如何做好电子文件归档管理工作

2016-03-14托尔逊古丽

科教导刊·电子版 2016年3期

关键词：塔城地区载体档案管理

托尔逊古丽

摘要本文对塔城地区人力资源和社会保障局电子文件归档调研的基础上，探讨档案前电子文件贵档案管理工作中普遍存在的与需要解决的问题，并给出了相应的解决办法

关键词电子文件归档

中图分类号：G276 文献标识码：A

随着信息时代的到来，电子文件归档管理已成为档案部门必须解决的新课题。笔者以塔城地区人力资源和社会保障局工作为例，对此进行一些探讨。

为了适应塔城地区人力资资源和社会保障局信息化工作需要，规范电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性。确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，塔城地区人力资源和社会保障局从2015年3月6日-2015年9月13日对电子文件归档工作进行了调研。现将调研情况陈述如下，并对其中存在的问题提出解决的办法

1塔城地区人力资源和社会保障局电子文件归档的现状

地区人社局地区级以上有3个局属下级单位，每年都要形成干部任免、公务员招录、事业单位招聘、职称、工资、医疗保险，失业保险，养老保险，等文书档案9000件。全区流动人员档案8913件，全区企业职工档案4716件，全区大中专毕业生档案6306件，为了科学规范管理这些档案，专门成立了档案室，档案室的所有档案基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录，卷内目录，专题索引等检索工具，为了尽快适应现代社会对档案信息需求，我局先后开发《塔城地区党政机关电子公文交换系统》，《新源文书档案管理系统》等档案管理软件，是新疆省地区级单位中较早利用计算机管理信息的单位。经过多年的努力，我局应用计算机管理档案的技术水平有了显著地提高。现已录入计算机的档案案卷目录和文件级目录信息7万多条，我局的计算机档案管理工作现处在管理档案目录信息的阶段，文件的全文管理尚处在起步阶段，随着电子政务办公协同等网络办公的逐渐深入，各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量的电子文件产生。但这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件，多数未能妥善保存；有的虽有保存，但缺乏统一科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，造成人力、财力和信息资源的浪费，导致已产生的有保存价值的电子文件有流失的危险。

2电子文件管理存在的问题

（1）没有把电子文件收集齐全进行集中保管。有各种原因，许多部门还未能把纸质文件的电子版集中统一保存起来。加强现有电子文件的收集保存工作，一方面避免将来重复进行数字化工作，有利于档案的检索查询；另一方面积累电子文件和电子档案管理经验，为将来电子文件实行单轨制运行的管理创造条件

（2）数据库中的目录数据和电子文档不能够一一形成对比，已经归档的纸质档案应对的数据条目已经合并到档案室输数据库中，如果再将这些文件进行归档，容易出现重归、漏归、错归的现象。

（3）当前的档案管理软件对电子文件的管理存在一些问题，比如文档一体化管理特别是网络办公中形成的文件实现文档一体化管理尚有许多功能需要完善。

3需要解决的问题

3.1确定电子文件的归档范围

（1）各单位通过电子政务上办公发的电子文件；

（2）个办公业务科室在工作中办公协同中形成的电子文件；

（3）多媒体化电子文件。

3.2规范电子文件的管理

随着电子文件在档案工作中的比例逐年增多，管理电子文件成为档案管理工作中的一个新课题。现在每个人的计算机中存在大量的文件，这些文件是本单位嘎乡工作的真实记录，是本单位非常有价值的信息。由于缺乏对电子文件的规范科学管理，这些文件基本上处于顺其自然的状态，难以发挥其价值。

由于计算机的特点，操作失误、病毒感染、硬件的故障等因素都会使电子文件丢失或损毁。并且由于电子文件的数量巨大，即使没有真正的丢失，它也会淹没在各个计算机中，无法得到有效的利用。