科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义

李江

摘 要：档案，是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是历史的存照，也是生产建设活动的丰富资料的来源，档案按照内容分有科技档案和专门档案等，各类档案管理方法不尽相同，任何科技档案的生产都有一定的逻辑程序，这种逻辑程序对于科技文件的归档及档案管理有着重要的意义与作用，科技文件的归档时间与归档范围的确定与选择，同时也是建立科技文件的文卷、归档的质量、收集工作、日后利用工作的依据。而最为重要的是，可以从科技工作程序中使科技档案形成规律。

关键词：档案的形成；科技档案管理；档案的规律

我们知道，科技档案是在科技、生产活动中直接形成的，具有保存价值的科技文件。换言之，科技档案就是伴随着科技生产活动的进行而形成的直接记录，它客观反映出了科技生产工作的进程。科技生产活动是遵循一定的逻辑秩序的，这个逻辑秩序虽然都有一个发生、发展与结束的过程，但具体到不同科技项目（工程、产品和科研项目等）都有具体的程序上的差异，科技档案作为一种具有依据和凭证作用的文件记录，必然要再现记录对象的工作程序，也即是还原出自身的形成秩序。

科技工作程序是科技档案产生的母体和形成的基本线索，特定的程序产生特定的科技档案，因此从科技档案管理的角度看，科技工作程序会影响到科技档案管理的全过程，只是这种影响的隐显程度不同罢了，笔者经过长期的分析探讨和调查研究，发现它对于科技档案工作的影响主要体现在如下方面。

1 科技工作程序影响到科技文件归档时间的选择

在实际工作中，有人认为管理档案是档案员的事，这种说法是错误的，因为产生档案的内容并不是档案员产生。科技文件归档不是为了管档案，而是为了以后更好地利用档案。所以选择适当的归档时间是非常重要的。如果过早地建立科技档案，而科技文件正在实施中，必然会使相关业务部门的业务工作受到干扰，影响科技部门对科技文件的使用，使得归档工作既得不到业务部门的积极配合，又无法保证科技文件归档的完整性。归档过晚， 科技工作结束或告一段落，科技文件就会因为长时间在业务部门存放，而发生文件丢失、损坏，甚至造成失密、泄密事件的事情发生，从而不利于单位和国家的利益。也会因时间过长而增加科技档案部门接收在文件形成部门负担。因此， 选择适当的科技文件归档时间是非常重要的，它就要求业务部门和科技档案管理部门在工作中总结积累一些更好管理经验，制定出并落实科技文件的归档、保管、借用制度，保证科技文件归档资料齐全完整。

正确的科技文件的归档时间，对维护科技文件的完整和安全，确保科技部门和科技档案部门的正常工作都有一定的实际意义。综合各种科技、生活和科技文件的形成的特点，其归档时间也有所不同，首先要考虑的是它是属于那一类型的科技程序。不同的科技项目，它的工作程序也会有所不同，产生的科技文件归档时间也会不一样。如基本建设工程档案，通常情况下我们会依据其基本建设工作的程序，在项目竣工验收时组织科技文件归档。但是，如果该项目的建设周期较长、形成文件量大，我们依然按照在竣工验收时归档，那么就会造成工程前期或中期所产生的许多科技文件有散失、损坏和失密的危险，因此必须在依据基本建设工作的程序，确定在建设项目档案资料管理工作要与工程建设进程同步进行，从项目申请立项开始至竣工验收的全过程，建设单位应在职责范围内对工程建设中所形成的文件、图纸、资料，随时进行积累、整理、立档和保管，被采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失。也可以是一期工程结束或二期工程结束按时间段予以归档。

在实际工作中，对于基本建设和设备安装，工程档案资料是唯一的依据。工程资料是围绕基本建设程序产生的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式载体。是要按照“适量充分、质量优先、成分充实、机构合理”的标准，做好基本建设工程档案工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

工程档案资料的收集和整理工作，要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件资料的积累和整理工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。对于设备仪器科技文件，我们选择在设备开箱时，档案管理人员就要在场。箱内资料由档案管理人员收集、整理、复印、保管、复印件供借阅使用。对于在施工中，对设计图做小的变更，可以附上设计修改单位的“设计修改通知单”并在元施工图加以修改、补充、即可。如有设计有重大改变，不宜再在元施工图上修改、补充者、应重新绘制改变后的竣工图。要及时补齐、修改，保证工程竣工图的完整。这些归档时间类型的确定都是业务部门和科技档案工作者依据科技工作程序共同在实践中摸索和总结出来的，实践证明这种选择是正确、科学的。因此，无论以后我们面对怎样的复杂档案，只要选择和明确科技文件归档的时间，就应该按照其工作程序进行。

