信息化条件下的档案管理与服务创新

2016-03-16王钰娟

环球市场 2016年18期

关键词：档案管理信息化管理

王钰娟

重庆市轨道交通(集团)有限公司

信息化条件下的档案管理与服务创新

王钰娟

重庆市轨道交通(集团)有限公司

随着我国信息化社会的快速发展，互联网与计算机的发展带动了档案管理新方式，使档案管理工作面临着新的挑战与机遇，传统纸质管理档案的方式已经逐渐被淘汰，电子档案正在被广泛应用，成为主要的发展趋势。因此，信息化条件下如何提高档案的电子化管理水平具有重要意义。本文就档案电子化管理工作的基本内容展开论述，探讨了如何提高档案电子化管理管理水平的措施。

信息化；档案管理；创新

1 档案管理信息化建设意义

在进行档案的管理当中，信息化管理方式主要是通过互联网来实现的通过互联网将相关的数据进行存储和处理以及分析，同时遵循档案管理工作所需要的工作方式，将档案管理工作全方位的、科学化的提升。档案管理工作首先能够不受到利用资源提取的限制，能够保证档案管理工作的信息实现实时互动，对档案管理工作中的相关资源进行综合的整理，同时相互之间可以进行交流和在网络上实现共享，档案管理工作能够得到进一步的建设。其次就是档案管理工作中的信息涵盖的范围非常的广泛，相关的数据非常的全面可靠，因此，能够保证相关人员进行决策时的效率。最后就是通过信息化处理的数据能够进行长时间的保存，不会像纸质的文件一样，容易受到侵害和腐蚀，因此，进行档案管理工作的信息化建设是至关重要的。

2 档案管理与服务创新

2.1 建立健全的管理体制

很显然，原有的档案管理体制已经不能满足现在的档案管理工作，为实现档案的电子化管理，相关人员应当对其进行相应的改进，主要措施有：档案馆应当高度重视档案的数字化管理，至今为止，有些档案单位已经在使用现代的设备或者技术，但是人工操作依然占据着主要的地位，浪费了很多的人力、物力资源和时间。所以，在档案管理中引入现代化的管理模式，实现节约资源的目的，并在一定程度上提高档案管理工作的水平；根据当前的趋势和档案管理的具体情况，将现代科技应用于档案管理工作条例、原则的制定中，使档案管理工作有序、有据地进行，提高工作的效率、质量。

2.2 加大对档案管理人员的培训力度

在整个档案管理工作当中，人员是其重要的参与和执行的主体，因此，档案管理工作人员的综合素质和技术水平与整个工作的实现有着重要的联系，档案管理工作是否科学，是否全面，与工作人员的能力紧紧相连，随着科学技术的不断提升，传统的管理方式和人员的技术已经不能满足相关工作的需要，因此，必须要对相关工作人员的培训和教育力度进行强化，使其不断的满足档案管理工作的实际需要，档案管理工作人员要从自身认识到信息化的重要性，在日常的工作中，不断的锻炼和丰富自己的工作能力和综合素质，提升自己在档案信息化管理工作中的价值，同时相关的管理部门要对档案管理工作加强科学意识，提升人员对于计算机的操作能力和应用能力，保证档案管理的信息化建设。

2.3 规范档案使用方式

电子档案的使用不能无原则，应当依据使用者的情况而定，而且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。通常情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制的方法提供使用，对这类文件阅读的进程有必要在有效的监控下进行。选用网络方式提供使用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，防止因为误操作所带来的不可挽回的损失。

2.4 加强档案的收集工作以及现代化建设

档案是信息资源库，合理使用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把领先的科学技术手段应用于档案管理，以到达延长档案寿命和提升工作效率的目的。实现档案管理现代化，是档案服务于工作、制度发展与改革的需求，是我国社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需要。这就要求档案管理部门进一步提升工作功率，及时、精确地传输信息，提升信息管理的时效性。要提升工作效率，就需要对档案实行计算机辅助管理，使用计算机等现代技术与现代设备，将档案资料整理输入电脑，通过相应的技术处理，将图像、声像、文字等资料转变成数据资料，实现人事档案数据与纸质格式并存。并且依据需求，通过屏幕查阅有关资料。同时要充分利用电脑网络技术来进行档案管理创新，通过网络，能够实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既便利使用者又提升了档案工作质量与效率，并大大提升档案的使用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学合理，档案管理工作必将迈上一个新台阶。

2.5 开展档案阅览服务，提高档案的利用率

档案在从前几乎不对大众开放，到档案馆(室)查阅资料的也多是公务人员，这使得档案的利用率很低。鉴于此，可以大力开展档案阅览服务，让大众可以更便捷地调阅档案，了解信息，提高档案的利用率。

2.6 加强电子档案存储设备以及网络的安全性

第一要保证存储设备的安全，专机专用，定期进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的状态良好；定时对存档文件更新备份，避免文件在意外情况下的丢失；还能够通过网络防火墙、数字签名、身份验证、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，保证电子文件在传输、存储过程中的保密、安全，防止电子文件被非法删改与访问。应不断改进现代化管理方式，提高电子档案的安全维护水平。