基于服务的档案管理模式研究

熊冬珠

摘 要：档案的管理工作是提升单位工作质量的重要工作，在单位发展过程中，从服务的角度提升档案管理工作的质量，能够使单位获得更高水平的信息资源，分析档案管理模式的重要意义，并从服务的角度进行研究，是当前很多单位高度关注的内容，

关键词：服务；档案管理；研究

单位在发展的过程中需要对许多信息资源进行有效的处理，而服务是提升单位工作人员工作质量的重要形式，如果单位在进行信息管理的过程中采用碎片化管理的方式，将难以保证单位在进行战略决策的过程中能够及时获得准确的信息资源，同时，将这些资源共享于单位长远建设之中。因此，基于服务的档案管理模式受到了很多单位的高度重视。

1 基于服务的档案管理模式的重要积极意义

随着市场经济体制的不断完善，许多单位在发展过程中面临较大的竞争压力，提升单位的发展竞争力，必须从提升单位服务的角度出发，改良单位的信息管理机制。单位所掌握的历史资料是决定单位管理工作和生产工作各个流程的基础性因素，因此，单位的各个部门都需要对相关工作过程材料，尤其是技术性核心内容进行高水平的掌握，而将其列入档案的管理，则是一项重要的任务[1]。档案是记载单位基础性信息的重要资料，单位在进行发展战略决策和发展状态评估的过程中都需要使用档案进行信息数据的收集和评价，因此，单位必须在档案管理的过程中使用服务对管理流程进行规划控制，使单位能够拥有足够的信息资源为后期的工作提供保障。单位在进行档案管理的过程中，需要同政府等机构的档案管理进行区分，要将提升经济效益作为单位档案管理工作的主要目的，不能完全模仿政府出于公益目的的档案管理机制[2]。单位的档案管理制度必须将提升信息管理效率和管理质量作为基础性任务，将提升信息服务水平作为终极目的，做到人人建档，人人管档，统一归档，服务共享。因此，服务型的档案管理模式是提升单位发展水平的重要环节。

2 基于服务的档案管理模式整体设计

（一）基于服务的档案管理机制

首先，单位的档案管理人员需要将管理体制建设作为提升档案管理水平的首要任务，要充分收集档案管理体制构建的相关材料，对管理体制的细节进行优化处理，并且在执行管理工作的过程中，严格按照管理体制的模式进行档案的管理工作，以便能够总结相关经验，对档案管理的细节进行高质量的完成[3]。可以按照服务的要求，对档案管理工作的具体执行制度进行调整，并且按照既定的组织结构对管理工作的细节进行设计，使改良后的管理体制能适应档案信息的提取需要，并保证高效率运行。要在现有的管理机制基础上进行监督机制的构建，以便管理机制在执行过程中的问题能够得到充分的反馈，并通过问题的分析总结档案管理工作存在的不足之处，以此提升档案管理工作的质量。

（二）基于服务的档案管理流程

良好的管理程序是保证档案管理质量的基础，首先，要根据档案管理的具体情况，对档案的管理流程进行设计，要按照档案信息的属性，对档案信息进行完整的收集，并根据信息收集和时间和数量，对信息的校准流程进行安排。要在进行基础性档案编制之后，对档案进行索引的构建，以便档案信息的调取质量能够得到提高[4]。档案的管理要按照服务的具体需求，对管理工作的细节进行设计，使档案在使用的过程中，能够按照规范的程序将信息进行收集，并按正确的方式对实体档案进行保管，提升档案的服务水平。单位要严格按照档案管理工作的目标，对管理的细节进行规划，结合单位长期发展战略，对服务的具体内容进行设计，并加强对档案管理团队的培训，使工作人员能够及时获取最新的档案管理知识，并根据单位的现实需要，进行档案管理，使档案的管理能够同单位其它管理工作进行有机结合[5]。单位要在档案管理团队内部进行绩效考核机制的构建，按照服务工作的具体情况，对档案管理人员进行绩效考核，并对业绩优异者进行相应的奖励，使档案管理工作的质量得到切实的保障。要在完成档案管理工作之后，对管理工作的具体状态进行分析，结合服务的档案管理工作的具体目标，对目标的实现情况进行判断，使档案管理工作在明确的目标指引下稳步推进。

3 基于服务的档案管理模式构建原则

（一）基于服务的档案管理模式实现原则

首先，单位要将提升经济效益作为档案管理工作的首要目的，并以此为核心进行档案数据的收集和管理。要将对提升单位经济效益有利的信息数据进行全面的收集，并按照既定的方式实施总结归纳，使单位能够充分调动优质资源进行经济效益的提升。在实施档案管理的过程中，管理人员要从管理工作的细节出发，将有利于单位更好发展的因素进行保留，要从档案管理的过程中看到单位未来发展情况和衍生出的经济效益。档案管理工作要随着外部环境的变化进行调整，使档案管理的机制可以得到必要的更新。另外，单位要加强对档案管理团队的思想教育，将目标理念进行必要的培训，使档案管理人员能够拥有准确的工作目标，避免在档案管理过程中消耗不必要的管理成本。

（二）基于服务的档案管理模式系统集成原则

首先，档案管理的人员要加强对档案信息的重视，将信息整合作为提升档案管理质量的基础性任务。要根据管理体制的要求，对具体的管理方式进行明确，并且按照既定的流程对系统当中的信息实施有效的管控，使档案的管理工作具备足够的规范性。要建立档案信息的支持机制，使单位在收集信息的过程中，可以及时准确的获得不同部门的信息，并且在单位各部门需要调取档案的时候进行信息的输出，使档案的信息价值得到有效的发挥。

4 结论

基于服务的档案管理工作对提升单位的发展质量至关重要，分析单位档案管理工作的重要意义，并制定单位档案管理工作的基本原则和实施方式，对促进单位经济效益的提高具有十分重要的作用。

参考文献

[1]周媛.基于知识管理原理的档案利用服务研究[J].南京理工大学学报（社会科学版），2010，02：111-114.

[2]张宁.基于知识管理的单位档案信息服务研究[D].河北大学，2011.

[3]苏淑瑜.基于服务的档案管理模式的理论探索[J].经营管理者，2014，09：253.

[4]张艳凤.基于服务的档案管理模式的理论探索[J].黑龙江史志，2014，11：134.

[5]王鸾.有关服务的档案管理模式下档案管理的理论探讨[J].经营管理者，2014，33：286.