如何进一步提高审稿效率

2016-03-16何成军

湖北师范大学学报(自然科学版) 2016年3期

关键词：审理科技期刊稿件

何成军

(《数学物理学报》编辑部，湖北武汉　430071)

如何进一步提高审稿效率

何成军

(《数学物理学报》编辑部，湖北武汉430071)

针对作者们最关心的外审周期过长的问题，分析了导致外审时间过长的各方面的因素，提出了一些改进方案和建议。认为稿件质量是影响审稿效率最本质的因素，需要作者在投稿前就做足工作；编辑部间外审专家信息的整合并实现资源共享，在提高审稿效率方面，能做到事半功倍，应大力推广；邀请海外专家参与评审，也是一条高效的途径。此外，大力提高编辑人员水平，充分发挥其主观能动性，利用一切合理手段，做好沟通和调解工作，是提高审稿效率的最主要外在推动力。

审稿效率；资源整合；国际审稿；编辑水平

0　前言

为了保证期刊的学术质量，科技期刊一般都送请有关专家就稿件中的学术理论问题或专业性特别强的专业问题进行评审，实现对稿件进行甄选[1]。然而，当前审稿周期冗长、审稿意见参考价值低等问题的存在，严重影响和妨碍编辑对稿件及时、客观的处理，导致文章的出版周期长、文章的时效性差等问题[2-3]。针对该问题，很多期刊工作者均根据自己编辑部的情况以及所涉及学科的特点，提出了一些好的建议和解决方案[3-7]，如：建立并不断优化专家数据库[2]，充分利用网络上各种电子资源[4]，加强编辑对稿件的初审[3，5]，建立和健全审稿激励机制[2-3]，简化审稿程序并制定严格的审稿制度[6]，建立优秀稿件的绿色通道[6]，以及采用各种通讯手段及时与审稿专家进行沟通[7]，等等。

研究者们均从问题现状的角度来进行分析，对审稿效率低这个比较共性的问题就事论事，提出各自的建议和处理方案。笔者认为“事”是人做出来的，根源在于“人”，因此本文将更侧重于从“人”的角度来重新审视该问题，分析其成因并给出一些大家都更愿意接受的方案。即在不明显增加编辑部、外审专家、作者的工作量的情况下，充分发挥编辑的主观能动性，通过实现编辑部间外审专家信息资源的整合共享、增加海外送审比重、提前做好作者写作指导工作以及不断提高编辑自身专业素质等方面的努力，提高审稿中各个环节的工作效率，进而达到提高审稿效率，缩短文章出版周期的目的。

1　提高审稿效率的必要性和迫切性

笔者曾就“您觉得我国期刊出版工作中哪些方面最值得改进？”等问题与相关学科的一些专家学者进行交流，他们一致认为投稿后长时间的等待(评审意见)和反复的修改、复审使他们十分煎熬，是最应该改进的。

偏实验和应用学科的作者觉得自己的结果的实效性几乎决定了文章的意义，所以希望尽量缩短审理时间，最好1～2个月就能录用并出版。而偏理论推导和证明学科的作者更多的则是担心自己的文章审理时间过长，如果超过半年，则极有可能耽误自己毕业、评职称、项目结题或新基金项目的申请等等。

现实情况是，当下稿件的出版周期仍然与作者们的预期相差甚远。特别是从事理论研究的专家反映，他们的工作一般从选题到成文投稿，所花时间一般都在6个月左右，投稿后文章的评审周期几乎都在6个月以上，等到正式出版，见到期卷号，一般又过了好几个月。如果中途碰到需要修改，需要的时间会更长。这对于我国三年制的研究生以及不超过四年就要结题的基金项目，需要发表文章来毕业或结题的作者，确实会造成较大的压力，严重影响他们的投稿积极性。

