浅谈水利工程档案管理和验收

冯志新

丹东市江河流域管理处



浅谈水利工程档案管理和验收

冯志新

丹东市江河流域管理处

摘 要：水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量。在重大建设项目竣工验收前先组织项目档案专项验收已经成为一项制度，但档案验收是手段，不是目的。档案行政管理部门，尤其是项目所在地档案行政管理部门，要主动登门服务，要教育、制度、监管并重，认真做好水利工程档案验收工作是非常重要的。

关键词：水利工程档案；档案验收

1前言

水利项目工程是人类改造自然环境﹑利用自然资源﹑抗御自然灾害的成果，是国家的宝贵财富，是水利科技工作者辛勤劳动的成果。水利科技项目档案是水利科技工作者从酝酿﹑决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括科技项目的提出﹑调研﹑可行性研究﹑评估﹑决策﹑计划﹑勘测﹑设计﹑施工﹑调试﹑生产设备﹑竣工﹑试生产（使用）等工作中形成的文字材料﹑图纸﹑图表﹑计算材料﹑声像材料等形式与载体的文件材料水。水利工程档案是指水利工程在前期﹑实施﹑竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字﹑图表﹑声像等不同形式的历史记录。

根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》，大中型水利工程在竣工验收前应进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

2做好水利工程档案管理和验收工作的重要意义

档案是珍贵的文献，是重要的信息载体，是历史的印记。工程档案，既是工程建设过程的真实记录，又是竣工运行以后工程检修﹑维护和管理的重要依据。水利工程（含新建﹑改建﹑扩建和除险加固，下同）档案验收是水利工程竣工验收的重要内容之一，是确保已建水利工程建设项目档案完整﹑准确﹑系统和安全的重要措施。

2.1档案是水利工程建设过程的真实记录

完整﹑详尽的工程档案可以反映出工程建设项目从立项到竣工﹑从材料到成型﹑从决策到实施的全过程，是了解﹑研究一项工程来龙去脉的最权威资料，是工程建设活动的真实记录。如果只有工程实物而没有工程档案，若干年后，我们将无从知晓工程的基本情况，就不能对工程建设各阶段的正确性﹑科学性作出客观准确的判断。

2.2档案是水利工程建设质量终身责任制的重要凭证

国家规定水利工程建设质量实行终身负责制。建立规范的工程档案，是促使当事人履行责任的重要凭证。真实的﹑完整的档案记录，使相关建设责任考有所据，能够促使参建单位和相关责任人进一步强化“责任﹑质量﹑安全”三个意识，努力建设高质量的精品工程。

2.3档案是水利工程运行维护的重要依据

详实的档案信息是水利工程调度指标核定和调整的依据，有了这一依据，就可以对水利工程关键部位﹑关键单元﹑关键设施及管网的检修维护工作提供重要查考，如果没有这个基础，紧急情况下就会“瞎子摸象”，无从查考，甚至危及水利设施安全或人身安全，直接影响防洪抗灾大局。

2.4档案合格是水利工程竣工验收的必备前提

所有水利工程项目必须履行档案验收手续。凡档案内容与质量不达标的，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程竣工验收。我们要把工程档案管理作为水利工程建设的重要组成部分，严格实行同步管理，抓紧做好工程档案验收的各项准备工作。

3如何开展水利建设工程档案验收

3.1水利建设工程档案验收评分标准

依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（简称《评分标准》，水办〔2008〕366号的附件2）对档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。

3.2水利工程档案验收应具备的条件

（1）项目主体工程﹑辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。

（2）项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集﹑整理﹑归档与移交工作。

（3）监理单位对主要施工单位提交的工程档案的整理与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。

（4）项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。

3.3项目法人对档案自检及验收申请

项目法人在监理单位对工程档案进行审核并提交档案监理审核报告后，应组织所有参建单位按《评分标准》的各项要求对工程档案进行自检。自检时，应重点检查工程档案资料的内容是否达到完整﹑准确﹑系统的要求，案卷质量是否符合规范要求。

3.4水利建设工程档案验收程序

（1）档案验收小组作为竣工技术预验收成员，一并与其他验收小组在现场检查工程建设情况，听取项目法人﹑设计﹑监理﹑施工等单位工作报告；

（2）档案验收小组组长宣布验收小组组成人员名单；（3）项目法人汇报档案自检情况；（4）监理单位汇报档案审核报告；（5）按比例抽查档案案卷质量，查看档案资料的完整性﹑准确性和系统性；

（6）档案专项验收小组结合检查情况按《评分标准》逐项赋分，并进行综合评议﹑讨论，形成档案专项验收意见；

（7）验收小组与项目法人交换意见，通报验收情况；

（8）将档案专项验收意见提交工程竣工预验收会讨论，纳入竣工技术预验收工作报告及竣工验收鉴定书初稿。

4结束语

水利工程验收档案资料必须完整﹑真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，在重大建设项目竣工验收前先组织项目档案专项验收已经成为一项制度，但档案验收是手段，不是目的。将档案工作纳入项目建设计划，建立档案工作领导责任制和岗位责任制，明确工作职责，制定规章制度和业务规范，建立项目档案工作网络体系，强化业务基础建设，将档案工作贯穿于项目建设的全过程，形成了以项目建设单位为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门﹑项目主管部门及项目参建单位全方位参与下，实施事前介入﹑事中控制﹑事后验收把关的全过程控制的管理模式。对重大建设项目，档案行政管理部门，尤其是项目所在地档案行政管理部门，要主动登门服务，要教育﹑制度﹑监管并重，认真做好水利工程档案验收工作是非常重要的。

参考文献：

［1］潘锦江，浅谈水利工程竣工资料的规范化编制与管理，《四川水利》，2001年06期

［2］庾季英，浅谈建筑工程竣工资料整理，《山西建筑》，2008年19期

［3］沙吉旦木·吾斯曼，浅析水利工程的档案管理《科技资讯》 2010 年14期

作者简介

冯志新（1979-03），女，大学本科，丹东市江河流域管理处档案馆员。