OA系统公文流转的分析和设计

■苗 燕

OA系统公文流转的分析和设计

■苗 燕

办公自动化是单位信息化工作的重要步骤。本文首先引入了办公自动化系统的概念、功能框架，之后分析了办公自动化系统核心组件公文流程的概念和特点，从功能角度设计实现收发文系统。最后，本文总结了当前办公自动化系统和收发文流程的不足和未来发展趋势。

信息化 自动化 办公 公文流转

研究背景

在政府机关、企事业单位的发展过程中，单位内部公文流转、会议管理、日程管理、车辆调度等协同办公事务成为众多单位的顽疾，虽然消耗了大量的人力和物力，但是各项事务的发展往往事与愿违。

随着信息技术和计算机网络技术的发展，在单位的信息化建设中依托信息技术， 建立办公自动化系统（Office Automation System，以下简称OA系统），不仅可以统一接口，加速单位的公文流转和办理，扩大信息来源，提高办公质量和办事效率，而且对于会议、日程、车辆调度等众多协同办公效率有了极大的提升，可以充分挖掘企业员工的潜能、发挥现有计算机设备的效能、做好 “管理事物、搞好服务”的工作，改善对外形象。

OA系统介绍

OA系统的设计是针对单位内部的办公流程，为了实现单位内部协同办公自动化，实现无纸化办公，使办公业务实现数字化，使公文处理、文件文献管理、人事管理实现计算机化，使办公流程规范化、制度化，并能为领导决策提供有力的支持。特征如下：

＞创新行政管理

＞多级业务协同

＞阳光透明审批

＞快速响应联动协作

＞降低行政和信息化成本

＞提高办公效率

概括来说，OA系统可以分为以下功能模块：

多级组织一体化管理：对多级组织 （省、 市、县、乡） 实现统一组织和用户的一体化管理，构建跨单位、跨地域、跨层级的业务协作和信息共享模式，支持云模式的用户注册管理。

协同门户：灵活定义的多空间展示，不同的单位、部门及个人空间展现不同的信息和功能；多主题展示，对于不同的应用主题，如党务、考勤等展现不同的应用、报表等组件。

公文管理：规范的流转格式，灵动的审批流程，信息的安全传输。

协同工作 （审批事项）：审批制度规范化、流程图形可视化、意见震荡留痕。

还有会议目标、绩效管理、文档管理、移动互联、文化建设、报表和分析等模块。

从OA系统的使用过程来看，系统架构大致分为两种：C/S结构的客户端架构和B/S结构的Web技术架构。

（1）C/S结构

即客户端/服务器模式，客户端和服务器端的实现功能各有不同。客户端的程序是针对用户开发的用来完成具体业务的程序，服务器端主要提供数据处理、逻辑运行、数据共享、并发控制等管理工作机制。开发时分别对客户端和服务器两边进行程序设计，具有编码相对容易、操作简便的优点，但是客户端处理信息量大，负担较重，当有需求变更或者系统修改时难度较大。

（2）B/S结构

即浏览器/服务器模式，针对C/S结构的缺点而改进的模式。有两层架构的B/S和三层架构的B/S的模式，常用的为三层架构，由逻辑分离的表示层、功能层和数据层构成。表示层向客户提供数据展示以及提供应用接口，功能层实现数据库连接和业务处理等具体的逻辑应用，数据层负责数据库的管理。B/S架构是目前OA系统的主流架构。

公文流转的设计和实现

公文应用全面源于手工公文处理过程，结合柔性和刚性的流程机制和集团化组织模型，实现传统公文的数字化和无纸化，确保公文的安全、准确、 快速。

如图1所示，公文流转主要分为发文管理、公文交换和收文管理3个模块。

（一）发文管理

提出各部门经发文的业务需求。即有各部门发起发文流程，经部门内部流转且由部门主管领导签发后，做封发，做审核或审批后，做发文。具体方案流程如图2所示。

关键岗位权限及操作说明：

封发： 盖章，打印，回退。

文字审修：核稿修订、签审修意见，回退。

审核：核稿修订、签审核意见，文单签批，回退。

公文流转：多级会签，传阅，知会， 回退。

审签：核稿修订、签审签意见，文单签批。

审批：签审批意见，文单签批。套红：套红

（二）公文交换

在封发时选择交由单位公文收发员或者部门公文收发员进行公文交换。公文收发员交换会自动生成公文交换单，核实一下主送单位和抄送单位。如果公文封发范围需要改变，某些单位不能发送公文，或者送往单位长时间未签收，分发人可以选择公文撤销，撤销送往该单位的公文。如果签收公文时发现公文的发布范围有误，可以填写意见并做回退处理。

（三）收文管理

收文登记涉及两类登记：登记电子公文、登记纸质公文。登记发送后公文首先按照设定好的固定流程进行流转，首先由文书复核，完成公文文单、正文的检查，无误后进行批示，之后登记人根据批示意见进行公文流转，当领导在纸质文档上进行签批时需要公文流转人员将纸质签批扫描件作文附件上传至公文文单中，作为领导签批依据。具体收文方案流程图如图3。

关键岗位权限及操作说明：

登记： （收文发起权限）基本信息填写，挂接正文，插入附件。

复核：签字，回退。

批示：签批示意见，文单签批。

文书流转：多级会签，传阅，知会，回退。

OA系统发展中须改进的问题

随着计算机技术的提升，OA系统功能完备性和处理事务的效率较之前已经有了很大提升，但是目前还存在一些提升之处。

对OA内涵理解不够，重硬轻软。国内的单位在使用OA系统时，经过初期的建设后，往往认为OA系统的关键在于使用先进的计算机技术和高科技的设备，对于人的因素考虑较少。实际上硬件只是其中的一部分，能否通过OA系统改进现有的管理制度，改进员工处理日常事务的效率观念，规范化办事流程，能否对已有信息的再利用才是使用OA系统的价值所在。

工作流定义不够灵活。工作流是OA系统最核心的功能，也是对传统办公模式的一种重大改变。目前很多办公自动化软件的工作流模块在设计流程时步骤固化，在应对复杂事务时灵活性不够，使工作流程无法适应业务的发展变化。

个性化缺乏。传统的办公系统由于功能固定，操作和使用都较简单容易。但是随着其功能的不断增强，事务的不断复杂化，同一组织中不同部门可能对OA系统的要求不同，同一个事务可能根据实际和处理人的改变而发生变化，这就需要OA系统能够满足个性化的需求，能够通过个性化的设置多样化的实现流程的流转。

手写签批。对于目前的收发文审批而言，一般领导习惯于纯手写批示，但是当前的OA系统对于支持手写批示的留痕、位置都还有一定的限制和要求。在未来的发展中，在硬件设备的支持和软件系统的处理上，需要对此有所改善。

（作者单位：天津市信息中心）

责任编辑：刘桂素