提高档案利用率的研究与探讨

1.姜海峰 2.宋 强

1、山东省乳山市机关事务管理局政工科 2、山东省乳山市机关事务管理局

提高档案利用率的研究与探讨

1.姜海峰 2.宋 强

1、山东省乳山市机关事务管理局政工科 2、山东省乳山市机关事务管理局

档案是历史的积累，社会的财富，档案的根本价值在于给人们的现实工作以借鉴参考。然而，社会的档案意识和档案界的社会意识、人们的档案价值观念、档案工作自身的因素以及档案工作者的素质等因素，影响和制约了档案信息的利用，因此，必须有针对性地开展工作，消除制约因素，才能有效地提高档案的利用率。

一、影响档案利用率的因素分析

根据目前中国档案利用的状况进行分析，我们可以直观的看到档案利用过程中所存在的一系列问题，而产生这些问题的因素也是来自于各个方面，下面是影响档案利用率的几个主要因素

（一）社会大众对于档案的意识不强

由于档案在传统的社会认知中，是作为一种类似于保密文件的形式存在的，其服务的对象一般是国家政府机构，而部门让社会大众普遍运用。所以人们对档案利用的了解知之甚少，也没有形成一个相应的利用档案进行工作生活的意识，也就使得档案利用所扮演的角色无足轻重。即便是有部分人员懂得档案利用的优势，由于传统观念造成的影响，使得他们进去档案馆的次数少之又少并没有真正实现档案的利用。

（二）档案的开发利用方面不够完善

目前在我国档案利用的模式多以资料调用的形式展开，往往是当需要某个方面的档案才会进行调查寻找，而没有一个系统化的服务，没有在前期对档案进行一个全面的分类、筛选以及编写归纳。当然，也有一些部门对于档案进行了整理加工，但是没有将利用质量提高，仍然不能适应社会的需求，无法体现档案管理的实际价值，这也就造成了目前我国在档案利用方面的低效率和低质量。同时，目前全国各地的综合档案馆里存储的大部分都是机关文件之类的，缺乏一些专业性强的档案资源，比如科技档案、经济发展档案以及风土人情档案等。这就使得目前的档案资源并不能满足各行各业人士的需求，所以档案利用无法在市场经济领域中占据有利地位。

（三）档案管理人员没有专业质素

由于档案管理人员不具备专业素质，在管理档案的过程中，经常会出现档案遗漏、内容缺失的相关问题，使得档案资源就会有部分遗失，利用者在很多时候都不能得到完全的资源利用，这也就造成了利用率无法提高的局面。除了对待信息的管理问题，档案管理人员自身也没有积极的档案管理态度，没有深入的思考档案利用的现状和相应措施，不能及时地将传统的档案管理同当下形势进行有机的结合，不能为档案使用者提供便利，即便是有一些现代科技元素的加入，也只是部分的采用，而没有一个信息的完善和检索形式的改良，档案使用者不能及时的获取相应档案，造成不必要的困扰。

（四）档案信息自动更新系统落后

对于一个档案库而言，里面所存储的资料和信息是利用者所关心的，如果不能及时的对明天档案数据进行统计更新，就无法同社会发展、需求同步，这样一来就会使得档案管理的规范化程度降低。特别是现在信息化社会的建立，绝大多数市民都是通过网络的途径来获取相应的需求，档案信息更新系统没有跟数据资源进行整合，就无法及时有效的提供相关资料，随着发展的加快，被市场所淘汰是一个必然趋势。另外，信息资源具有一定的时效性，只有及时的能被利用的资源才会是有价值的，所以对于自动更新系统的不断优化也是档案信息发展的必要手段。

（五）查档手续太过繁琐

因为初期的档案提取程序是比较严格的，相应的证件证明都必须齐全之后才能调用档案，很多时候，查档需要先跟单位或者相关政府部门进行申请，通过了审核以后才能根据申请表信息来查看相关文件资源，对于一些密保性强的文件还需要更加准确的数据才能进行查档，给用户带了很大的不便。而目前一些互联网平台上的资源利用却是十分便捷的，通常只需要在进去系统的时候进行一个简单登记，就可以查找自己所需资源了。因此为了方便起见，许多的用户都不会选择过程繁琐的传统档案查询，而且寻找其他途径来获取相应信息。

二、提升档案利用率的措施

为了提升档案利用率，我们可以通过以下几个方面来进行改良：

（一）是解决档案认知意识的问题，可以通过加大宣传力度来实现。可以在社交平台上多推出档案利用的一系列概念，让社会大众更多的了解到档案利用的相关内容，增强档案利用的社会影响。

（二）是档案的开发工作必须有所建树，根据当下的档案利用现状，结合社会的需求进行相应的档案信息资源的合理开发，并且有针对性的设计更类档案信息模式，让不同的人群可以各取所需，为利用者提供全面系统性服务；

（三）是对于档案工作人员的建议，工作人员可以改变服务形式，以积极主动的服务态度来面对工作。主动的去挖掘客户的需求以及可能会有的要求，调整自己的工作状态以适应客户。

（四）是档案管理模式的改进，单位可以利用现代化设备来强化服务，可以把档案管理跟互联网技术进行结合，通过计算机软硬件的优势来提高检索和资源更新的效率。在查档认证方面也需要多加改良，使用多个渠道的服务形式来提供档案信息，最大程度的方便利用者的档案查阅。

（五）此外，可以建立一个系统的运营程序，为档案管理的规模化提供有力的保障。这一系列措施都可以全面的解决档案利用的问题，发挥档案利用的整体优势，提高档案利用率。

三、总结

无论时代发展的方向是如何改变的，社会对于数据的需求是永远不会消退的，而档案利用作为数据的形成载体也扮演着举足轻重的角色。只是目前的档案利用方面处于一个相对薄弱的环节，但是只要相关部门可以投入更大的力度来对其进行改进，相信在未来的发展过程中，档案利用率会大幅度的回升，体现其应有的社会地位。

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［5］徐瑜；网络环境下的档案信息资源开发利用［J］；兰台世界；2010年04期.

［6］蔡海飞；浅谈档案信息资源开发和利用存在的问题及对策［J］；科技情报开发与经济；2007年11期 .

姜海峰（1969.08--）；性别：男，籍贯：山东省乳山人，学历：本科，毕业于山东省委党校；研究方向：档案管理。