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档案管理科学化管理分析

2016-03-21孙亚君吴敏

卷宗 2016年1期
关键词:科学化现代化档案管理

孙亚君 吴敏

作为党和国家工作的重要组成部分,提高档案管理科学化水平是深入贯彻落实科学发展观的必然要求,也是推动档案管理工作与时俱进、创新发展的重大课题。提高档案管理科学化水平,其内涵就是以科学理论指导档案管理,以科学方法推进档案管理,以科学制度保障档案管理,推动档案管理规范化、制度化、信息化,最大限度地提高档案管理的质量和效益。随着时代的发展,档案工作的地位和作用越来越突出,已经渗透到各行各业,融入社会生活的方方面面,成为单位工作和人们日常生产生活不可缺少的重要内容。其管理水平的高低将直接影响决策的制定,也关系着广大人民群众的切身利益。面对档案管理任务越来越重、信息服务功能越来越强的新形势,提高档案管理科学化水平的要求日益紧迫。

1 档案管理工作现代化的主要内容

1、档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如:广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来,将会有效地实现档案管理自动化。

2、档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理,经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导,运用管理科学的原理,遵循档案工作的客观规律,研究和处理工作的各种问题,可以做到管理方法科学化、管理机构高效化,管理工作现代化,档案工作标准化,使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。

3、档案资源信息化

在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息和系统加工和计算机网络和传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,其主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案作息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化,可以预见,在未来 20 年,档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容,将不断推动档案管理现代化的发展。

2 提高档案管理科学化水平的保障体系

提高档案管理科学化水平是一项系统工程,是对档案管理工作的全方位加强和改进,既需要在组织领导上加大力度、强化措施,把提高科学化水平摆在档案工作的突出位置,也需要在思想观念、制度建设、能力素养等各个方面有新的提升,从而形成与形势发展要求相适应的保障体系。

(一)强化科学发展观念

提高科学化水平是档案工作贯彻落实科学发展观的重要体现,必须着力转变不适应、不符合科学发展的思想观念,着力解决影响和制约档案工作科学发展的突出问题,把科学发展观贯彻落实到档案工作的方方面面。要增强服务意识,超前服务、主动服务,深入社会调查研究,了解信息需求方向,充分发挥好档案信息资源的作用,服务经济社会发展。增强安全意识,正确处理信息公开与信息安全的关系,自觉维护国家安全和社会稳定,维护人民的合法权益。增强创新意识,弘扬改革创新精神,注重研究新情况、把握新规律、解决新问题,克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法,以新的思维对待新的形势,推动档案工作不断创新发展。

(二)完善相应制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制,是提高档案管理科学化水平的关键和保证。要从宏观立法和微观运行方面,完善有关法律法规和规章制度,形成推进工作创新、促进科学化水平提高的制度约束和政策导向。从党和政府来说,要把推动档案事业科学发展纳入经济社会发展规划,纳入干部实绩考核的重要内容。从一个部门、单位来说,要重视档案管理工作,完善相应工作机构,落实工作责任制,注重发挥档案工作的作用,为档案工作科学发展创造有利条件。具体到档案管理部门,要增强责任感、使命感,从档案收集、整理、管理和应用等各个环节,建立相应管理制度,使整个工作规范化、制度化、标准化,同时深化内部体制机制改革,通过职称评定、业务考核、表彰奖励、责任追究等具体措施,激发内部潜力,增强工作活力,充分调动干部职工的主动性、积极性和创造性。

(三)提高队伍整体素质

档案管理是一门科学,特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业,对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。档案管理人员不仅应具备基本操作技能(具体包括档案文书立卷,档案整理、编目、鉴定,档案著录、标引,档案的保护、开发等),而且要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术,同时还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风。要适应新的形势和要求,重视加强政治理论、业务知识和各类新知识、新技能的学习,提高学习能力,建设学习型档案管理队伍。树立“档案工作也是生产力,档案管理同样出效益”的观念,不断创新管理方式、方法,拓展优化管理的途径渠道。坚持“人才是第一资源”,重视档案人才的培养和引进,努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍,为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。

提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要。现在,我国互联网及手机等新兴媒体的普及程度越来越高, QQ、微博、微信等手机即时通信工具的使用率达到61. 5%。现代科学技术特别是信息技术的迅速发展和广泛运用,极大地丰富了档案管理的载体、渠道和样式,给档案的收集、馆藏及应用和传播等都带来了深刻变革,系统化、数字化、网络化已成为档案管理的重要发展趋势。同时,随着信息技术发展,人们对档案信息的多元化需求日益增长,特别是《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施,赋予了公众更多的档案知情权,也赋予了档案管理更大的社会责任,这对档案管理方式创新、信息资源建设以及服务功能提升,都提出了更高要求。为顺应这一新趋势,档案管理必须站在信息技术前沿,把握人民群众需求的新变化,努力提高科学化水平,使其更好地服务社会、造福人民。

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