浅析医院档案电子化管理和利用

孙绘婷

鄂尔多斯市第二人民医院

浅析医院档案电子化管理和利用

孙绘婷

鄂尔多斯市第二人民医院

随着近些年来我国经济文化事业的不断向前发展，医疗事业也得到了较之前来说更多的关注与重视。在医院中对于科研档案是十分重视的，档案在当前信息化快速发展的背景下，科研档案已经形成了新型的电子化管理。本文主要论述的是当前医院档案电子化管理的现状，并提出了与之相适应的利用措施，以期能为日后的医院档案管理做出一定贡献。

医院档案；电子化管理；电子化利用；措施

一、医院档案电子化管理的必要性

纵观当前医院在档案电子化方面的管理情况，不难发现的是主要呈现以下几个现状：

第一，当前对档案原件的保护措施较之前来说越来越多，主要是利用计算机的扫描功能，来实现对各种不同纸质的档案或图片进行数字化处理技术，这样能够更加有利于电子文件的保存和利用，还对档案的原件起到一个保护的作用，可以有效的避免档案原件在频繁使用的过程中产生些许破损，还能够有效的降低档案丢失后产生的信息短缺等消极情况。

第二，实现档案的电子化可以在很高程度上实现对档案管理工作的提高。计算机拥有强大的处理信息的功能，不单单能够实现对各种不同资料进行备份和整理，还能有效缩短对二次文献的加工，有效的提高对文献的管理效率和利用率。

第三，实现对档案资源的合理配置。通过档案的电子化管理，能够有效的实现对档案资料的共享，还可以实现医院内部各个部门之间人员对不同档案资料的查看，这样极大的提高了档案资料的查阅和适用范围，有效的为医院档案的使用价值提供了保证。

二、医院档案电子化管理的发展现状与不足

（一）基础设施建设欠缺

虽然说当前的医院已经逐渐实现了对档案电子化的管理，但是多数医院仍然处于对这种模式的初级阶段。主要表现为：在医院的基础设施建造方面还存在欠缺，有很多高技术含量的软件没有及时配置，这样就会影响医院办公系统的更新进度，会给医院电子化管理档案的进程产生阻碍影响。［1］另外，一些医院在于电子化管理档案所需要的配套设施上仍存在不健全的状况，这些会导致医院档案电子化管理的工作受到阻碍，也会极大限值医院电子化的管理。

（二）电子化管理不够规范

医院要想有效实现对档案的电子化管理，务必要重视相关的规定和制度，对档案管理体系进行管理和完善，有效提高医院档案电子化的利用率。根据医院档案电子化的管理实际情况，可以发现的问题即，一些标准和规范在实际应用中并不能满足对信息化的管理，更不能满足当前数字化的发展要求。

三、医院档案电子化管理的有效利用

在对我国当前医疗事业的发展实际情况进行分析后发现，在医院档案电子化管理方面需要从以下几个方面着手。

（一）树立现代化观念，不断创新

在当前信息技术不断向前发展的大背景下，档案电子化管理已经成为一种进步的必然结果，这样能够有效的完成医院的可持续发展，还能有效的实现对管理水平的多种需求。［2］因此，医院在档案信息化建设方面已经成为了主要内容，必须要树立起现代化的观念，加强对医院管理理念的创新，只有这样才能有效的实现对医院档案管理的优化，还能对医院内部档案管理结构进行重组，最终实现对电子化管理的创新。另外，根据医院运行的具体情况，加强对不同工作内容中涉及到的资料进行整合与处理，这样能够有效的保证医院档案资料的准确性。

（二）注重技术水平提升

要想将医院档案电子化管理的效用转化到最大，就需要在日常管理工作中注意对基础设施的完善，增加对医院管理工作的技术投入，还要加强相关工作人员技术能力的掌握。

第一，要加大对硬件的投入。为了能够加大对医院内部硬件的投入，就要选择质量高、性能佳的设备。使用与之相适合的配套设备，减少工作环境中的电磁干扰或辐射，只有这样才能有效实现对医院档案电子化的高效率。

第二，要加大对软件的投入。在医院内部使用适合当前阶段的办公软件，加强对通用性较强的管理软件的使用，只有这样才能有效实现对档案管理的自动化管理，才能有效提高医院的整体管理水平。

第三，要加强对医院内部网络运行的维护，在工作中使用适当的网络安全保护，这样能为医院档案的电子化管理提供良好的运行环境，最终达到对硬件和软件双方面运行过程中的维护与保障。

（三）加强对管理机制的完善

在对医院档案电子化管理的使用过程中，电子文件的归档是其中一项难度较大、要求较高的工作，在这个过程中务必要按照国家相关规定进行执行，确定能够在医院实际运行的背景下，将各种档案进行不同的分类，主要目的是为了能够让各个部门及时查阅到所需资料。这样一来不难发现的是，在档案电子化管理的过程中要注重对管理机制的完善，将管理的责任落实在相关负责人身上，在使用的过程中要制定相关的考核机制，主要目的是避免电子文件产生丢失等情况。当前看来，需要加强对医院档案管理队伍的培训与建设，要讲提高管理工作人员的个人技能与素养变成长效机制。［3］只要这样才能真正有效的实现医院档案电子化的管理工作，也只有这样才能在长远发展中不断实现医院整体效益的增长。

综上所述，在当前世界经济快速发展的大背景下，医院要想提高可持续发展技能和效果，就要在日常工作中加强档案的电子化管理。之所以要这样做，主要原因就在于这样可以提高医院的管理水平，还可以促进医院整体效益的提高。所以说，在整个电子化管理实践的过程中，务必要将现代管理理念应用到工作中，加强对档案管理的建设与完善，将当前现金的信息技术和设备进行有机结合，从而在最大程度上促进我国医疗事业的快、健康发展。

［1］曹剑峰，丁琳，苏晓英.医院科研档案电子化管理探讨［J］.医院管理论坛，2013（09）.

［2］朱少丹.谈医院档案电子化管理的存在问题及对策［J］.广东档案，2010（04）.

［3］伍文娟.医院档案电子化管理的思考［J］.兰台世界，2015（26）.

孙绘婷（1985-），女，汉族，内蒙古自治区鄂尔多斯市鄂托克前旗人，任职于鄂尔多斯市第二人民医院，助理馆员。研究方向：医学档案管理。