学者们还反映，他们常常感到有苦无处诉，因为即使他们找编辑部催稿，答复基本上都是“稿件正在外审中”，而且他们也知道，稿件的外审时间在其整个出版周期里一般都是最长的，时间长短还几乎是不可控的，编辑部也确实有难处。但是，他们还是一致认为编辑部应该为提高审稿效率做点什么。

2　外审专家信息资源的整合与开发

找到合适的外审专家，是文章快速、高效审理的关键因素。虽然，由于各个学科本身特点的不同，在较精准的寻找“小同行”外审专家难易上有一定的差别，但基本上都只是操作细节上的差异，方法上还是可以相互借鉴的，因此也一直是科技编辑学共同研究的热点问题[2-8]。

很多研究者认为通过日常的工作，收集、整理、完善并不断优化审稿专家数据库，将审稿专家按研究方向细化，有助于实现“小同行”审稿，保证评审的精准性。甚至有研究者认为还应考虑审稿专家的精力等因素，因此建议将审稿专家按年龄进行细化[8]。近年来，各个编辑部采用这些方法，都建立了自身比较完善的审者专家库。

2.1已有外审专家信息资源整合

近几年，无论是期刊集群，还是大型期刊平台的搭建的呼声都较高。虽然实际操作上面临各种实际困难，至今仍处于尝试阶段，但这种“化零为整”的思想还是可以被推广的，比如：一些类似学科的编辑部可以尝试将各自整理的审稿专家库进行整合，实现共同开发、共同利用的目的。这样做的好处在于，便于信息的共同维护，资源共同利用，避免造成信息拥堵现象。

外审专家都是科研领域的骨干分子，除了自身科研任务外，大多还担有教学任务以及各种学术活动，因此编辑部一般都会尽量注意分散审稿，使得每位外审专家们每年最多承担1～2次的审稿任务，更会避免同时审理2篇稿件的情形，以减轻外审专家们的工作压力，保证稿件评审的质量和效率。但现实的情况却不是这样的，有些优质的审稿专家同一时期可能需要审理多篇稿件，虽然十分繁重，但又不好拒绝，因为这些稿件都来自于不同的编辑部，最终导致的结果就是保证了评审质量，就保证不了评审效率。如果各个编辑部间能整合出一个统一的审稿专家库，实现编辑部之间专家信息资源共享，之前由于信息封闭造成的“审稿拥堵”现象就容易避免多了。不仅如此，如果能实现我国所有编辑部使用同一个公共的专家信息库，最终各个编辑部与审稿专家之间都实现了信息的公开、平等，评审专家们也不会再有任务繁重又不好拒审的困扰了。

2.2邀请国际专家参与审稿

除了整合国内各个编辑部现有的国内评审专家的信息资源，各个编辑部还应积极做好国际宣传，邀请更多的国外专家参与到我国期刊的评审工作中来。随着我国科技水平的不断进步，我国学者参与国际化合作以及国际化交流日益频繁，同时，这些学者大多数都是一个甚至多个科技期刊的编委。因此，可以通过他们向国际同行介绍我国优秀的科技期刊，同时，编辑部也应该主动与国际专家们联系，让更多的国际同行参与到我国科技期刊的评审工作中来，这无疑将极大的丰富我国科技期刊的评审专家库。

由于我国科技期刊在稿件送审时绝大多数都没有隐去原稿作者信息，虽然编辑部一般都尽量避免将稿件送给作者所在单位的同事审理，但仍然无法保证不送到作者的熟人手上，给出高于稿件质量，甚至失真的评价。为此，有些编辑部曾尝试着隐去作者信息，实现双匿名审稿，但结果却是绝大多数审稿专家都表示很反感，认为那是对他们的不信任[8]。

理论上讲，国际评审专家认识作者的可能性较小，较大程度的回避了国内评审时可能出现的“人情”因素，所以，国际专家的评审意见会更客观、公正一些。从笔者所在编辑部的送审经验来看，送国际同行评审好处良多。他们的审稿意见不仅回复及时，而且评审意见往往更客观、详实。曾经有一位国际审稿专家为一篇十几页的原稿手写了八页审稿意见，对于文章的价值、存在的问题以及改进的方向都进行详尽的描述。

