如何加强会计档案管理
2016-03-21王辉
王辉
摘 要:会计档案是在经过搜集、整理、立卷以及归类等环节之后形成的,在财务管理工作中占据着非常重要的位置。因此,不断加强对会计档案的管理是必不可挡的趋势。该文章主要对加强会计档案管理的积极意义展开阐述,并提出一些有利建议以进一步加强对会计档案的管理。
关键词:会计;管理;措施
在会计工作的众构成成分中,会计档案管理是非常重要的一部分,任何单位经济业务的史料与证据也是通过会计档案来记录与反应的。但是,在财务管理工作中,会计档案管理所处的位置相对靠后,一般都会导致人们轻视这项工作,这也造成会计管理在财务管理中一直处于劣势,直接导致财务管理的整体水平相对较低。所以,不断提高会计档案的管理能力对提高财务管理水平有着重要意义,对经济的发展以及经济制度的改革也有着重要的促进作用。
1 加强会计档案工作的意义
会计档案有着非常重要的作用,任何单位与部门要想在工作以及生产等方面作出成绩,必须做好会计档案管理这项工作。第一,会计档案能够为多项环节提供有意义的信息,比如制定经济计划以及拟定一些决策等环节,会计档案所提供的信息都是有价值的、有意义的。第二,会计档案能够发挥多种作用,比如在一定程度上对国家财产有保护作用,还对国家财务制度有一定的监督作用,并对一些经济不良现象,甚至一些犯罪现象具有打击作用。第三,在经济活动的管理中。会计档案所记录的信息更具参考价值,对以后经济的发展有一定的指导意义。最后,任何机关或者企业在管理工作中都离不开对会计档案的管理,会计档案在提供技术以及经验等方面都有重要意义。所以,在知识经济高速发展的时代,必须竭尽全力做好会计档案管理工作,不断优化会计管理管理制度,使其上升一个新的层次。
2 会计档案管理中存在的问题
2.1 对会计档案管理工作的重要性认识不够
某些单位负责人以及财务管理人员对过分注重会计业务,而对会计档案管理不够重视,这使两者之间的矛盾频频出现。会计档案管理机制不够健全,缺乏相关的专业人士,大多会计档案的管理者都是由其他部门的工作人员兼职管理,严重违背相关制度的规定。
2.2 会计档案立卷归档不规范
某些单位在保存会计凭证时也存有漏洞,比如有的单位对会计凭证文件没有进行密封处理,也有的单位也没有对文件密封处盖章,甚至相关信息的填写也不完善;除此之外还有单位将会计的各项资料乱放一团,没有按照顺序将会计文件排放,连基本的永久型与分期型这两大类都没有进行划分,这大幅度增加查找资料的难度,也违背档案管理的相关要求。
2.3 会计档案保管不规范
主要集中在下面这几部分:第一,对会计凭证不能及时封存,摆放不按次序,导致一团乱;第二,会计凭证在进行装订时不是依照相关规定进行的;第三,资料页面设置不合理,页码顺序比较乱;第四,会计报表的没有依据月份有序进行装订;第五,在对会计档案立卷时没有依据期限的不同进行分类存放,而是将其作为一个整体进行存放的;第六,没有对无价值或者过期的档案进行及时销毁,也存有销毁流程不合规定的现象。
3 加强会计档案管理工作的措施
3.1 选聘合格的档案管理人员
对档案管理人员的选择上要更加严格,积极聘请那些负责任、有能力、不畏权势所趋,忠于自己的职业,对自己的岗位负责的人。除此之外,还需要不定期对该岗位的工作人员进行专业知识与素养的培训,并加强对该工作的监督工作,严格督促工作人员做好本职工作,要及时发现工作中的不足,并尽全力弥补。做好以上基础工作之后,再建立严格的奖罚分明制度,物质奖励与精神奖励共同加强。将竞争元素不断融入进来,进一步提升档案管理者的能力与素质,优化会计档案管理者的工作环境。
3.2 完善会计档案管理工作制度
掌握好以下重要步骤:第一,不断健全档案归档机制。搜集资料是档案管理的第一步,要尽一切力量保证所搜集信息的完整以及准确度。在对会计资料整理时,要根据档案的时间、范围等不同进行归档,并做好标记,在装订文件时尽可能不要使用大头针这些可能会损坏字迹的物品。除此之外,还应加强电子文档保存,学会使用相关系统与程序。第二,建立健全严格的档案管理体系,确保会计档案不被损坏,防止破损、霉烂以及虫蛀等现象的发生。需要挑选专业的人才对会计档案进行管理,相关领导与负责人也应经常对档案管理工作就进行考核,若发现工作中存有问题,要严格按照相关制度执行。第三,不断强化借用制度,使其更加严谨,如果需要查阅相关资料,必须先由财务部门对申请人进行审核,在审核通过后再按照相关制度的规定进行借阅;如果借阅人不属于本单位,则必须要出具借阅介绍信,然后再根据相关流程施以审核。第四,不断建立起电子档案记录,对相关数据及时存储到磁性介质中,并记录备份时间以及数量等多方面信息,除此之外,要结合磁性介质的特点,管理者必须加强对电算档案不定期进行检查,以杜绝信息缺失或丢失等现象的发生。
3.3 加强档案的现代化管理
会计档案的存放场所要求也非常严格,必须能够防尘、防潮等,所以在选择会计档案存放场所时要选择那些干净且干燥的地方,对于电子存档,则需要强化电脑防病毒功能,安装使用杀毒软件,避免黑客等进行攻击,对补丁要不断维护,竭尽全力保障网络安全,以此来防止会计资料的丢失而带来的损失。在科技告诉发展的今天计算机已经在会计业务的各个阶段都有所使用,而且在信息的搜集以及加工等方面计算机起着重要作用。从中可以看出,会计档案存档朝电子信息化管理方向发展的趋势是必不可挡的。档案管理正在逐步优化,不断走向现代化、网络化、数字化。
3.4 提高思想重视程度
各部门领导负责人应该了解科学管理会计档案的重要意义,监督并协助相关部门做好会计管理工作。要增大宣传的范围,让更多的人了解档案管理的相关法律与知识,让人们认识到档案管理的意义。除此之外,要加大检查力度,解决一些实际性问题,并以此为例,来让领导了解一些实质性知识。扩大信息获取渠道,积累记录优秀经验,为经济社会建设奠定基础。
4 结束语
会计档案管理有着非常重要的意义,它不仅属于会计管理工作,也属于档案管理工作。任何一个单位都应该将会计管理工作摆在重要位置,不断优化会计管理体系,保障会计档案保存的完整与便于查阅等。要不断加强对会计档案的管理,尽最大能力发挥出会计档案信息的作用,在提升其质量的同时提升其利用率,为各部门的发展贡献一份力量,使会计档案资料在会计工作中的地位更加突出。
参考文献
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[2] 陈彪.会计档案管理刍议[J].行政事业资产与财务.2015(36)
[3] 郑国红.探究高校会计档案管理[J].滨州职业学院学报.2013(03)