档案管理信息化面临的问题简谈

2016-03-16林丽君

环球市场 2016年3期

关键词：面临问题信息时代档案管理

林丽君

漳州台商投资区人才管理中心

档案管理信息化面临的问题简谈

林丽君

漳州台商投资区人才管理中心

摘要：档案是我们人类宝贵的文化遗产，它记录着社会的不断发展的文明遗迹人们日益进取的的实践活动。也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。正是基于档案有如此的重大影响，所以我们当前必须要做好相关的档案工作。本文就档案管理信息化面临的问题进行了简单的分析。

关键词：档案管理；信息时代；面临问题；对策

引言

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生事物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们必须认识到，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现代化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代企业的档案管理工作中发挥出不可替代的作用。

1 简述信息时代背景下的档案管理工作

信息时代的档案管理工作不同于以往传统的工作模式，其主要依托于现代化信息网络技术，应用一些信息管理软件来管理电子档案，而不是传统纸质的实体档案，增强了档案管理工作便利性和实效性的同时，使档案分类更加清晰明了，充分发挥出了档案的有效作用。主要包括档案信息﹑资料的采集﹑录入电子档案以及调用查询和共享档案信息等。

档案管理工作的信息化建设是一项系统性工作，涉及到管理设备﹑资源﹑信息化和规范化的管理制度﹑信息化网络建设以及信息化管理人才培养等多方面内容。

2 分析信息化时代背景下档案管理工作面临的问题

2.1 管理理念跟不上时代发展，缺乏服务意识

行动的创新改变是以思想认识上的转变为前提的，在我国当前的档案管理工作信息化建设进程中面临的首要问题就是难以转变的陈旧思想观念，受传统思想观念影响，档案管理工作缺少创新的管理理念作为支撑，在新型管理方式的接受和普及应用上存在一定阻碍，也就无法借助现代化信息技术提升档案管理工作效率和质量，使其难以发挥出真正的效用。同时，服务意识的缺乏也是阻碍档案管理工作信息化建设向前迈进的另一大问题。

2.2 仍以实体档案为主，档案编辑、检索难

虽然我国在档案管理工作上已经有了信息化建设的意识，并采取了一些相应的行动，但在实际工作中，依旧存在一些仍然以实体档案为主的单位或部门，实体档案的管理会花费掉工作人员大量的时间和精力在档案的编辑﹑归档和分类整理当中，在档案的检索方面也存在一定困难，致使档案信息资源的利用率无法得以提升。

2.3 缺乏统一规划

档案管理工作涉及领域众多，不同的机构﹑组织或部门有不同的工作内容，在资金支持等客观条件和信息化建设意识上都存在一定差异，使得当前的档案管理工作呈现出多样化和个性化的一面，阻碍了档案管理工作规划的规范统一。另外，在档案信息化建设的过程中其自身就处在一定的变化之中，使得档案信息化管理系统设计存在一定程度上的不确定性，从而无法保证档案管理信息化建设进程中的信息资源是真实和完整的。

2.4 缺乏统一规范的信息化标准

鉴于档案信息资源的自身属性和实际效用，真实﹑标准﹑规范是管理好档案的前提和基础，但在当前的档案管理工作中，一方面，由于档案信息系统和网络建设在形式和层次上都有所不同，导致档案信息的管理工作在开发﹑服务﹑规范和共享等方面存在一定不足，无法真正意义上的实现档案信息资源的共享。一方面，受多种因素影响，没有相对统一的档案编制标准，使得档案编制细则缺少一定的相容性，大部分的系统软件都不具备较高的可移植性，且到现在为止，只在个别档案馆或某个专业系统上实现了档案信息管理自动化标准的统一，没有全国统一的档案自动化标准。

2.5 管理软件不通用

随着计算机技术和信息技术的日渐成熟以及档案管理工作信息化建设的不断推进，逐渐有针对档案信息管理的管理软件被设计开发出来，并应用在档案管理的实际工作当中。这些管理软件的应用已经满足了档案管理工作的基本需求，但从长远的发展来看，这些管理软件仍然不能够满足未来档案管理的信息化发展需要，还不足以满足实现其与办公自动化系统和电子政务系统的一体化发展。此外，不同的组织或部门使用的计算机在型号﹑规格﹑配置等方面存在一定的差异性，所以其开发和使用的档案管理软件也不同，相互间不能很好的协调，也无法通用，给档案信息资源的共享造成了一定程度上的限制和阻碍。

2.6 档案的安全性和保密性方面存在一定安全隐患

信息化的档案管理工作一改以往传统手工式的工作方式，实现了档案的电子可视化。但在对电子档案进行信息化管理的时候，由于电子档案存在可被更改的安全隐患，所以，很可能给不法分子提供犯罪机会，利用计算机网络技术篡改﹑删除或破坏档案的原始信息，甚至窃取某些重要的档案信息，使档案信息存在被泄露和破坏的安全隐患，难以保证档案信息的完整性和安全性。此外，电子化的档案信息是以计算机系统为依托，结构较为复杂，且有多种存储方式，一旦计算机系统出现瘫痪﹑受网络攻击或计算机病毒危害时，就会导致电子信息档案受损或丢失。

3 解决信息时代档案管理工作存在问题的对策

第一，整合那些处于分割状态的档案信息数据。

第二，在地方建立数字化信息档案馆时，一定要保证适应相关地方行政管理部门改革后的体制和转变的职能，确保在电子文件产生之前实现档案信息化，并将现行的文件管理划入档案信息化管理的范畴之内，从而统一管理档案信息资源。

第三，提高对档案管理工作的认识，明确档案管理工作对建设国家信息基础设施的重要作用。同时，除一些要求必须保密的档案信息之外，尽可能的扩宽档案信息化建设的服务领域，把各个地方的档案管理工作的信息化建设同国家的档案管理信息化建设相统一，统一规划建设所需的资金﹑人力﹑物力等资源，实现最大程度上的档案信息化服务规模。

第四，加强管理指导，同步档案信息化建设和各级行政部门电子政务的发展。

第五，逐步健全和完善相关法律法规，保证档案信息的安全及利用的合法性，真正发挥出档案信息资源的积极作用。

第六，建立符合计算机数据信息读取标准，完备的档案数据库，实现不同类别档案信息的综合存储，在需要时方便各部门及时调用查询，保障档案管理工作的有序开展。同时，在档案数据库的建设和完善过程中要将未来信息化管理发展趋势考虑在内，并且注重安全保障体系的建设。