企业采购外包管理研究

王 艳

黑龙江职业学院

企业采购外包管理研究

王 艳

黑龙江职业学院

企业在实施采购业务外包模式时，必须权衡考虑，尽可能地发挥其有利之处，防范规避其不利之处。尤其对于中小企业而言，在决定采取某项业务是否采用外包采购前，应根据中小企业采购外包决策模型，权衡采购外包的利弊，处理好内部流程和外部流程的有效结合问题，要把外包企业的核心能力和承包企业的核心能力有效整合起来，真正让采购外包成为推动中小企业加速发展的助力器。

企业采购；外包；管理

一、采购外包风险及其管理内涵

(一)采购外包风险概念

“外包”突起于20世纪90年代的自制或外购决策。成本节约是采购外包最有吸引力的因素之一。埃森哲针对全球600多家跨国企业所做的研究表明，改善采购绩效对提升企业的利润水平有很好的推动作用。在大多数行业中，直接物料成本通常占企业销售成本的50%～80%，相当于营业收入的30%～50%；对高科技企业而言，间接物料成本也占到了营业收入的15%～25%，由此可见，采购运作环节的成本节省，对企业增加利润有重要意义。

采购外包业务的多参与主体、跨地域、多环节的特征，使采购外包业务容易受到来自外部环境各实体内部不利因素的影响，形成采购外包风险。采购外包风险是一种潜在威胁，它会利用外包关系的脆弱性，对外包关系造成破坏。从目标控制的角度出发，可以说采购外包风险是外包业务偏离预定目标的可能性。

(二)采购外包风险管理的内容

业务外包就是企业将非核心的业务交给合作企业来完成。业务外包过程本身就是一个风险转移的过程。企业通过外向资源配置分散由政府、经济、市场、财务等因素产生的风险，企业本身的资源能力有限，通过资源外向配置，与外部合作伙伴分担风险，企业可变得更有柔性，更能适应变化的外部环境。采购外包风险管理旨在识别潜在的风险并采取适当的行动以规避或消除风险，可定义为通过采购外包系统成员之间协作，识别和管理采购外包系统内部风险和外部风险，来降低整体采购业务外包的脆弱性。其管理体系包括：风险意识，风险辨析，风险评估，风险处理，检查及评价，咨询及沟通。

二、采购外包风险的产生因素

(1)采购活动的宏观环境复杂多变。宏观环境的不利变化必然给采购机构带来采购风险。(2)采购人员对采购风险的客观性认识不足。采购风险是客观存在的，在现实工作中，许多采购管理人员缺乏风险意识，认为只要管好合同，就不会产生采购风险，风险意识的淡薄是产生采购风险的重要原因之一。(3)采购决策缺乏科学性导致决策失误。(4)企业内部关系混乱。企业内部各部门之间及企业与上级企业之间，在资金管理及使用、利益分配等方面存在权责不明、管理混乱的现象，造成资金使用效率低下，采购信息不灵，外界干预过多。(5)监管失控。企业不能直接控制采购职能，不能保证采购外包的准确和及时，不能保证顾客服务的质量和维护与顾客的长期关系，对采购外包公司过分依赖，放弃自己对采购专业技巧的开发等。(6)合作风险。采购外包服务实际上是一系列委托与被委托、代理与被代理的关系，是完全以信用体系为基础的，存在着服务商的稳定性和质量下降或不履行先前的承诺等风险。(7)采购外包业务自身的复杂性，使企业面临风险。比如与降低成本，增强核心竞争力的初衷相反，有可能导致把可能使企业形成新的竞争力和竞争优势的学习机会的采购活动外包出去。

三、采购外包风险管理体系的构建

(一)采购实体本身设置的风险防范措施

采购外包服务商是企业采购活动的载体和主体，直接决定采购外包的效益；同时，其运行经费又属企业采购固定成本。因此，企业采购机构设置是否科学，对采购外包成本效益比和风险防范有直接的决定作用。应采取以下措施防范风险。(1)规范运作、实行法制化管理。企业采购机构在运作过程中，要力求规范运作，确保采购外包活动公开、公平、透明、公正，实现企业采购“物有所值”和“廉洁高效”的目标，最大限度发挥采购外包的正效应。(2)建立完善的内控机制和外部监督机制。企业采购过程的公开、公平自然存在内在的监督制约机制，以及主管部门的监督制约，但作为企业的重要活动，必须要有外在的监督制约机制与之配合。(3)强化全员风险意识、健全防范制度。从机制上，要建立上级业务部门对下级的监督、部门内部核查、部门外部制约完善监管和部门间牵制互律制度，以提高风险管理质量；从程序上，要根据采购外包的实际情况，建立并逐步完善风险管理程序，把所有防范措施列入采购外包的高级管理手册之中，使之制度化、程序化、规范化。

(二)采购人员和管理人员的风险防范

(1)树立服务意识、质量意识和风险意识；(2)加强职业道德教育；(3)加强对员工招聘的事前控制，重视人力资源工作，做好人才的招聘、培养和使用是控制各种风险的最根本保障；(4)任贤选能，定期实行员工岗位轮岗制度。除此以外，还可以设立专门风险管理部门，以加强对风险的控制和防范能力。风险管理部门应作为采购实体经营主管领导的参谋部门，这有利于风险管理部门与其他采购业务部门、财务部门、人事部门等之间协调关系。

(三)扩大企业采购规模和范围、建立广泛可靠的战略联盟

企业应努力拓宽采购规模和范围，降低采购成本，广泛地和采购外包服务商建立长期合作关系，并与核心外包商建立战略联盟，可以降低采购风险。另外，采购外包机构应适度扩大货物和服务类采购范围，促使采购工程有明显进展，提高企业采购规模效应和整体效益。

(四)招投标过程及质量控制的风险防范

(1)加强法律法规的学习和普及，认真检查采购业务操作的规范性和合理性，规避法律风险。(2)集中采购机构应建立健全内部监督管理制度。采购活动的决策和执行程序应当明确，并相互监督、相互制约。经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应明确，并相互分离。

(3)建立质量体系认证制度，以完善企业采购工作的程序性和标准化，通过该认证制度为进一步规范采购业务操作程序，建立、健全相互制约的内部监督机制，提高采购外包工作的质量和效率具有较大的作用。

[1]范宋伟.中小企业财务外包风险规避探究[J].中国外资.2016(12)

[2]邢健.中小企业财务外包风险规避研究[J].现代经济信息.2015(03)

[3]王俊彦.企业外包风险及外包风险控制[J].经营管理者.2016(06)