管理范围。

（三）信息化建设需要提高供热档案管理工作水平

传统意义上的供热档案管理方式在管理制度、人员组织以及管理模式等方面有很大的局限性，必须依据供热档案管理工作的实际情况进行大胆创新和改革，这是提高供热档案管理水平最根本的方法。供热档案管理工作水平的提高短时间内是无法完成的，要结合供热档案管理工作现实需要， 借鉴国外的先进发展经验， 创新现代供热档案管理结构，建立适应国家经济发展和市场经济规律的供热档案管理模式，对供热档案进行科学的管理和合理的配置。

5 结论

加强供热企业档案管理信息化建设，有利于规范供热企业档案信息化建设的目的和任务，为供热档案的信息化建设打下坚实基础。站供热企业发展的战略侧面上来说，供热企业供热档案信息化建设的目标是为了提高企业档案管理 水平和促进企业实现跨越式发展，在坚持效益原则、实用原则、技术与管理并重原则上，促进供热企业的平稳发展。

供热企业想要健康持续的发展，必须要有雄厚的物质基础，供热档案管理就是重中之重，想要有效的解决供热档案管理中遇到的问题，供热企业在规范供热档案管理的同时还必须进行信息化建设，制定合理的供热档案管理制度，才会使供热企业实现跨越式发展，为企业的现代化建设打下坚实的基础。

参考文献

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