笔者认为，聘请国际专家审稿，不仅可以大大的提高稿件评审的效率和质量，而且也是我国期刊本身的一个免费的国际宣传、推广并逐渐被国际同行认可的机会。因此，增加稿件的国际评审比例，是提高英文科技期刊审稿效率很好的选择。

3　调动作者积极性，提高稿件初始质量

3.1稿件质量决定评审效率

在稿件的审理过程中，影响稿件评审周期的本质因素，其实是稿件本身。一般来说，选题热门、意义重大、写作规范的稿件审理的往往都特别顺利。对于选题热门的稿件，不仅可供选择的外审专家多，而且专家们都愿意接受审稿任务，如果再加上结果意义较大，则专家们几乎会第一时间审理，如果写作方面：格式规范、条理清晰，审理起来就是一种欣赏了，往往一气呵成，第一时间就可以给出最佳好评的评审意见。反之，如果是一些陈旧或者非常小众的选题，则不仅外审专家难找，而且送审后直接拒审的比例都非常大。

笔者曾不止一次接到作者们的催稿电话。上平台一查，邀请审理的专家不是逾期没有回复任何消息，就是直接拒绝审理，偶尔个把专家勉强接受审理后给出的意见也是模棱两可：结果一般，可发可不发，建议作实质性的改进或补充，否则建议退稿。即使最终发表，也要耗上一年左右的时间。

据笔者了解的情况来看，这些稿件大多来自于各高校的研究生，在导师的协助下，费了九牛二虎之力，终于做出了一点结果，急急忙忙写成论文投出去，想着有修改意见了再慢慢改，基本上万事大吉，坐等毕业了。殊不知，由于论文本身水平一般，加上写作又不注意，造成的结果就是评审专家十分反感，不愿意审理，最后有可能因为“态度”问题审理几个月后被退稿。

3.2写作的规范程度直接影响出版周期

对于稿件写作的规范性，一些作者理所当然的认为这都是编辑的事，写作时不注意，造成一些必要信息缺失、不完整或不统一，如通讯作者的E-mail、主题分类号、参考文献中期卷号或页码等缺失，中、英文摘要中邮政编码、分类号个数、关键词甚至作者姓名中英文不统一。这类问题在校对过程中，编辑确实都会进行核实、处理。

主要问题是，这些文章中都或多或少的存在较多涉及文章内容的信息确实问题，而这些问题对作者来说虽然也只是输入或排版的时候不小心漏了或输错了，但明显会影响文章的可读性。在对这些问题的校对过程中，编辑需要反复的与作者沟通、确认，不仅会大幅增加编辑的工作量，而且显然会因此浪费很多时间。

所以，稿件的质量本身不仅是决定了最终是否被录用，其实也是其审理周期以及出版周期长短的决定因素。为此，各个编辑部要通过各种途径给作者做必要的说明并进行适当的培训，如在投稿平台设置稿件写作规范指南为必读项目并提供一些优秀的写作范例进行详细说明。

4　提高编辑素质，塑造期刊品牌

4.1期刊声誉是稿源的保证

期刊工作是一个复杂的系统工程，需要编辑、编委、作者、外审专家、读者以及期刊主办单位等各方共同努力才能把期刊做好。期刊做好了，是编辑、编委、作者及外审专家的劳动得到认可、价值得到体现的标志。不仅如此，期刊做好了，与之相关的所有工作也会变得更容易一些。

首先，期刊做好了，质量得到作者们的认可，稿源数量和质量都会随之提高。其次，期刊做好了，编委的积极性也会提高，稿件的处理更加及时。同时，期刊做好了，得到了专家们的认可后，聘请他们审稿时，他们会认为那是一种荣誉，因此更愿意接受，并积极审稿。最终，整个评审、出版环节效率都会得到提高，进一步提高期刊质量，形成一个良性的循环。

