论科技期刊编辑的时间管理

2016-03-16吴红艳刘义兰王菊香宋春燕韩燕红

湖北师范大学学报(自然科学版) 2016年3期

关键词：时滞工作效率科技期刊

吴红艳，刘义兰，王菊香，宋春燕，韩燕红

(华中科技大学同济医学院附属协和医院《护理学杂志》编辑部，湖北武汉　430022)

论科技期刊编辑的时间管理

吴红艳，刘义兰*，王菊香，宋春燕，韩燕红

(华中科技大学同济医学院附属协和医院《护理学杂志》编辑部，湖北武汉430022)

提出科技期刊具有很强的时效性，科技期刊编辑掌握科学的时间管理方法，对期刊发展，培养稳定的作者群，以及提高编辑自身生活质量均具有重要的作用。介绍了常用的时间管理方法，阐述了影响科技期刊编辑进行有效时间管理的自身因素、管理与合作因素，并提出相应对策。

科技期刊编辑；时间管理；出版时滞；工作效率；80/20法则；莫法特休息法

所谓时间管理，是指在一定的时间范围内，为提高时间的利用率及有效性而进行的一系列控制工作，也是管理过程中如何合理有效地应用时间的方法及过程[1]。俗话说：“时间就是金钱，效益就是生命”。时间管理学者杰克·费纳将其定义为：有效地应用时间资源，以便有效地达成个人的重要目标[2]。科技期刊具有很强的时效性，对于科技期刊编辑而言，出版时滞不仅是科技期刊时效性的重要量度，更是衡量期刊质量的重要指标之一[3]。为了提高期刊的时效性，缩短出版时滞，科技期刊编辑必须进行有效的时间管理。如何树立正确的时间管理观念，了解时间管理的科学方法，对于提高工作效率，缩短出版时滞具有重要的意义。

1　科技期刊编辑进行有效时间管理的重要性

1.1对期刊发展的重要性当今科技的发展日新月异，对于科技文章，创新性是第一位的。文章的发表时滞与期刊的影响力息息相关。如果科技期刊能够将作者的最新研究成果以最快的速度公之于众，就会起到学术引领作用，引起最早的社会反响，以后的研究者会争相引用，提高期刊的知名度，被引量、被摘量随之提高，影响因子也显著提升，从而吸引其他的好文章投向该期刊。反之，如果发表滞后，就会导致信息贬值，发表的文章无人引用，期刊影响因子下降。一个发表时滞长的期刊，也会导致投稿量下降，久而久之，造成恶性循环，影响期刊的声誉。可以说，在保证审稿质量的前提下，期刊的出版时滞越短，期刊的活力就越大，影响力也就越大[4]。

1.2对培养稳定作者群体的重要性没有作者不希望自己的科研成果尽快见刊。一方面，抢先发表能使作者在学术水平上占得先机；另一方面，科研成果鉴定、职称晋升等对文章的发表时间均有要求。一个能够做到及时回复作者、文章发表时滞短的期刊，无疑会受到作者的青睐，成为发表自己科研成果的首选，成为期刊固定、优质的作者群。及时回复、尽快发表，这些都需要编辑部的高效运转，需要科技期刊编辑具有时间管理的意识，优化工作程序，有效利用时间，提高工作效率。

1.3对编辑个人的重要性科技期刊编辑本身各种事物繁杂，有时正在专注地改稿，可能会不时被意外的电话所打扰。一个不具有时间观念的编辑，往往容易将宝贵的时间浪费在不重要的事情上，消耗自己的精力和资源；但是，在自己的潜意识中，又会因为大量的工作没有完成而感到隐隐的不安。因为在个人的潜意识里知道这是自己最终要做的，却又因各种原因有意忽视它，使自己倍受煎熬[5]。一个会管理时间的编辑，必然在工作中能够分清主次，抓住重点。掌握好时间管理的方法和技巧，不仅有利于编辑提高工作效率，还能在一定程度上减轻工作压力，提高生活质量[6]。个人事业的成功往往来源于科学、高效的时间管理。若能对自己进行有效的时间管理，科学、合理地运用时间，就能提高工作效率，达到事半功倍的效果。

2　科技期刊编辑进行时间管理的有效方法

2.180/20法则是由19世纪意大利经济学家帕累托(Pareto)发明的，也叫帕累托原则。帕累托在调查国民经济收入时发现，国家80%的财富掌握在20%的富人手中。因此，提出将精力放在20%的主要项目上，就能解决80%的问题[7]。因此，帕累托原则的核心是，把注意力放在20%的关键事情上。帕累托原则强调将要做的事情进行排序：A.重要且紧急，必须立刻做的事情。B.紧急但不重要的事情，只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。C.重要但不紧急的事情，只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。D.既不紧急也不重要的事情，有闲工夫再说。美国企业管理顾问莱金提出的ABC 时间管理法[8]，也是将事情根据工作任务重要性分成 A、B、C 3 个等级，然后根据轻重缓急实施不同的处理方法，与帕累托原则类似。

作为科技期刊编辑，既要处理栏目策划、组稿、约稿、送审稿件、审稿、编辑加工、校对、发行等日常事务，还要与编委及审稿专家沟通，接受作者与读者咨询，与印刷厂联络，接受来访，外出培训学习、参加会议等，事务繁多。这需要编辑根据自身情况及工作进度，将要处理的事情按照轻重缓急进行分类，优先处理A、B类事件，从繁琐的事务中解脱出来。

