浅谈城建档案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建档案和地下管线信息管理中心

浅谈城建档案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建档案和地下管线信息管理中心

档案是一个城市的重要信息资源，因此，档案管理也就越来越受到政府管理层的高度重视和关注。重视和加强城建的档案管理，充分发挥城建的档案管理工作，对于促进城建档案健康事业的发展，以及城建档案长期、更高水平的发展等方面都有着相当的分量和不可比拟的意义。

城建；档案；管理

一、当前城建档案管理模式的现状分析

城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。

二、从改变管理思想上进行变革

(一)改变传统管理思想

传统城建档案管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。由于现代化社会是一个网络信息化社会，我们只有通过具有特色的馆藏来提升竞争力，强化收集力度，才能够扩大信息源。所以，我们要改变传统思想，要确立以利用、服务为中心的城建档案指导思想，重视研究提高城建档案为城市建设与发展服务的效益，要逐步改变传统思想，主动适应新形势不断开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，为城市建设整体发展提供借鉴和参考。

(二)从根本上真正改变管理方式

如今，档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。随着我国社会经济的快速发展，城市化的进程也在加速。而城建档案在城市建设中起着越来越重要的作用，已经成为城市建设与发展的重要资源。信息化是城建档案管理现代化的现实目标离开城建档案工作，建设工作跨行业协调的行政成本将显著增加，工作效能将显著下降，建设工作将打乱仗。特别是基层建设管理工作如建设工程质量和安全监督、区县建设管理等工作将无法落实，出了质量和安全问题将无据可查。

(三)强化城建档案宣传

城建档案管理工作从原来的无到今天的有，从以前的单一到现在的全面，从原本的简单到现代的复杂，大部分人都能够对城建档案管理工作有所了解。因此，我们要加强城建档案管理宣传力度，城建档案宣传工作是档案工作的重要组成部分。我们要在“立足档案、面向社会、增强社会档案意识，为发展城建档案事业服务”方针的指引下，以新思路、新观念、新方法来加大城建档案宣传工作。但是依然存在部分人员无法全面的认识与了解城建档案，这就需要我们在宣传、教育工作上加以强化，要让人们明白假如档案社会意识过于薄弱，就会导致建设管理工作与利益之间出现脱节的现象。因此，面对机遇与挑战，城建档案如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。

三、加强新形势下城建档案管理的改革与创新

(一)适应社会需求，开拓创新

首先，将城建档案馆的工作纳入到建设事业发展的具体规划中，明确具体的分管领导，制定出各类相关的政策措施，并且加以完善，并且做好城建档案管理机构的建立健全，赋予其管理与保管的职能。其次，开展业务工作创新。我国城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举，而以业务工作管理为重，已与建设行政程序融合在一起，创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度，通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性，保证了“高水平、可操作”的建设行政管理，。第三，城建档案管理实行统一领导、分级管理的原则，建立以城市建设档案馆（室）为中心，各有关单位档案馆（室）为基础的城建档案工作网络。凡形成城建档案的部门或单位，均须按规定移交城建档案及有关资料，维护城建档案的完整统一与安全，确保城建档案的准确、系统和有效利用。

(二)提升创新能力

首先，档案管理工作是带有研究性的服务工作，档案管理人员只有真正理解自身的责任，才能适应社会的需求，才能做到爱岗、敬业、奉献。创新是促进档案事业进步的必然要求，也是档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。其次，创新模式。新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境。

(三)提高档案人员管理素质

城建档案管理人员的素质提高是时代的呼唤，档案管理工作者在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案管理人员综合素质的高低直接会影响着档案业务工作的效率、质量和水平。城建档案管理人员的整体素质如何，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。因此，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。因此，需要档案部门的高度重视和统筹规划，更需要档案管理工作人员的高度自觉和勤奋钻研，不断加强自身理论知识和业务技能的学习，开拓进取，开创档案管理工作的新局面。

总之，我国城建档案工作源自建设事业发展，服务于建设事业发展，离不开建设事业管理体制。因此，我们要进一步加强城建档案工作法规制度建设稳定城建档案工作队伍，，健全城建档案工作机构，充实城建档案工作专业技术力量，才能不断提高城建档案工作现代化管理水平。

［1］周玉敏.档案管理人员应提高自身素质［J］.工会博览：下旬，2010，05.

［2］张志敏，高宏山，王淑珍.《再论数字城建档案馆及其建设》城建档案2013.5