4.2不断提高编辑业务素质

优秀的期刊一定是一群体共同努力做出来的，而编辑工作是整个出版工作的中心环节[9]，是所有环节的参与者，编辑的水平会直接影响期刊水平，因此要不断提高编辑人员的业务素质，了解所涉及的学科的最新前沿动态，以便更好的为期刊服务，更要充分调动自己的主观能动性，提高编委、审稿专家和作者的积极性，共同把期刊做好。

首先，由于编辑一般都担任着稿件的初审工作，是稿件的伯乐，要对稿件质量有较强的辨识能力，为此必须有相关的学术背景。因此，编辑部在招聘新人时要尽量考虑那些有相关学科科研经历，对期刊所涉及的其他学科前沿都有所了解的年轻人，现有的中年编辑应尽快从传统编辑向学术性编辑转型，以便适应我国科技水平的飞速发展，做个称职的“稿件伯乐”。

同时，编辑还应积极参与各类相关的学术活动。编辑直接参与学术活动，不仅可以了解最新学术成果和动向，而且是期刊最直接、最有力的推广方式，因为编辑的学术水平是期刊水平最有力的保证。不仅如此，编辑参加相关学科的学术活动，与作者面对面，更有助于邀约到优秀的稿件，提高优质稿源数量。

而且，英文编辑还要加强英语的学习。科技期刊的编辑除了要注重英文科技论文的写作与润色，还要加强英文书信的写作及口语练习。在稿件的初审阶段，英文科技期刊编辑除了要对稿件的学术质量做出初步评估，还要对稿件的写作给出合理的建议。因为，稿件英文写作质量会直接影响评审专家的评审心情，甚至导致稿件的拒绝审理，甚至还会造成对期刊整体质量较差的印象。另外，在日常与国际评审专家交流过程中，编辑也要书写一些英文信件，偶尔还要电话交流。因此，提高英文编辑的英语水平是十分必要的。

此外，我国科技期刊水平呈整体上升趋势，但就个刊而言，发展的压力还是较大的。因此，编辑人员不仅要学习其他优秀刊物的成功经验，还必须针对自己期刊的实际情况，进行深入的研究，探索一条适合于自身期刊的发展之路，做一个学者型的编辑。

总之，想把我国科技期刊引领到一个更高的水平上去，编辑人员必须不断的学习和提高，做一个高水平的科技期刊编辑。

5　充分利用各种技术，做好沟通、服务工作

从稿件的收稿到最终的出版，编辑需要参与每一个环节，期间需要与编委、外审专家、作者等进行多方的沟通交流，以保证期刊的高效、高质量出版。在沟通的时候，沟通渠道和方式其实也有很多的讲究。

随着网络技术的飞速发展以及各个编辑部采编平台的建设，文章的投稿、送审以及各类通知的发送都直接在网上完成。为了达到最佳的效果，在各种现代交流技术的时候，要尽量选择合适的方式。

E-mail有安全、易于保存、方便查找以及可以携带附件等特点。由于其功能的完整性，至今仍然是各个编辑部主要交流工具。在与传统文字相关的信息传递时，E-mail具有不可替代的作用，如作者投稿、编辑部发送录用通知以及各种正式文件，E-mail都是最佳的选择。由于编委、外审专家以及作者都有自己的工作，一般都是利用工作之余的休息时间处理稿件的，当他们看到邮件后，可以立刻处理，也可以再找个合适的时间处理。E-mail在信息交互时间上的缓冲期的默认性，正好符合这种只需要在一定时间回复的交流方式。

