浅谈电子档案归档

孙 平

乳山市住房保障和房产管理局

浅谈电子档案归档

孙 平

乳山市住房保障和房产管理局

随着计算机网络的飞速发展，无纸化的现代办公模式日渐普及，电子文件给传统的档案理论带来很大冲击。电子档案和纸质档案在载体、利用方式、立卷归档方面都存在较大的差异，就电子档案的立卷归档和提供利用进行了分析，供档案管理人员参考。

电子档案；归档；问题；

对于档案馆来说，都面临着信息化革命对若干年传统工作模式的挑战，档案管理现代化已是迫在眉睫。电子档案的发展又面临着许多新问题，若电子档案信息化建设迅速、快捷、准确，它会为社会的发展提供灵活的时代信息，有利于国家，有利于人民。现就电子档案的接收问题，谈一点粗浅的认识。

一、存在的问题

1、缺乏统筹规划和协调

档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。因此，档案馆的信息现代化工作的大发展，必须引起上级主管部门和地方政府的高度重视，形成上下一致的工作责任感，使基层的档案信息化接收同步进行。只有这样，才能完成档案馆对社会服务的时代效益。如今，在电子档案管理工作接收中，有的部门对电子档案管理工作的发展没有一个整体的、系统的、长远的规划，工作随意性很大，致使此项工作的开展成效不大、进展缓慢、系统零散等问题。

2、应用软件的开发与实际应用存在差距

目前，我国开展办公自动化，软件的开发部门很多，与微机的配备使用产生了一些矛盾，不相适应，造成了计算机无法识别，并且软件利用范围有限，只能利用个别类型档案使用，所以此类软件只能利用文书档案，而对其它档案不能利用，因此带来了局限性，所以使电子档案的推广与利用带来困难。

3、缺乏良好的社会基层环境接收

长期以来，我们在档案信息资源接收上，投入的人力、物力、财力不足，因此在购买档案设备，录入档案数据等方面，达不到高标准、严要求，无法确保档案使用工作基层设施的生机。另外，由于人们对档案信息资源建设在认识上还存在一定局限性，没有形成与时代的发展相适应的观点，还属于一种原始的档案建设之中，因此，对电子的档案的形成带来了巨大的阻力。

4、电子档案的原始性界定困难

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电子档案的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子档案的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子档案在形式或传输过程中存在着被动的可能。处理后的电子档案是否与原来的一样，存在着认定上的困难。因此给电子档案的接收也带来了严肃认真工作程度。

二、解决的对策

1、领导重视是建立电子档案的首要条件

电子档案的形成是一项比较复杂的系统工程，涉及计算机、刻录机、扫描仪、网络技术，符合现代化管理的档案管理技术和人才。整个系统所有的机构安排、数据处理、实际应用都建立在现代化信息平台基础之上，都体现出了领导的现代化管理思想和水平。主要领导不重视，不亲自抓，人、才、物等基本工作就不能落实，电子档案的形成就无从谈起。

2、统一标准，规范建设，是实现电子档案管理系统建设的基本保证

必须建立必要的规章制度和行业标准，把电子档案管理系统建设纳入到法制化、规范化中来，才能避免电子档案管理系统建设中低水平的重复建设，才能确保在档案的开发利用中合理利用。各级档案部门及建立电子档案部门都要把这一工作列入议事日程，树立标准化。现代化意识，认真贯彻执行上级管理部门的统一标准，提高认识，才能使电子档案的管理工作步入正轨。

3、加强对档案工作者的培训，建立高素质的专业队伍

必须对电子档案管理工作者实行统一的、高标准的正规化培训，让他们认真掌握和熟悉电子档案的形成过程和具体要求，提高法制意识，增强电子档案形成过程中的责任感。同时，档案部门应当改善人才政策，广泛地吸纳人才，加强档案领域人才数量的自身积累；另外，要通过各种渠道加强现有人才的培育，通过多样化的教育途径，全面提高档案人员的业务素质。

4、要形成制度，建立考核

电子档案的归档时间紧，任务比较重，法律性比较严，如果没有严格的规章制度，很难以形成完整的电子档案归档要求，因此，要把这项工作列入各级业务工作的考核之中，从而形成从领导到具体人员都有责任感和主动性，档案主管部门也要随时进行指导，只有这样才能按时完整地完成电子档案的及时归档。

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［4］韩李敏；电子文件分阶段归档管理的探索与实践［A］；2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集［C］；2009年

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孙平（1973.5.6）；性别：女，籍贯：山东省威海市乳山人，学历：大专，毕业于中共山东省委党校；研究方向：电子档案管理。