关于如何做好档案管理工作的几点思考

陈彩玲

招远市招金大秦家矿业有限公司

关于如何做好档案管理工作的几点思考

陈彩玲

招远市招金大秦家矿业有限公司

企业档案管理是整个企业管理体系的重要组成部分，因此，企业档案管理工作与企业管理同步发展，只有做到同步发展，才能有效的开发企业档案信息资源，为企业的发展服务。档案管理，要严格按照国家档案部门制定的标准执行，高机制，高效率的开展工作，做好档案收集，整理，鉴定，统计，归类及后续档案保管工作，充分有效利用到档案装具，档案著录，库房管理等各执行标准上。基于此，本文将着重分析探讨档案管理方法，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

好档案管理；方法

1 广泛收集，把好收集关

建立健全行之有效的档案管理工作制度，使档案工作与企业的各项管理活动相同步，与项目的实施过程相同步，确保档案资料的完整、准确、系统。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是企业档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，形成网络体系。首先，要结合企业自身的管理体制、档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的档案管理网络体系，协调企业内部之间的关系，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础工作。其次，企业档案管理人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。只有做好企业档案的收集工作，才能保证企业档案的完整性。

2 统一档案编写政策、严肃编写纪律

在市场经济体制之下，企业各个部门被细化，随着部门的增加，对于档案编写应该统一政策，避免出现由于不同标准导致的信息遗漏、信息不准确和不客观，降低由于部门差异对档案工作所造成的影响。档案的管理工作是企业未来发展的标杆，是员工升职晋级的重要考核标准之一，关系企业及其员工的命运，因此要严肃档案编写纪律。首先，档案编写工作人员要认真负责，尽量避免由于主观因素造成的偏颇，其次利用现代科技，在软件方面狠抓档案编写和管理的效率和准确性，最大限度为档案管理提供良好的客观条件。

3 健全档案管理相关制度

首先要紧扣档案管理工作的部门特点和客观实际，制定出的规章制度要有较强的针对性，体现合理性和科学性，能够较好地满足本单位档案管理的现实需要。同时也要充分考虑实施中可能出现的情况和问题，制定的管理制度应简单明了、简便易行、方便实用，具有较强的可操作性，使制度的指导和规范作用得以充分发挥。第三，要切实抓好制度的落实，保持制度的严肃性，对约束对象应一视同仁，工作一丝不苟、积极主动的予以褒奖，因玩忽职守、敷衍应付而出现失误和纰漏，造成不良影响的必须加以处罚，充分体现制度的权威性。

4 培养技术过硬的档案专职人员

档案管理规范化以后，对于档案管理人员的要求也随之提高。目前仍然有很多档案管理人员没有经过专业的培训，对于档案管理的专业知识掌握不够充分，仍然处于陈旧的档案管理理念当中，加之在编写操作过程中存在诸多不足，这些构成了档案管理工作发展的阻碍。企业应基于档案管理工作的特殊性制定专职人员培养方案，充分利用现代计算机技术，雇佣具有电子技术的专项人才，对于已有的档案管理人员应及时更新他们的理念，加强他们计算机知识和操作能力的学习，并设立定期考核制，对于业务不熟练的人员应该及时采取措施。

5 扩展档案管理工作的内容

第一，发展相关的档案信息服务产业。当今的档案管理不光是对档案进行保管，档案馆也不光是档案保管的机构，而是应随着时代的发展，不断增加其内容，使之成为档案信息资源的交流中心，在为使用者提供基础服务的基础上，增加相关的信息服务产业，创建以收集、加工、查询、服务为主要内容的档案管理。第二，实现档案资源的共享。当前在工作和生活中互联网已全面普及，这也使人们获取信息的渠道更加多元化。网络上的信息资源十分复杂，因此各档案管理部门需要打破各自为政的局面，充分的利用网络优势，加快实现档案信息资源的共享，为档案信息资源价值的发挥奠定良好的基础。第三，强化档案的主题意识。档案管理部门在建设网络化档案管理的同时，要强化档案的主体意识，做好相关人员对档案工作的保密意识，以及使用相关的操作方法等，加强对档案工作的保护与利用，实现档案资源的开发与利用。

6 拓展档案资源共享功能

要改变传统的管理模式，不断创新档案管理的方式、方法，紧紧围绕部门的中心工作、阶段性工作来搜集信息、整理素材；在进入网络化、数据化时代的今天，要积极适应信息技术的迅猛发展，探索建立全新的档案管理系统，以“网络化”和“数据化”来实现档案资料和文件信息的共享、共建。在具体的实施过程中，要本着资源共享的原则，遵循规范化、通用化的要求，充分考虑档案管理软件的选择、推广等细节问题，选用应用广泛、操作简便的公共软件，以其较强的包容性来实现档案信息的相互查阅、互通有无。

总而言之，档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，是一种信息资源，是信息和载体的统一体。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。这就要求我们在以后的实际工作中必须对其实现进一步研究探讨。

[1]郝杰.对档案管理工作的几点思考及对策[A].《建筑科技与管理》组委会.2015年8月建筑科技与管理学术交流会论文集[C].《建筑科技与管理》组委会：，2015：2.

[2]林敏芳.做好企业档案规范化管理工作的几点思考[J].科技风，2013，20：251-252.