计算机多媒体技术在档案管理中的应用

信阳职业技术学院 甘露 熊本真

计算机多媒体技术在档案管理中的应用

信阳职业技术学院 甘露 熊本真

信息技术的日新月异，推动着计算机多媒体技术在档案管理工作中的普及。将计算机多媒体技术引进到档案管理的日常应用中，不仅能提高管理档案的效率，还开辟了档案使用的新途径。本文主要介绍计算机多媒体在档案管理中的实际应用，并且分析了目前存在的实际问题，然后有针对性地提出了几点有效运用的建议，为计算机多媒体技术与档案管理工作的进一步结合提供一点借鉴。

多媒体技术；档案管理；现状；有效应用

1 计算机多媒体技术概述

计算机多媒体技术（ComputerMultimediaTechnology）是指使用计算机综合处理多种媒体信息，包括文本、图形、图像、音频和视频等，使多种信息建立逻辑连接，组成一个可以交互的系统网络。媒体是核心，计算机对表示媒体信息加工处理，使用表示输出设备将表示媒体信息还原为人们可以读懂的感官信息。将信息抽象表现的媒体称之为表示媒体，其种类和实例如表1所示。

表1 表示媒体

计算机多媒体技术有如下特点：

(1)功能多样性。多种媒体技术能够处理的信息包括文本、图形、图像、音频和视频等。

(2)信息集成性。能将不同的媒体信息有机地组合在一起,形成一个完整的整体并与这些媒体相关的设备集成。

(3)媒体交互性。用户通过对各种媒体加工、处理过程的介入，从而达到各种媒体信息的有效控制。

(4)实时性。多种媒体集成时，其中的音视频信息是与时间同步的，是实时记录的。在加工、存储和播放它们时，必须考虑时间特性，来对存取数据的速度、解压缩的速度以及最后播放速度进行实时处理。

（5）高品质性。以数字化方式对声音与图像信息进行加工处理，不仅精度高，而且质量效果好。

2 计算机多媒体技术在档案管理中的应用

2.1 信息革命时代档案工作的新特点

当今社会已经进入信息革命时代，信息技术高速发展，迅速改变了人们的生产和生活方式。在档案工作中，传统档案信息中的纸质文件，已经满足不了如今档案信息发展的需求。信息革命时代，档案信息工作出现了如下新特点：（1）种类繁多，数量巨大；（2）传播速度快，科技含量高。

2.2 计算机多媒体技术在档案管理中的应用

基于信息时代档案管理工作的特点，我们将多媒体技术使用到档案管理中去。

2.2.1 利用多媒体技术进行原始馆藏档案的数字化转换

由于馆藏档案数量庞大，种类繁多，如何进行数字化建设这个问题一直以来困扰着档案管理部门。要解决这个问题，最重要的就是各档案部门必须自己要掌握档案数字化的实现技术。各地各部门在遵照数字化技术规范的要求进行馆藏数字化转换，也就是在利用计算机多媒体技术手段来进行馆藏档案数字化。

2.2.2 利用多媒体技术解决电子档案的大容量存储问题

档案数字化有两个很重要的目的,第一个要解决的是传统档案的存储问题，第二个是要提供更大范围内的利用。传统档案的存储需要占用大量库房空间，而且也不便于查找利用，空间让人们绞尽脑汁的同时，档案数字化的存储方式引起了人们的重视。将光盘、硬盘等数字化存储设备作为载体，将电子文件、电子档案存储到数字化存储设备上，并且建立电子档案数字化存储数据库，有效地解决了档案资料存放空间不足，并大大提高了档案的利用率。与纸质档案载体相比，光盘、硬盘等数字化存储设备具有存储量大、易查找使用等特点。这些经过压缩的数字化档案更利于网上传输。

2.2.3 使用计算机多媒体技术开展数字化档案信息服务

过去，传统的档案信息服务一般只能用文字和图表来展示，现在则可把档案资料以图形图像、动画、音频、视频的形式进行建设，实现多元一体化服务，满足数字化环境下用户的信息需求，并能使观众有身临其境的感觉，生动有趣，效果良好。

2.2.4 修补和复原已经破损的档案原件

计算机多媒体技术不仅可以储存和管理档案，还可以修复和复原已经破损的档案原件。某些重要的历史文献因为时间太长已经破损，可以使用计算机多媒体技术进行存储、修复和复原。这个过程是通过计算机模拟原件通过图形（图像）的编辑来完成的。