QQ以及微信等半实时交互方式，虽然也可以留言，也默许了几天缓冲期，但一来不正式，二来如果对方几天内没有看到信息，信息就被系统自动删除，最终无法达到传达信息的目的，特别是对于那些一段时间无法上网查询信息的作者或外审专家，这些接近实时交流互动方式一般不宜采用。但是在稿件录用后用来和作者交流倒是非常好的交流方式，这个时候如果建立聊天群，不仅可以发送群消息，比如出版要求、校样通知以及其他比较有共性的注意事项等，而且可以和每个作者进行实时互动，就个别存在较多问题的稿件进行实时共同校对、核实，缩短后期校对时间。

电话，虽然不能传递多媒体信息，但仍然是不可替代的实时交互工具。对于发送E-mail、QQ信息或者采编平台留言板逾期没有回复的，可以通过电话进行核实。比如，逾期没有完成审稿任务的外审专家，通过电话联系是十分有必要的。对于发送E-mail邀请审稿后逾期没有回复的情形，笔者电话联系后发现大致有以下几种情况：有些外审专家由于工作变动导致E-mail发生了变更而编辑部系统平台没有及时更新；有些外审专家之前提供给编辑部的是一个不太常用的电子邮箱，他(她)没有及时查看或者连邮箱密码忘了，所以没有看到信息；有一些专家以前使用的电子邮箱由于服务商停止服务而停止了，而编辑部通过采编平台发送邮件的时候没有回复发送失败的提示；有些专家由于上网不方便或者网络信号不好，邮箱不易打开，导致信息没有及时查看和回复；有一部分专家是由于工作太忙，而采用零碎的时间在审稿，逾期没有完成，还需要一些时日，由于正在审理中，所以没有回复任何信息。对于以上种种情况，电话落实是十分必要的，也是十分有效的，是E-mail及采编平台留言板等文字交流方式最佳的补充。

总之，在与外审专家和作者的沟通过程中，为了达到高效的同时又不至于显得冒失和不礼貌，要根据具体情况合理地选用各种不同的方式进行联系。

6　开启优质稿件绿色通道

我国科技期刊的使命之一，就是保证我国领先的科技成果能及时公开的发表，因此稿件的绿色通道并非什么新鲜事物，只是具体形式已演变的五花八门。

据笔者了解的情况来看，从建国初期我国科技期刊遍地开花，直到20世纪90年代，我国科技都在摸索与突破中发展，期间虽然也出现了一些世界闻名的重大结果，但是论文数量总体一直不多，用“少而精”比较贴切，所以那个时候只要意义重大，结果正确，发表一般都不是问题，只是要快速发表，一般需要主编亲自督促外审专家群集中加班加点的审稿，以保证我国重大科研结果能第一时间发表。只是特事特办，在时间上缩短，程序上并没有任何的不同，甚至会增加外审专家人数，并增加论证方式，以保证结果的正确性。

从20世纪90年代开始，我国论文数量开始明显提升，但“墙内开花墙外香”，绝大多数优质稿件都流向了海外。特别是步入互联网时代后，稿件的投稿审理都实现了网络化，稿件的审理周期都大大缩短，已经不用过多的担心投往海外就外审时间长的问题。取得重大进展，需要第一时间在我国期刊上抢先发表的情况也越来越少，取而代之的是需要尽快发表的“人情稿”，稿件质量一般，但却希望能第一时间发表的情形偶有发生。很多编辑部为了保证稿件质量，维护期刊声誉，严格执行稿件外审制度，稿件的绿色通道曾就此取消。

为了进一步提高我国科技期刊的国际影响力，对策之一便是恢复绿色通道，让优质稿件尽快发表。为此，笔者所在编辑部几年前重新启动了稿件的绿色通道。为了维护稿件评审的公平、公正原则，只是对于两审意见均为优先发表的稿件，经过编委们的限额推荐，主编审核后第一时间公开发表，不再经过编委会讨论。据初步统计，这些稿件均在高引评论文之列，确实应该优先发表。

优质稿件的快速发表，不仅提高了稿件的时效性，而且提高了期刊的影响力，值得大力推广。对于稿件的绿色通道，还要有很多的途径和方式，只要是合理有效的，都值得进一步探索和推广。