信息网络化与高校档案管理创新探索

摘 要：在高校的发展过程中，档案工作显得尤为重要。首先，档案可以记录一个学校所取得的成就和宝贵的经验教训，能够给以后的工作很好地帮助作用；同时，档案中还能够记录下学校在各个领域所获得的成就，这些成就既见证了高校的成长和发展，同时还为高校以后的建设奠定了坚实的基础。最后，档案能够起到一种很好的精神传承的作用，是记录高校发展的一部史书。而随着信息化的不断发展，在高校档案管理过程中采用一些信息化的方式成为了众多学者研究的重要课题。

关键词：信息网络化；档案管理；创新

随着信息网络化的不断发展，高校档案工作受到了一定的推动作用。但是对于传统的档案管理工作来说，就会带来一定的压力和挑战。这就要求我们应该从根本上认识到高校档案管理工作的重要新，借用当前信息网络化技术，从而有效保证高校档案管理工作的水平。同时，要求高校档案管理工作应该与时俱进，不断更新管理观念，完善服务机制，从而使其能够为高校的进一步发展奠定坚实的基础，促进高校更好地发展。

1 开展高校档案信息化网络化管理的必要性

1.1 档案管理工作发展的必然要求

档案信息管理是一个非常复杂的工程，管理的数量比较大，范围比较广。随着高校教育改革的不断发展，高校档案信息数量每年都在增加，这样就使得传统的手工管理方法难以满足档案管理工作的发展。开展信息化的管理方式，使档案管理工作更加倾向于信息网络化管理，实现档案信息资源的综合开发和利用。只有这样，才能够有效保证档案信息的高校利用，从而使高校正常稳定地运行。

1.2 信息时代的发展要求

信息时代的到来，对于信息资源共享提出了新的要求，所以，建设信息资源的数字化和网络化已经成为了一种发展的必然趋势。在传统的档案管理过程中，想要查档是一件非常困难的事情，需要自己发现问题，然后由档案管理员配合查找，这样就使查找工作的效率大大降低。但是使用电子档案就能够很好地规避这一弊端，凭借其储存量比较大，传播速度快的特点受到了广泛的欢迎。并且随着信息网络的逐渐畅通，高校档案管理的网络化有了坚实的基础，可以最大范围地实现资源共享。

2 高校档案信息网络化管理工作存在的问题

2.1 观念落后，跟不上信息网络化的发展步伐

当前，在高校开展信息网络化的档案管理方式，最大的问题就是管理观念严重落后。首先，相关领导对于网络化管理工作不够重视，缺少信息。很多时候都会采用一些保守的观点，认识将信息资源输入到计算机中不是一件简单的事。还是认为利用人工的效率会更高，同时能够保证准确性。所以，这样就会使缺少与时俱进的观念，从而导致档案信息网络化管理受到限制。

2.2 网络安全问题限制了档案管理工作的步伐

在利用信息网络来进行档案管理的时候，还会遇到一个比较重要的问题，那就是网络的安全问题。首先，网络能够高效率地传递信息，但是由于网络是一个相对开放的平台，所以档案信息就会存在一定的不安全性。尽管随着信息技术的不断发展，档案信息管理水平得到了一定程度的提高。但是不可避免地受到了网络安全因素的制约，导致档案信息资源还得不到更加充分地利用。

2.3 管理人员素质不高，影响了档案信息服务水平

缺少专业的档案管理人才也是档案信息网络化管理中遇到的一大难题。由于当前在高校档案管理工作中，管理人员的素质普遍不高，缺少专业的技能、所以，导致其不能够准确利用信息技术，难以实现科学的管理方式。同时，管理人员素质不高，直接影响到了对于一些新技术和方法的推广，导致在工作中遇到的许多问题都得不到有效的解决，这样就会使档案信息网络化管理水平得不到提高，影响了高校档案管理工作的发展。

3 创新高校档案信息网络化管理形势的措施

3.1 增加一些保障性措施

想要实现高校档案信息网络化管理，必须要配备足够的计算机，通过这些现代化的设备和科学技术，使传统档案管理方式不断向电子档案管理方式转变。通过现代信息技术，还能够实现远程服务，这样就使用户享受服务的空间得到了有效的拓展。相关领导的重视也是档案信息网络化管理的重要保障，这就要求相关的领导应该更新观念，加强认识，真正地认识到信息网络化管理的意义，从而保证信息网络化管理能够更加有效地开展。最后，提高档案管理人员的素质也是保障信息网络化档案管理的重要手段。聘请一些有高素质的管理人才进行档案管理，这样就能够使信息技术更加有效地应用在档案管理工作中，提高工作的有效性。相关院校应该自主培养一些优秀的档案管理人员，使其能够在学校或者社会上贡献自己的才华，实现档案信息网络化管理。

3.2 增强档案信息的安全保密性

在进行档案信息网络化管理的时候，应该注重保证信息的安全。首先，应该在技术层面上保证信息的安全，设定用户民和密码，来保证用户的使用权限。同时，加强对于网页中内容的筛选和管理，对于一些病毒和黑客入侵，应该使用信息数据库来尽可能减小危害。同时一旦发现这些问题，应该报警和寻求相关的帮助，从而有效保证信息安全。提高管理人员的安全意识对于档案信息安全也有着重要的影响，通过档案管理人员进行有效的检查和监督，避免信息泄露的情况出现。最后，就是应该进行有效的备份，保证信息的“绝对”安全。

4 结语

综上所述，加强高校档案信息网络化管理创新，既是档案管理工作发展的必然结果，同时也是信息时代的要求。这就要求我们应该加强对于信息化网络化管理手段的认识，找出管理工作中存在的问题，并采取有效的措施解决。在开展档案管理工作的时候，注重网络安全和信息保密非常重要，是保证高校稳定开展信息网络化管理档案的重要基础。

参考文献

[1]菅娉娉. 高校档案信息网络化管理刍议[J]. 济南职业学院学报，2009，01：120-121.

[2]孟丽霞. 信息网络化与高校档案管理创新[J]. 现代经济信息，2009，24：278.

[3]邓宝瑚. 高校档案管理信息网络化建设浅谈[J]. 广西经济管理干部学院学报，2008，03：81-84.

[4]陈苏丽. 高校档案管理创新探索[J]. 科技视界，2013，26：216+243.

作者简介

潘澜月（1983-），女，重庆永川人，汉族，硕士学历，重庆文理学院档案室。