2 科技工作程序是科技文件组卷的依据

相关业务部门在一项科技项目结束或告一段落以后文件在之后，需要进行对科技文件进行筛选和系统整理，并向档案部门移交。科技档案人员在整理进行组卷的时候是要遵循档案项目文件的形成规和成套性的特点来组卷，文件组卷档案不是一种随意的文件组合，而是一组存在一定内在有机联系、价值基本相同或相近的项目文件进行组合，也可以说一个案卷的成立它里面的文件必须保持项目文件内在有机联系，就是进行文件组卷前，需要将没有联系或者内容毫不相干的文件从将要成卷的文件中取出，从而保证组卷中文件的内在联系。。

科技工程项目形成在一些具体的环节中往往按照专业和结构划分为许多更小的程序或环节、组织多头进行，因此，在进行科技档案项目文件组卷时，就是将在相关的科技工作子程序（表现为专业或结构）形成的科技文件组成为一个或多个案卷，可以根据其专业、工作内容对不同程序的文件进行科学合理的组卷，所以说，按照专业、结构组卷从某种意义上说也是无论采取那种组卷形式，都应该将需要组卷的文件合理地归入对应的主题里或者是类别的案卷中，而案卷及案卷内的文件不能重份。

3 科技档案项目质量要求

科技文件的质量状况在很大程度影响和制约着科技档案工作的水平的高低，科技文件能否收集齐全、完整，保证其准确性，并能够得到妥善的保管，对于今后的项目产生、运行有着举足轻重的影响，科技档案的完整性、准确性与系统性是从归档科技文件那里直接继承而来的。档案不齐全，档案员管得再好，也是废的。因此，科技档案部门必须对对上交的归档科技文件的质量状况进行检查，确保其完整、准确，而检查的主要依据就是科技工作程序。

怎样判定归档科技文件的完整性呢？我们在执行中可以对照科技工作程序进行检查。科技文件总是伴随着科技工作的进行而形成的，某个项目的科技文件归档，首先按照工作程序的先后。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，应归档的文件要作到种类齐全，份数完整，每份文件不缺张少页，依次排列后应编定页号或件号，逐件登录在卷内文件目录上，逐个进行检查，每一个大的工作程序所产生的科技文件是否都齐全，若发现缺少某个工作程序生成的科技文件要及时补救；其次检查每一个程序的内容，根据每一个子程序、每一个工作环节进行检查，发现每一项工作内容的科技文件是否都齐全、完整。有了科技工作程序为依据，就可以保证每个项目归档科技文件的完整性。

保证归档科技文件的准确性一定要保持“两个一致”首先表现在相关科技档案材料之间，相互对应，彼此调谐，内容一直，其次，还要能够如实地记载和反映科技对象的变化，同科技自身同样可以依据科技工作程序。根据科技工作程序实际展开情况，来鉴别归档科技文件是否是对每一工作内容的真实写照，是否真实反映出了科技工作进行真实场景。如果文件记载的内容与实际工作有出入，藉此可以明确其真实性有问题，然后查找原因（历代修改和定稿的情况与过程），并找到真实的记录文件。从笔者多年的调研得知，依据科技工作程序来鉴别归档文件真实性是一种非常行之有效的方法。

系统性要求归档科技文件具有良好的逻辑结构，能够反映出文件之间的一种科学的逻辑联系，这种逻辑联系必须保证科技档案证据作用的有效实现，其实质就是文件之间的有序化。要保证归档科技文件的序化，同样是依据科技工作程序，科技工作程序是科学逻辑的具体化，按照科技工作的程序来组织和序化归档科技文件是体现一种科学逻辑的必然，也是对科技工作原貌的最准确再现，更加有利于依据凭证作用的发挥与实现。

4 科技档案提供服务的依据

科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件。的根本目的是实现科技档案的唯一依据，为了搞好科技档案的利用工作，基层科技档案工作者在工作实践中逐步总结出了主动服务与现场服务的利用工作经验，并确实起到了很好的利用效果，既充分发挥了科技档案在科技生产与经济工作中的作用，又得到了第一线的科技工作者和科技管理人员的一致好评。

主动服务和现场服务不能是盲目的，必须讲求科学性，否则不仅不能搞好科技档案的利用工作，反而扰乱了科技工作，其结果可能是适得其反。那么主动服务和现场服务的依据是什么呢？这就要求科技档案管理人员熟悉和了解科技工作的进程（即科技工作程序），明确每个项目的科技生产工作进行到了哪一个程序或阶段，这些阶段需要什么性质性质内容的科技档案材料，才能使主动服务和现场服务更有针对性，更能提高利用工作的效率。实践证明，主动服务和现场服务只能依据科技工作程序，才能达到和实现提高科技档案利用效率的初衷！