工程档案管理工作中存在的问题及对策

叶学慧

开封市公路管理局

工程档案管理工作中存在的问题及对策

叶学慧

开封市公路管理局

为加强公路建设项目档案管理，规范建设项目档案验收工作，必须重视公路工程档案管理工作。本文主要对公路工程档案管理存在的问题进行了分析，并提出了应对措施，以此提升工程档案管理水平。

公路工程；档案管理；应对措施

一、公路工程档案管理中存在的问题

1、公路工程档案管理意识薄弱

有些建设项目单位虽然有专门的档案管理人员，但针对性不强，不能提出合理的指导意见。项目档案类别很多且相互之间没有统一的格式导致出现各部门按照各自的想法组卷的混乱现象。长期以来，许多参加公路建设的建设单位和管理单位对工程档案工作都缺乏应有的重视，首先是建设单位在施工阶段，由于施工任务重，项目多，同时还有许多具体的工作需要协调解决，因而忽视了档案工作，等到工程完工要办理竣工验收时，施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。而有些公路建设管理单位又没有很好地实行集中统一管理，造成了不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，或因保管不当，致使现有的图纸不清，纸张变质。

2、公路工程档案管理中常出现的技术性问题

在公路工程档案的管理中常出现一些技术性问题，一是档案的收集不齐全。收集齐全是做好档案工作的基础。但由于公路工程建设项目建设周期长、参建单位多，各方的集训不一，常致使一些档案得不到妥善保管，收集也有不齐全现象；二是有些档案资料缺乏真实性。档案资料是公路工程施工全过程的真实记录。但有些少数施工企业对工程项目档案资料的记录和收集缺乏责任心，只重施工，不重档案，形成的档案不是在具体工作中随时随地的记录，而是过后随意编造，欲求蒙混过关；三是书写材料不规范。

3、公路工程档案管理人员素质亟待提高

目前档案管理施工单位为降低成本，有的兼职档案管理，有的找个未从事过施工的人员代替，这些人员根本未对档案组卷要求和工程相关知识进行系统学习，档案管理就无从谈起。公路工程档案工作是一项综合性的管理工作，在工程建设过程中，随时都涉及到施工技术表格的填写、施工材料的保存、竣工图纸的整理及资料的专业分类组卷、往来文件的归档等它需要从事公路工程档案工作的人员，既要懂工程建设专业技术知识，又要懂档案专业技术知识，还应熟知各级主管部门制定的各项公路工程档案法规，而许多档案管理人员有些有公路建设方面的专业特长，却缺少档案技术知识，有些有档案技术知识，又缺少公路建设方面的知识，无法满足公路工程档案管理工作的需要。

二、提高公路工程档案管理水平的应对措施

1、强化管理意识

提高工程各级管理部门的档案管理意识，重视建设过程中资料的收集工作。施工过程中形成的真实的内业资料是公路竣工资料整理之基础。因此，必须建立一套建设过程中收集资料的制度，建设单位不定期的组织专职人员检查和指导，发现不完善的地方，及时解决，同时避免以后的工作出现类似的问题。对不符合要求的不予计量、验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理。

2、坚持跟踪技术咨询服务，深入监督检查指导

众所周知，在诸多建设工程中，高速公路工程建设规模大、周期长、参建单位多，建设、监理、施工、安装等单位的档案管理人员，有工程建设方面的专业特长，却缺少档案技术知识，有的具有档案技术知识，却缺少建设方面的专业知识。同时，建设过程中资料形成了不一定就是档案，还要按照国家法律和省档案局下发的《归档文件整理规划》及相关要求，认真做好分类、归档、装订、编号、编目等各个环节的工作。这就需要档案主管部门加强档案业务跟踪技术咨询服务，建立深入监督指导服务的机制，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，才能有效提高建档归档质量。

3、提高公路工程档案管理人员业务素质

工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补己之短，学习档案管理中好的做法。

4、制定统一竣工资料编制规范

交通建设、档案等职能部门应协调配合，制定适用于交通建设行业使用的档案管理标准，统一竣工资料编制规范。由于交通部所颁发的各类工程管理标准、办法之间不统一，交通部的要求与国家档案局的要求也不一致，因此建议交通主管部门组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家。组成课题组，根据交通部和国家档案局等有关文件的规定，编制一套适合于公路建设竣工文件的编制办法，作为国家行业标准来使用。

5、加快档案管理现代化步伐

时代在快速发展，科学技术飞速进步，按《档案法》规定，“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。计算机技术的出现和普及给档案管理工作带来了深刻的影响，传统的档案保存及管理技术正面临着挑战。各级档案部门联合科技部门积极开展了档案管理现代化的试验工作。计算机的应用、档案缩微、电视录像等都有待公路工程档案工作者在实践中进一步探索。

6、重视档案的开发利用

工程档案管理的最终目的在于档案的开发利用。要做好档案利用工作，发挥档案的利用效果，就需要编制好检索工具，完整、简便的档案检索工具是档案开发利用的基础。只有做好档案的开发利用工作，才能很好满足日常档案管理和提供利用的需要。

三、结束语

综上所述，公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。

[1] 陈志华，黄思斯.高速公路工程档案管理模式革新的探讨与实践——以洞新高速公路工程档案管理为例[J].中外建筑.2012(12)