大数据时代背景下的档案管理探讨

周金霞

北京航科发动机控制系统科技有限公司

大数据时代背景下的档案管理探讨

周金霞

北京航科发动机控制系统科技有限公司

大数据时代背景下档案管理工作虽然发挥了更大的作用，但在实际操作中依然存在些许问题亟待解决，当今社会各个领域的竞争都变得异常激烈，保证档案管理工作的质量对档案管理人员、所在企业甚至所在行业来说都十分重要。但目前，档案管理人员依然无法完全适应和胜任大数据背景下的档案管理工作，一定程度上阻碍了档案管理工作的发展，因此必须积极发现问题，及时采取有效措施，以促进档案管理工作的发展。鉴于此，本文主要分析大数据时代背景下的档案管理。

大数据时代；档案管理；措施

1　大数据档案应用的特点

1.1数据巨大

大数据背景下的档案管理要存储的内容极大，每个单位的运营过程中的任何事情都要被记录下来。例如人事信息，各行各业员工少说也得有上千万人，每个员工时刻都在制造信息，谈话、工作内容等都需要记录下来，而且这些信息还可能是重复的，据数据统计，所产生的可分析数据已经超过104TB。传统的档案是没有办法满足所有信息的存储的，所以产生了大数据档案，面对如此大的数据规模，对于数据处理的能力要求极高。

1.2数据种类多

大数据时代彻底颠覆了传统档案的收集整理方式，档案的来源广、种类多，它的数据类型既有结构化也有非结构化的，除了包括传统档案的音频视频，纸质档案，证件等还包括电脑的浏览记录，微博，网页，日志，聊天记录等。档案工作者必须要打破传统档案的局限性，用全新的眼光去了解大数据档案的种类多样性，进行分析时需要工作人员有较强的分析能力，对所有的信息进行相关性挖掘，找出你所想要的信息，用全新的审查方式对档案进行收集整理，提高档案工作的效率。

1.3信息可用密度低

电子档案在大数据时代，以指数级的速度增长，这给传统的档案整理模式带来了冲击。收集的信息多，并不是意味着数据信息越多，可用价值就越高。可能一万条信息中没有一条有用的，要想找到一条有用信息需要经过层层筛选，在筛选过程的任何一个步骤出现错误，都可能致使这条数据是无用的或者带来更严重的后果。如果需要找一条需要做决定的相关数据，但是最后的数据是错误的，那么可能会导致整个决策失败。

2　大数据时代背景下档案管理的新要求

2.1需要更新档案管理观念和流程

在以往的档案管理工作中，对于档案资料的归类存档一般都是档案管理员负责，分门别类标记档案资料，留作日后的档案查询。然而，在大数据时代背景下，档案管理工作变得更加复杂，需要处理的档案信息变得更多，若还是采用以往的档案管理院处理档案的手段，不仅增加了档案管理员的工作压力，提升了工作难度，而且很可能无法处理交叉的档案信息，不能做到科学化、系统化的档案分类归纳。因此，在数据时代背景下，必须更新档案管理观念，改进档案管理流程。

2.2需要多样化的档案保存形式

就现阶段各行各业发展而言，很多数据信息都是无法通过纸质材料保存的，大多是以电子文档、图片等形式加以保存的，数据时代的来临给档案管理的保存也提出了新的要求。档案管理工作本来数据量大，需要分门别类处理的档案资料多，为此，必须适应大数据时代发展，应用多样化的档案保存形式，发挥关键词的作用，做到对档案信息的分门别类整理和方便快捷的查找。

2.3需要高素质的档案管理人员

大数据时代的到来，档案管理人员的工作内容也有了新的变化，对档案管理人员的业务素质要求也变得更高。在数据时代背景下，档案管理工作内容有了新的变化，需要应用软件进行档案分类、分析，对档案管理人员的技术性提出了新的要求。

3　优化和提高档案管理工作的对策

3.1提高档案管理从业人员的综合素质，优化人员结构

大数据时代的到来，作为档案管理的从业人员，应当不断更新观念，以迎合时代发展的需要，应当不断提高自身的综合素质，首先扭转传统的档案管理观念，开始掌握大数据时代背景下应当具备的专业技能，在过去的传统档案管理工作中解放双手，逐步引进具有先进的档案管理理念的专业人才，提高从业人员的整体素质，这是针对大数据时代给档案管理工作带来挑战的积极应对措施。

3.2将先进技术引进档案管理工作中

为了使档案管理工作与当前大数据的时代背景相结合，就必须将涉及到档案管理工作的技术引进到档案管理的实际操作中来。无论是政府机关还是事业单位，亦或是企业，档案管理工作都应当主动谋求与大数据公司合作，针对单位的实际研发符合自身情况的档案管理技术和工具，由于大数据环境下的档案管理工作需要多方合作才能完成，不是一台电脑就能完成相关工作的，因此要想使单位的档案管理工作运用现代化的大数据技术，就势必需要采用多种技术手段，将虚拟技术、云存储等相结合。

3.3档案管理监管制度的建设

大数据时代下，档案管理工作既有机遇又有挑战。面对大数据时代下的档案管理工作，更加开放和多样的信息也给档案管理工作的安全性产生危机。因此，在实行大数据时代时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息。在加强对档案管理监管的同时，可以降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。

总之，科技的不断发展使得各个领域近年来都得到了很大的发展空间，而信息时代的来临给各个领域带来了发展机遇，同时也带来了挑战，大数据时代背景下的档案管理工作也面临着此种情况，档案管理工作的繁琐和重要性众所周知，而其中包含的各项重要信息都需要妥善保管，为了跟上社会的发展步伐，需要不断进行更新和存储，以便于随时查阅并发挥其应有的作用，但根据目前的情况来看，我国档案管理工作依然存在一定问题，相关机构和人员应加强此方面的研究和实施力度。

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，06：48-50.

[2]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商，2012，11：145+129.