2.2GTD GTD是“Getting Things Done”的缩写，意思是“把事情做完”，是由效率管理专家戴维·艾伦(David Allen)开创的一套完整个人时间管理系统。GTD的具体做法是将事情分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤去处理[5]。即收集生活中工作中需要解决的事情，将其一一罗列出来；对这些事情进行定期或不定期的整理分类，可以完成的立即完成，不能完成的进入下一步进行组织；对这些行动进行组织整理，一个项目涉及到多步骤的工作时，将其细化成具体的工作；定期检视回顾、更新；根据清单上事情的轻重缓急进行行动。科技期刊编辑可收集全年任务，如远期目标、中期目标、近期目标，以及定期需要完成的事情，然后对这些任务进行类别划分；然后按照个人习惯选用不同的收集篮，选择相应网络工具对资料进行收集与存储；实施整理、组织、回顾与行动。

2.3莫法特休息法詹姆斯·莫法特是《圣经新约》的翻译者，在他的书房里摆着三张桌子，第一张桌上是正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆着未完成的论文；第三张放着他正在写的侦探小说。莫法特的休息方法是当他在其中一张书桌前工作累了的时候，就搬到另一张书桌继续工作[9]。这是因为，人的脑力和体力如果每隔一段时间变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。科技期刊编辑也应掌握自己的生理节奏，通过研究适合自己效果最佳的时段进行学习和工作。注意力非常集中的时候，适合修改稿件，特别是逻辑混乱的稿件，便于理清思路，提高效率。而当精力难以集中的时候，不宜强行修稿或校对，以免事倍功半。可以转换思维，从事一些不必太费脑的事情，如打电话，处理邮件等。劳逸结合，体力与脑力劳动交替进行。

3　科技期刊编辑进行时间管理的影响因素及应对策略

3.1个人因素影响科技期刊编辑时间管理的个人因素较多，如缺乏时间管理的观念，对时间无概念；工作目标不清，缺乏计划性；处理事情不分主次，抓不住重点，考虑细节过多，往往最要紧的事没做；工作作风拖拉；工作缺乏条理性与计划性，随机性较大，让事情牵着鼻子走；不善于思考总结；缺乏拒绝的艺术，因碍于情面让无关的事情占用太多时间等。时间管理的对象不是“时间”，而是管理者的自我管理。要想做好自身的时间管理，编辑首先应转变思想观念，认识到有效的时间管理可以提高工作效率并有意识地进行时间管理。其次，需要工作目标明确，做好工作计划，合理安排工作日程[10]。这样才能按照既定的目标与计划，有条不紊地完成。第三，分清事情的主次，善于抓住重点，集中精力解决20%的关键事项。雅虎公司CEO杨致远曾经请乔布斯帮助自己摆脱公司困境。乔布斯给雅虎高管们提出了一条很简单但深奥的建议：很多公司都会列出明年要完成的十件事，但明智的公司会把事项缩减到三四项[11]。可见，抓住关键少数才是工作的重点。第四，要善于思考，经常留出时间进行思考和检查。此外，还应学会拒绝的艺术，权衡轻重，不让无关的事情占用自己太多的时间。

3.2管理与合作因素除去编辑自身因素影响工作效率外，管理因素及合作因素也会影响编辑的时间管理，导致工作效率低下。管理因素如工作程序繁琐，手续复杂；工作场所嘈杂，外界干扰多，过多的电话与来访者影响；参加或组织学术会议或培训等工作时间与发稿时间冲突；临时加入文章，影响发刊计划等等。对此，编辑部应达成共识，寻找问题点，集思广益，改革繁琐的工作程序；为编辑创造安静、舒适的工作环境；固定时间接受电话咨询与来访，以免思路被打断，提高工作效率；参加学术会议或培训时，应有所计划，预先留出时间。

编辑的流程还涉及到审稿专家、作者等，审稿专家事物繁忙，稿件长时间无人审核；约稿的专家没有及时交稿，导致出版流程受阻；作者不按时将稿件修回，延长发表时滞等都是常见的问题。此时，需要编辑具有良好的沟通能力，善于引导或改变专家或作者的时间概念，事先约定交稿时间，并在适当的时机进行提醒。

综上所述，科技期刊编辑进行有效的时间管理对期刊发展，作者群忠诚度及编辑自身生活质量均具有重要的作用。编辑必须掌握有效的时间管理方法，善于分析影响时间管理的因素并进行时间的优化，以提高工作效率，保证文章的及时出版，提高期刊影响力。

[1]吴迎峰．大学生时间管理现状与对策[J]．科协论坛，2007,(4)：309～310.

[2]郑春晔,吴剑. 大学生涯与职业规划[M]. 北京: 经济科学出版社, 2009.

[3]刘晓燕，张成娥，徐晓芹，等．国内外土壤-植物营养学期刊论文发表时滞的统计分析[J]．编辑学报，2010,22(5)：422～424.

[4]伊兰.学术期刊出版时滞管理的个案实践[J].传播与版权，2015,(4)：30～32.

[5]熊传毅，孔辉，梁飞.基于个人网络环境下的GTD时间管理策略[J].农业图书情报学刊，2015，27(8)：206～封三.

[6]喻菁.论科技期刊编辑过程中的个体时间管理[J].江汉大学学报(自然科学版),2012，40(4)：160～161.

[7]周冰.QC手法运用实务[M].第3版.厦门:厦门大学出版社，2012.

[8]张议元,赵卫东. 现代管理学[M]. 北京: 中国水利水电出版社, 2008.

[9]印象笔记. 连续高效做事的诀窍：必须掌握的“莫法特休息法”[EBJ/OL].(2015-07-24)[2016-05-29]. http://mt.sohu.com/20150724/n417458810.shtml.

[10]吕晓凤.向时间管理要效益——谈图书编辑的高效工作方法[J].现代出版，2012,(6)：42～45.