2.2.5 建设计算机多媒体技术档案应用系统

通过对计算机多媒体技术的发掘，在档案电子化管理环境下，多媒体技术在档案管理应用中将形成以下系统：

（1）计算机多媒体档案浏览系统。此系统能够使用户在异地浏览档案，用户可以自主选择浏览方式，如文字、语音、视频等，系统的人机交互能力极强。

（2）计算机多媒体声像编辑制作系统。此系统可对需要归档的文件处理，形成文字、图像、声音档案，档案形成后还可进行修改、增删等编辑处理

（3）计算机多媒体展示和信息查询系统。此系统主要可以和用户直接交流，具备良好的人机交换互动功能以及美观的界面。系统演示的可以是静态的档案文本，也可以是动态的档案，拥有音视频信息。

（4）交互式远程计算机多媒体信息服务系统。此系统以电视为载体，在电视上装设数字信号控制器。接入互联网后，用户可以根据自己的喜好选择档案查阅。电子化管理下对用户进行档案文化介绍，并给用户提供档案信息引导。

（5）计算机多媒体教育与培训系统。此系统可大大提高档案的利用效果，对公民进行所需的教育培训。使档案教学家庭化，实现没有围墙的档案电子教学。

（6）档案电子光盘多媒体系统。电子光盘容量巨大，可以广泛应用于档案存储转移等。不仅可以存储文字和音视频等，还可以使存储信息与档案原件高度接近。

3 计算机多媒体技术在档案管理应用中存在的问题及应对措施

3.1 硬件设备匮乏、落后

目前我国的档案管理部门的设备数量极其有限，并且大部分老旧、技术落后。造成这种情况，一方面档案管理部门并不能直接创造大量经济效益，资金捉襟见肘，投入大量的先进硬件设备会占用大量资金；另一方面，在市场经济条件下，部分领导过于注重眼前利益，因而忽视了引进先进设备的必要性，仍然以传统思路来应对档案管理工作，因此导致对档案管理硬件方面的投入严重不足。

我们要根据自身的实际情况加大对档案管理工作中先进硬件和软件设备的投入，加大计算机多媒体技术在管理工作中的应用，加速对档案信息的网络化建设，提高电子档案的安全性，逐渐实现计算机多媒体技术的普及。

3.2 缺乏专业技术人才

计算机档案管理工作既需要相应的专业技术人员对档案知识和业务比较了解，也离不开对计算机多媒体相关专业技术的掌握。但是，就我国现阶段档案管理工作而言，相应的专业技术人才比较缺乏。部分工作人员的文化素质不高，缺乏相关的专业背景，而且又无法有效掌握计算机的相关知识，然而计算机专业的人员对档案管理工作则比较陌生，导致管理人员比较匮乏，制约了档案管理的发展。

首先要改变管理部门领导者的观念，让其充分认识到新型技术的重要性。领导者要加强对工作人员的培训，定期召开讲座，派遣骨干人员参加培训班，帮助全体工作人员不断提高自身素质，既要包括计算机素质，也要包括专业水平。同时，要采取多种措施引进最新技术人才，为档案管理部门注入新鲜血液。

3.3 计算机电子档案的安全性

档案管理中运用计算机多媒体技术，虽然为日常工作带来了便利，在一定程度上促进了管理工作的发展，但是电子档案的安全性却存在着威胁。档案管理在对信息进行整理时，大多数会通过互联网对其进行电子存档，形成电子档案。然而，在存档的过程中，就有可能会遭到病毒的攻击，其相关数据可能会消失或者被恶意改变相关信息，制约了档案管理工作。

这就需要我们的档案管理人员提高警惕，处处小心，防止病毒侵入，造成档案外泄。并对员工进行互联网安全教育，提高员工的安全意识，必须有一定的处理计算机安全问题的能力。

4 结束语

信息资源已经成为当前世界格局的战略资源，信息技术已经融入到生活中各个方面。计算机多媒体技术已逐步渗透到档案管理这一领域中，但还没有完全开发和利用，在实施过程中还会出现许多的问题和难题，我们应勇于面对技术的挑战，积极进行对策研究，变挑战为机遇，为发展档案管理作出贡献。相信在现代技术的支撑下，档案管理将迎来质的飞跃。

[1]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2014，（2）：32-34.

[2]谭斯文.试论多媒体技术在档案管理中的应用[J].科技与企业，2015，（2）：6.

2016-04-12）