新媒体技术与档案管理信息化建设研究

王　川

南阳医学高等专科学校

新媒体技术与档案管理信息化建设研究

王川

南阳医学高等专科学校

档案管理工作必须要跟上时代的发展步伐，将新媒体、大数据等信息技术应用到管理中，从而提升档案管理的水平，实现档案管理的数字化、信息化。利用电子录入、查找以及管理的方式来提高档案管理的效率，并以新媒体技术为基础，建立档案管理平台，通过建立网站、微信、微博以及官方APP，来激发档案管理的活力，这样档案的受众群体能够更高效、及时的获取需要的信息，使档案管理可以在新时代发挥出其更高效的作用。

新媒体技术；档案管理；信息化

新时期新媒体技术在档案管理工作中的应用极大推进了档案管理信息化建设的发展步伐，因此相关档案管理单位要想在当前社会背景下进一步提升管理水平，就应该加强对新媒体技术的重视，以新媒体技术的开发和应用推进档案管理信息化建设工作的开展，切实加快档案管理信息化建设步伐，促使我国当前管理工作质量得到进一步的提升。具体而言，档案管理部门一方面可以通过与多媒体技术的结合来提高档案管理的服务质量，提升资料的使用率；另一方面也可以通过微信、微博以及手机APP等平台的建立，来提升档案资料的高效性和便捷性。

一、新媒体技术在档案信息化管理中存在的问题

（一）数字化程度有待提升

在社会信息化的大环境下，各企事业单位都纷纷开展档案管理的数字化改革，而且建立了很多档案管理相关的网站以及线上档案馆等，使档案信息的传播和共享具有更好的平台，但是随着档案管理的发展，其中的问题也不断的突显出来。首先，档案管理部门的网站制作水平低，页面布局不合理，缺乏人性化规划，内容更新速度慢，而且不够丰富，信息检索出错率高，服务器运行状况差，无法为用户提供良好的档案查询和应用体验［1］。其次，档案信息化管理的系统有待完善，检索方式单一，人性化和自由化检索方式匮乏，从而使电子档案的使用率不高。再次，对电子档案的宣传力度不高，运用方式不合理，很多人不了解档案信息网站的应用程序，从而使网站的访问量不足。最后，档案管理机构的领导对档案数字化的重视度不足，认为信息传播的网络平台只是档案管理工作中的点缀，从而使得档案信息化管理人员对工作的责任感不强，档案信息化建设的重视度也不足。

（二）档案管理人员的思想落后，技术水平低

虽然近几年随着档案管理工作的地位有所提高，档案业从业人员的文化水平和操作技术显著提升，但是与其它行业相比人才队伍的建设仍然处于劣势。特别是在档案管理数字化建设下，很多档案管理人员对计算机技术以及新媒体技术的应用能力不足，使档案管理无法与时俱进。目前来看，档案管理中高技术、高素质人才的匮乏是其数字化管理中的难题。由于档案管理人员中年龄结构偏于老龄化，这些人在掌握新科技时会存在一定的难度，而且主观意识不强，从而对信息化管理产生畏惧情绪，导致档案管理信息化建设受到阻碍。

二、新媒体时代档案管理信息化建设的对策

基于当前新媒体技术在我国档案管理信息化建设中存在的应用问题，运用新媒体技术对档案管理信息化建设工作进行优化调整可以从以下几个方面入手，全面提升档案管理水平，为社会大众提供更为优质的服务，促使我国档案管理事业在当代社会获得更好的发展。

（一）提高档案管理水平

档案管理工作的优化需要有较高的认知水平、技术水平以及建设水平做依托。新媒体的背景下，档案管理的质量以及效率都影响着档案管理的品质。所以在信息化的时代背景下，档案管理不仅要注重技术水平的提升以及业务的建设还需要对档案的资料库进行丰富和充盈。毕竟技术和宣传只能够吸引人，而要真正留住人还需要丰富的档案内容以及便捷、准确的档案资料应用体验。所以只有不断的丰富档案的资料库。提升档案资料的价值，并完善检索管理系统，才能获得档案受众群体的信赖。同时将珍贵的文献资料利用新媒体技术进行分类管理，并对收藏的内容进行广泛的宣传，分次序的将这些资料展示给公众，这样既能够吸引受众群体也能更好的留住这些受众群体。

（二）借助新媒体技术，加大宣传力度

意识是后续工作的动力，所以在档案管理信息化建设中，也要先解决意识问题，然后在对技术问题进行改善，这样才不至于本末倒置［2］。首先从档案管理人员的自身着手，提高档案管理人员对工作的认识，转变传统的管理理念，改善档案信息的管理、获取和应用方式，从而使受众者对档案管理的观念有所改变。在新媒体时代，我们需要对这一传统的档案资料查阅方式进行突破，多了解、应用新媒体技术，运用手机网络等新媒体形式去宣传关于档案馆藏的资源信息以及具体的工作状态等，利用自媒体便捷和高效的传播力量，使更多的群众去了解、接触信息化的档案管理下的信息资源应用方式，提高档案信息在民众中的普及率和传播率。

（三）提高档案管理人员的业务素养

信息时代大环境下，档案管理工作与新媒体技术的融合是大势所趋，所以为了使档案管理工作更加科学化、高效化，档案管理人员必须要能够适应时代的发展，与时俱进，通过学习不断的提升自身的业务素养，从而使自身的知识和技能能够符合当代档案工作的需求。同时档案管理机构也要注重对人才的培养，定期组织档案管理人员进行学习和培训，并根据不同的岗位和新技术进行对口的专业培训，使档案管理人员的技术水平得到大幅度的提升。为了激发档案管理人员学习的动力，档案管理机构可以建立绩效考核激励机制，定期对管理人员的专业素质和技术水平进行考核，考核成绩与绩效奖金挂钩，促进管理人员能够积极的参与到学习中，从而提升档案管理信息化的整体水平。

综上所述，利用信息化档案管理技术能够使档案的收集、整理、存储以及应用等方面都有很大的优势。新媒体技术的发展使得档案信息管理工作面临新的挑战和机遇，所以我们也要从全新的角度去审视档案管理的现状和问题，通过开展全体档案管理人员的学习和培训来提升档案管理工作的服务水平，跟上新媒体时代的发展步伐，通过建立微博、微信以及手机APP等平台来满足人们随时随地查阅档案信息的需求，为民众提供更高效和便捷的信息获取体验。

［1］张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析［J］.新媒体研究，2015，1（18）：41-42.

［2］尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究［J］.兰台世界，2015（23）：114-115.

王川（1982-），女，汉族，河南省南阳市人，馆员，本科，硕士，研究方向：档案管理与服务。