如何加强建设项目档案管理

何联妮

摘 要：论文从建设项目档案管理存在的主要问题及如何做好建设项目档案管理两个方面，对建设项目档案管理进行了论述，希望通过几项措施提高建设项目档案管理水平。

关键词：建设项目；档案管理

建设项目是一个技术、知识密集、专业性强的工程。建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。建设项目档案是工程建设全过程的真实记录和客观反映，同时又是项目转入生产后，管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。近年来，我国建设项目规模不断增加，建设项目档案管理也出现了越来越多的问题。如何做好建设项目档案管理，更好地服务于建设项目和生产运行，是当前档案管理工作者面临的一项重要工作。

1 建设项目档案管理存在的主要问题

1、建设项目档案管理工作滞后，收集、整理、组卷、移交不及时。

由于建设项目施工工期长，参建单位多，参建单位档案管理水平参差不齐，经常会出现不同程度的“重项目建设，轻项目档案管理”的现象，导致部分项目文件缺失，尤其是项目可研、评估、决策、勘察设计、招投标文件、设备资料等。另外，工程建设与项目档案管理工作不能同步进行，单位工程建设完成后，项目档案未按时收集、整理、组卷，不能做到按时移交，以至于工程建成后突击整理、组卷资料，甚至补充缺项的资料。

2、建设项目档案案卷质量不高，内容不完整、准确、系统。

建设项目档案的内容是要真实的反映工程建设全过程，档案数据必须完整、准确、系统。然而在项目工程建设中往往会出现一些与实际工程不符的现象，如：竣工图、施工记录、验评资料等相关项目文件中的数据填写不真实，不全面，甚至漏填；施工过程中发生了工程变更，而对应的竣工图未进行标注、修改，造成竣工图纸所反映的施工内容与工程建设的实际情况不相符，为建设项目日后的设备检修和生产运行埋下了安全隐患。

3、建设项目档案保管条件差，档案保管设施达不到档案“八防”的要求。

工程项目在建设阶段，现场办公条件都比较简陋，档案保管设施、场所都比较差，档案材料的保管根本达不到档案库房“八防”的要求，致使项目文件保管和档案信息的安全保存存在隐患，甚至造成部分原始档案的损毁、丢失，重要档案信息的泄露等。

如何做好建设项目档案管理工作的措施。

设立档案管理机构，建立项目档案管理体系，确保项目档案管理工作。

项目参建单位和建设单位要建立档案、资料管理机构，要有专业的专职档案资料管理人员，各相关业务部门要有兼职的资料员。项目档案管理要实行分级、专兼职档案管理人员相结合的项目档案管理模式。

建立健全项目档案管理制度，落实项目档案管理责任，明确各参建单位职责，确保项目档案管理工作有章可循。

建设项目文件内容多、形成时间长，因此必须制定适合本项目管理的档案管理制度，将项目文件的形成、收集、整理、组卷、归档要求和归档范围纳入各参建单位和相关业务部门的管理责任和工作职责，使项目档案管理实现全过程责任管理。

3、完善项目档案管理体系，做好档案人员专业培训工作。提高项目档案管理水平。

建设项目工程量大、工期长，参建单位多，项目建设单位档案部门必须建立有效的档案管理网络体系，对参建单位进行分门别类地检查、指导和监督，保证项目文件的收集齐全、完整、准确、系统。建立完善的档案管理网络就是按照建设项目的布局和档案管理工作自身的特点建点、配人，并明确专职档案管理人员工作职责、归档时间、归档范围等。各参建单位项目文件要做到集中统一保管，即使工程技术人员、施工人员调离变动，也可以做到档案资料的固定保留。项目参建单位档案管理意识和对档案管理工作的重视程度存在差异，造成项目档案管理水平良莠不齐。所以，认真做好档案管理人员的专业培训工作，使他们增强档案管理意识、掌握档案专业管理技能，明确各参建单位档案管理人员在项目档案的收集、整理、移交等工作上的责任是十分必要的。

4、加强项目档案过程控制措施，确保项目档案收集、整理、组卷、移交及时、规范。

合同是用来约束和规范各参建单位和设备、材料供货商强有力的法律依据，在进行工程、设备、材料招标及签订各项合同、协议时设立工程竣工档案的内容、编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任；设备、材料到货时需提交的文件份数和内容等。同时，也要将项目档案管理工作纳入项目工程结算、付款控制，用经济手段来约束双方履行合同、协议。明确乙方按照合同约定保证质量按期移交项目档案和设备、材料文件，再经甲方档案管理人员和专业技术人员签字确认后，再予以工程款结算和设备、材料付款。如果档案材料和设备文件移交不符合要求，将按照合同、协议约定扣除工程款和设备、材料款。实现工程档案管理的前端控制和过程管理，利用工程结算和设备、材料付款把关，是做好建设项目档案管理的有效控制手段。

5、做好项目档案的监督、检查和验收工作，确保项目档案内容完整、准确、系统。

对各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导、协调，将各职能部门的档案工作统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。建设单位档案管理人员应该按国家和行业相关的规定、规范，组织档案管理人员和工程技术管理人员对工程档案进行专项检查，检查归档的文件是否齐全、完整、准确、系统，归档文件是否是原件，合同、协议、竣工报告、竣工文件、竣工图等是否履行双方签字、盖章手续，案卷质量是否符合国家归档要求。对检查出的问题提出整改意见并督促整改、检查和验收。确保归档文件做到分类科学、组卷合理、系统，方便档案的利用和保管。组织监理单位、参建单位对设计更改执行情况进行汇总、审核并提交设计单位编制竣工图纸，监理单位对设计单位编制的竣工图进行审核签字。对列入省级或国家重大建设项目的，根据《国家重大建设项目档案验收办法》的要求，及时对项目进行档案专项验收。

6、建立规范的档案库房，确保项目档案保管条件。

为了确保项目档案安全，最大限度延长档案寿命，项目建设单位应建立规范的档案保管库房。档案库房要设专人负责管理，定期对档案库房各种载体的档案进行检查、核对，做到帐、物、卡相符。库房应做到整齐、清洁，档案柜架和案卷排列科学，便于查找。档案柜内要投放有效的防虫、防霉药物并定期检查。做好库房防火、防盗、防光、防紫外线、防潮、防干燥、防高温、防尘、防止有害生物和污染等安全管理工作。

项目建设档案是真实反映项目建设规范程度的一项重要依据，也是规范项目建设的一个手段，对于项目的建设及日后的生产、运行发挥着极其重要的作用。所以，重工程建设的同时也一定要高度重视项目档案管理，不段提升项目档案管理水平，确保项目档案管理工作更好地服务于工程建设项目。

参考文献

[1]张艳萍.重点建设项目档案工作措施研究.陕西档案，2014，（4）.

[2]彭金荣.加强重点建设项目档案管理之我见.陕西档案，2014，（4）.