人事档案管理中存在的问题及对策思考

马骄

摘 要：人事档案是国家各类机关、团体、企事业单位，在人事管理中形成的记录，能够反映个人的德才能力等表现。如何管理好人事档案，在人力资源管理中起着举足轻重的地位。本文对目前人事档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了人事档案管理工作的几点意见和建议，促进人事档案管理事业健康发展。

关键字：人事档案；档案管理；解决对策

人事档案是人才的信息储备库，是为领导提供人才决策的重要信息来源。通过人事档案，能够反映一个人的职业轨迹、德才状况、工作奖惩、家庭背景等等，这是了解人、善用人的重要工具。人事档案管理工作的好坏与否，可以直接影响到单位的工作效率，涉及到每一个人的切身利益。如何管理好人事档案，发挥档案的最佳用途，是每一名工作人员应该思考的问题。笔者针对对当前档案管理的状况进行了细致的研究，针对当前存在的问题，提出了一些可以借鉴的解决思路。

1 目前人事档案管理中存在的主要问题

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选贤举能的一个十分重要和有效的工具。管好用好人事档案，在对人才资源开发方面也起着重要的作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理存在着诸多问题，还有诸多需要改善的地方，进而不断提高人事档案的利用水平。

近些年来，由于机构和用人的变更频繁，档案管理人员具有流动性，出现了人事档案管理松懈的情况，影响了日常档案的管理工作，主要存在以下几个问题。

1、工作人员对档案管理重视不够。人事档案管理是一份非常辛苦的工作，不像别的工作一样光鲜亮丽，它时常在档案室里默默无闻的工作，不容易引起领导和同事的注意，而所有的这些工作也无法用一个具体量化的事物，来体现出工作的价值。长此以往，一部分档案工作人员就会出现心理的偏差，认为人事档案主要就是写写记录、保管资料等事务性工作，自己长期处于工作的边缘化，无法给单位创造出有利的价值，只要不泄密，不丢失，就可以做好人事档案管理工作。这样的错误思想，导致对档案管理不重视，造成档案工作人员长期处于被动的局面，不能建设高质量的人事档案管理人员队伍。

2、软硬件设施配备不齐全。由于档案管理人员缺失，缺少相关的业务培训，对人事档案管理的认识性不够，对收档、装档、归档等业务不熟悉，造成档案管理混乱。并且，有一部分工作人员是兼职负责档案管理工作，对人事档案管理的重视程度不够，有些需要归档的材料，也只是先放入档案存储盒中，阻碍了档案的管理进程。同时，部分档案管理的设备设施陈旧，室内十分简陋，多年来都没有进行过更换，防火、防盗等设备配备不齐全，管理条件有限，严重影响了人事档案管理的安全性。

3、信息化管理程度不高。随着社会主义事业的发展，信息化建设越来越普遍。但在档案管理当中，计算机信息技术应用还没有充分发挥作用，对于人事档案的管理，往往也停留在原始的翻阅阶段，即使运用了计算机系统，也只是把简单的个人信息资料和档案目录输入到计算当中，并没有真正的实现智能化、信息化，也没有给档案管理提供足够多的便利条件。

4、档案管理的内容不规范。有些档案管理没有严格执行相关规定，没有统一使用档案用纸，造成一些规格、尺寸不相符，这在归档的过程中，要求进行统一格式，需要重新投入力量进行修改，致使档案案卷很不美观。

2 人事档案管理工作的几点建议

1、提高认识，加强领导。人事档案管理工作只有纳入到议事日程，才能够引起领导的足够重视，才能够把人事档案管理作为人才队伍建设的重要组成部分。因此，应该建立档案管理领导组织机构，定期对档案管理工作进行检查、督促、整改、落实，对于档案管理中存在的突出问题，要及时反馈整改意见，对于立即整改的，要即刻整改，对于不能立即整改的，要落实责任人，限期整改。只有把人事档案管理纳入规范化运行轨道，才能对档案工作进行量化考核，进一步推进档案管理工作向着科学化、规划化开展。同时，要定期做好人事档案管理硬件设备设施的投入力度，预留出足够的资金，对需要更换的设施及时更换，建立即防火、又防潮的档案室，安设防护用品，保证档案在复杂条件下，仍然保持安全整洁。

2、加强培训，强化队伍。

人事档案是真实客观的记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩、廉等方面的重要材料，同时也是组织考察、提拔任用、考核人员的主要参考依据。但因员工个人和企业人事档案意识薄弱，人事档案管理员素质和管理水平不高，管理方法相对落后等缘由，制约了人事档案对人力资源开发管理方面提供有效作用的发挥，只有档案管理人员的素质提高了，才能保证这项工作的有效开展。因此，有关部门应该建立一支作风过硬的档案工作队伍，加强人事档案管理人员的培训，采取请见来、走出去的方式，加强与外界的沟通和交流，选择作风过硬、责任心强的工作人员担任管理员，培养他们对工作的责任心和业务能力，让他们掌握外界最先进的管理经验和技术，提高对档案工作的服务质量和水平，做好档案管理基础工作。

3、整章建制，规范运行。无规矩不成方圆。档案管理工作也是如此，需要有规范的制度作为保证。因此，管理人员应该对原有档案管理制度进行梳理，改变不适应的规章制度，建立符合实际情况的制度，对档案管理的借阅和入档规范运行，严格按照制度要求执行，使人事档案管理更加的科学、规范、有效。

4、引入技术，建设信息化。人事档案是人才储备的资源库。如何延长档案的使用年限，发挥档案的最佳作用，信息化技术在这当中功不可没。通过信息技术，可以将纸质的档案转化为图片和文档，不仅查阅方便，而且还可以长期保存，纸质人事档案与数据档案并存，而且还增加了人事档案管理的保险系数，实现了档案资源的共享，极大地提高了档案的利用效率。

总而言之，人事档案管理的改革势在必行，这即给管理部门提出了更高的要求，又为档案管理的变革提出新的机遇。只要档案管理工作人员正确认识档案管理的重要性，从制度的革新上入手，从设备设施的投入上加大力度，积极探索档案管理的新方式和方法，才能摒弃所有的矛盾和问题，使人事档案管理工作焕发新的生机和活力，为人才队伍建设提供宝贵的数据支持。

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